Personalizowane kostki i personalizowany system

W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym, firmy z każdej branży poszukują innowacyjnych rozwiązań, które pozwolą im wyróżnić się na rynku. Przemysł gier RPG nie jest wyjątkiem. Gracze oczekują nie tylko wysokiej jakości rozgrywki, ale również produktów, które są dostosowane do ich indywidualnych preferencji. Firma QW, chcąc sprostać tym oczekiwaniom, inwestuje w nowoczesne technologie, które umożliwiają szybszą i bardziej efektywną produkcję akcesoriów do gier. Dzięki temu może zaoferować swoim Klientom większą różnorodność, krótszy czas oczekiwania na nowe produkty oraz możliwość personalizacji doświadczenia w grze.

Q-WORKSHOP to renomowana firma specjalizująca się w produkcji oraz dystrybucji personalizowanych kości do gier oraz akcesoriów do gier RPG. Od ponad dwóch dekad z sukcesem dostarcza Klientom zarówno małe partie, jak i masowe ilości unikatowych kostek. Produkty najczęściej wykorzystywane są w grach fabularnych (RPG). Zdobywają uznanie także jako oryginalne gadżety marketingowe.

Oferta obejmuje nie tylko personalizowane kości do gier, ale także szeroką gamę produktów, które znajdują zastosowanie jako prezenty dla gości weselnych, gadżety promocyjne czy wyjątkowe podarunki dla bliskich. Wieloletnie doświadczenie w branży, pozwala na elastyczne dostosowywanie oferty do indywidualnych potrzeb każdego Klienta.

Firma prowadzi sprzedaż w Europie oraz w USA. Część sprzedaży jest realizowana przez dystrybutorów. Obsługa odbiorców detalicznych odbywa się za pośrednictwem sklepów internetowych na Polskę, Europę i USA oraz przez market place’y.

Wyzwania – sytuacja wyjściowa

Wyzwaniem był przede wszystkim brak ujednoliconego systemu, który ułatwiłby produkcję i wysyłkę, w tym za granicę, gdzie firma również prężnie działa. Zamówienia ze sklepów internetowych oraz różnych marketplace’ów spływały do platformy BaseLinker. Produkcja oraz obsługa całej sprzedaży, także detalicznej do USA, były realizowane w polskiej siedzibie, co wymagało rozdzielenia magazynu wyrobów gotowych od magazynu komponentów, zdecydowanie wydłużając cały proces. Księgowość prowadzona była przez zewnętrzne biuro rachunkowe, które używa Comarch ERP Optima, co generowało niepotrzebne, dodatkowe koszty.

Używane oprogramowanie nie posiadało rozwiązań ułatwiających wystawianie dokumentów sprzedaży detalicznej z odpowiednimi stawkami VAT tak, by sprawnie obsłużyć procedurę VAT OSS dla sprzedaży w UE i zerową stawkę VAT dla sprzedaży poza UE. W efekcie, powstawało sporo pracy, którą pracownicy musieli realizować manualnie, podobnie jak przyporządkowywanie płatności do dokumentu sprzedaży oraz ich rozliczanie w systemie. Czynności te trwały zbyt długo i zdarzało się, że zarząd nie miał bieżących informacji na temat rozliczeń z operatorami płatności i kurierami.

Sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji w magazynie surowców było dużym wyzwaniem ze względu na brak narzędzi, które byłyby alternatywą dla tradycyjnych, papierowych arkuszy spisowych. Dodatkowo receptura produktów nie była łatwo dostępna i funkcjonowała w głowach doświadczonych pracowników. W konsekwencji zdarzało się, że podczas ich nieobecności w pracy brakowało ważnych informacji, by bezpiecznie realizować zlecenia Klientów i zamawiać niezbędne surowce. 

Utrudnieniem był także sposób rejestracji i weryfikacja rzeczywistego czasu pracy pracowników. Wymagała ona prowadzenia papierowej ewidencji, którą trzeba przepisać do systemu kadrowo-płacowego.

Przebieg wdrożenia i korzyści

Atutami systemu Comarch ERP Optima w Chmurze Enterprise, które zdecydowały o jego wyborze są m.in.:

• integracja wielu obszarów działalności w jednym systemie,
• obsługa procesu obsługi Klienta od zamówień przez produkcję do dostawy towarów,
• raportowanie dostępne w systemie – Analizy BI,
• indywidualne skonfigurowanie widoków na listach dokumentów oraz na wydrukach,
• integracja z systemem, na którym pracuje biuro rachunkowe.

Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma Graphcom. Korzyści z wdrożenia podkreśla także Magdalena Roehr, Prezes Zarządu QW sp. z o.o.:

– System Comarch ERP Optima to solidne narzędzie spełniające potrzeby małych firm działających w branży e-commerce produkujących własne wyroby. Rozbudowana funkcjonalność pomaga usprawniać procesy 

Wdrożenie integracji BaseLinker – Optima:

Chcąc usprawnić swoją sprzedaż online, firma zdecydowała się połączyć siły BaseLinkera (jednej z najpopularniejszych platform integrujących sklepy internetowe) z Comarch ERP Optima. Dzięki tej integracji procesy związane z zarządzaniem produktami, stanami magazynowymi i wystawianiem faktur zostały znacząco zautomatyzowane. Teraz, niezależnie od tego, gdzie firma sprzedaje produkty, wszystkie dane są synchronizowane w czasie rzeczywistym, a system sam dba o prawidłowe naliczanie VAT.

Raportowanie i analizy

W ramach wdrożenia został również wprowadzony moduł Analizy BI, który szybko stał się dla pracowników przydatnym narzędziem do tworzenia analiz, ułatwiających podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Szczególnie przydatne okazały się raporty, pozwalające analizować sprzedaż na konkretnych grupach towarowych i rynkach.

Comarch TNA – system do ewidencji czasu pracy

Istotnym elementem wdrożenia było wprowadzenie systemu do rejestrowania i obsługi rzeczywistego  czasu pracy. Aplikacja Comarch TNA pozwoliła rejestrować wejścia i wyjścia pracowników, a dane są przesyłane do modułu Comarch ERP Optima HR. Wdrożenie pozwoliło zaoszczędzić czas związany z rozliczaniem czasu pracy pracowników i naliczaniem wynagrodzeń.

Comarch Mobile Inwentaryzacja

Bezpłatna aplikacja Comarch Mobile Inwentaryzacja, dostępna na systemy Android, została wykorzystana przez QW do usprawnienia realizacji spisów inwentaryzacyjnych bez konieczności kupowania drogich kolektorów danych. Aby rozliczyć inwentaryzację, jej arkusz można zaimportować do Comarch ERP Optima, przez co udało się zminimalizować błędy oraz zoptymalizować czas poświęcany na tę czynność.

Mniejszy nakład pracy na współpracę z biurem rachunkowym dzięki Chmurze Comarch

QW zdecydowało się umieścić swoje rozwiązanie w Chmurze Comarch i dzięki temu możliwe było łatwe zapewnienie dostępu dla biura rachunkowego, które od tej pory realizuje obsługę księgową zdalnie. Dzięki temu znacznie spadł nakład pracy po obu stronach. W ramach dostępu do systemu ERP w Chmurze Enterprise, QW otrzymało również skalowalne i bezpieczne środowisko hostingowe z możliwością zainstalowania na nim integracji z BaseLinker i PayLinker. 

Wdrożenie oprogramowania przyniosło wiele korzyści:

• Dzięki automatyzacji przenoszenia zamówień z BaseLinker do Comarch ERP Optima, nakład pracy na obsługę zamówień spadł o 10%.
• Dzięki usprawnieniom w zakresie rozliczeń z operatorami płatności, nakład pracy na obsługę procesu rozliczeń spadł o 10%.
• Czasu przygotowania niezbędnych raportów skrócił się o co najmniej 10%.

Comarch ERP Optima to inwestycja w przyszłość firmy QW. Dzięki temu systemowi, firma może dynamicznie rozwijać swoją działalność, wprowadzać nowe produkty i zwiększać swoją obecność na rynku. System stanowi solidne fundamenty dla dalszego wzrostu firmy, a tym samym coraz większych zysków.