Praca zdalna w systemach Comarch ERP

Pandemia COVID-19 wywołała gwałtowne i bezprecedensowe zmiany na rynku pracy, zmuszając dużą liczbę pracowników do przejścia na model pracy zdalnej i hybrydowej. Praca zdalna, wcześniej uważana za marginalne zjawisko, stała się powszechną formą organizacji pracy w wielu sektorach gospodarki.

Nowa rzeczywistość

W artykule „Rynek pracy zdalnej w Polsce w latach 2020–2022”, opublikowanym w czasopiśmie „Rynek Pracy” w numerze 3/2023, Małgorzata Król, profesor Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz uznany ekspert w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi i elastycznych form zatrudnienia, szczegółowo analizuje rozwój tego zjawiska w Polsce na przestrzeni ostatnich lat.

Na początku pandemii, praca zdalna w Polsce była zjawiskiem marginalnym, zaledwie 0,18% pracowników zdalnie w 2019 roku. Jednak już w pierwszym kwartale 2020 roku, liczba ta skoczyła do 11%, co odpowiadało około 1,815 mln osób. Po zniesieniu restrykcji sanitarnych, udział pracujących zdalnie zaczął systematycznie spadać. Analiza danych zebranych przez Główny Urząd Statystyczny (GUS) wskazuje na znaczące różnice między sektorami. Początkowo, sektor publiczny miał wyższy udział pracujących zdalnie (17,9%, około 2,9 mln osób), jednak z czasem ta różnica się zmniejszyła. 

Również wielkość firmy miała wpływ na poziom pracy zdalnej. Większe podmioty miały wyższy udział pracujących zdalnie. W pierwszym kwartale 2021 roku, firmy zatrudniające powyżej 49 osób miały 16,6% (około 2,7 mln osób) pracujących zdalnie, podczas gdy firmy zatrudniające do 9 osób miały tylko 8,7% (około 1,4 mln osób). Największy udział pracujących zdalnie odnotowano w branży IT i komunikacji (34,6%, około 5,7 mln osób), następnie w "Działalności profesjonalnej, naukowej i technicznej" (18,3%, około 3 mln osób) oraz w "Działalności finansowej i ubezpieczeniowej" (15,5%, około 2,5 mln osób).

Rozwiązania Comarch ERP

Większość z nas zetknęła się z pracą zdalną, jeśli nie przed pandemią, to w jej trakcie, i o ile pandemię można uznać za zakończoną, tak praca zdalna została z nami na dłużej – częściej w wariancie hybrydowym, niż stałym. Niesie to za sobą potrzebę pracodawcy (jak i pracownika) do kontrolowania limitów wykorzystania pracy zdalnej.

Systemy Comarch ERP wspierają użytkowników w zarządzaniu pracą zdalną – poprzez system Comarch ERP HR, Comarch HRM, a także z wykorzystaniem Comarch TNA.

Comarch ERP HR

W Comarch ERP HR (np. Comarch ERP Optima), poza wydrukiem wniosku o okazjonalną pracę zdalną, dostępne są stosowne strefy czasu pracy jak czas pracy wykonywanej zdalnie oraz czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie, gdzie w przypadku tej drugiej system kontroluje limit 24 dni, który narzucił ustawodawca.

Składniki ponoszenia kosztów

W standardzie systemu dostępne są dwa składniki, które można wykorzystać w związku z koniecznością zwracania kosztów ponoszonych przez pracownika na HO (wynikających m.in. ze zużycia energii elektrycznej pracując z domu), przy czym tutaj warto zwrócić uwagę, że zwrot kosztów dotyczy pracy zdalnej stałej i hybrydowej – praca zdalna okazjonalna nie jest nim objęta. Składniki te w systemie są edytowalne, dzięki czemu każda firma może dopasować je do swoich potrzeb.

Comarch HRM

Narzędziem, które jest kluczowe w usprawnieniu zarządzania pracą zdalną jest aplikacja Comarch HRM. Z jej poziomu możemy (w zależności od uprawnień) zaplanować pracę zdalną nawet przy użyciu telefonu – czyli praktycznie w każdej chwili.

Zatwierdzanie pracy zdalnej

Po zaplanowaniu, nasz wniosek trafia do przełożonego – przełożony może zatwierdzić go jednym kliknięciem z poziomu swojego ekranu startowego, najeżdżając na powiadomienie i wybierając opcję Zatwierdź.

Wnioskami dotyczącymi pracy zdalnej można również zarządzać z poziomu menu Plan pracy/Praca zdalna – planować, zatwierdzać, odrzucać.

Zatwierdzona praca zdalna trafia również do bazy danych Comarch ERP, co oznacza, że pracownik działu płacowo-kadrowego czy też biura rachunkowego nie musi już przepisywać do systemu papierowych wniosków.

Konfiguracja schematu

Oczywiście nasze uprawnienia w zakresie limitów pracy zdalnej wynikają z konfiguracji schematu uprawnień, jak i samej aplikacji – z poziomu menu Administracja/Schematy, w każdym konkretnym schemacie można ustawić inny limit pracy zdalnej, ustawiając odpowiednią liczbę dni.

W sekcji Administracja/Konfiguracja, na zakładce Pozostałe znajdują się dwa istotne parametry związane z zarządzaniem home office – jeden z nich dotyczy akceptacji regulaminu pracy zdalnej (decydując się na tę opcję należy wskazać odpowiedni plik z dokumentów dodanych do Intranetu), a drugi – możliwości wliczania pracy zdalnej okazjonalnej do ogólnego miesięcznego limitu pracy zdalnej. Treść zgody można edytować według potrzeb.

Comarch TNA

Funkcjonalność zgłaszania pracy zdalnej w Comarch TNA, która pozwala na łatwą i szybką rejestrację czasu pracy, dostępna jest z poziomu aplikacji webowej Comarch TNA oraz aplikacji mobilnych dla każdego pracownika, który ma dostęp do logowania w aplikacji. Umożliwia ona ręczne zgłaszanie obecności typu praca zdalna w bieżącym dniu lub dla czasu wstecz. 

Ograniczenia dostępu do funkcjonalności

Właściciel usługi ma możliwość określenia warunków zgłaszania pracy zdalnej w ustawieniach zaawansowanych usługi. Aby tego dokonać może przejść do zakładki Ustawienia -> Zaawansowane, gdzie znajduje się panel konfiguracyjny usługi (ustawienia zaawansowane są dostępne tylko dla właściciela usługi).

Proces zgłaszania pracy zdalnej w aplikacji webowej

W celu zgłoszenia dowolnej aktywności w aplikacji webowej Comarch TNA należy w zakładce Czas pracy użyć przycisku Zgłoś.

Po jego naciśnięciu pojawi się panel z listą możliwych do zgłoszenia aktywności, z którego w celu zgłoszenia pracy zdalnej należy wybrać Praca zdalna.

Po wybraniu odpowiedniego rodzaju aktywności użytkownik będzie miał możliwość określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej.

Jeśli według ustawień usługi zgłoszenie aktywności nie wymaga podania godziny aktywność zostanie zarejestrowana z bieżącym czasem. 

Użytkownik ma możliwość dodania komentarza do zgłoszonej aktywności. W ustawieniach zaawansowanych, może zostać również określone, że zgłoszenie aktywności Praca zdalna nie będzie możliwe bez podania komentarza. 

Zgłoszona aktywność Praca zdalna trafia na listę Inne zgłoszenia jako zgłoszenie zaakceptowane. Jeśli w ustawieniach zaawansowanych usługi zostało ustawione, że zgłoszenie pracy zdalnej wymaga akceptacji Kierownika, wówczas takie zgłoszenie będzie znajdowało się w zakładce Do akceptacji, a kierownik zostanie o takim zgłoszeniu poinformowany wiadomością e-mail oraz będzie miał możliwość akceptacji lub odrzucenia takiego zgłoszenia. 

Proces zgłaszania pracy zdalnej w aplikacji mobilnej 

W celu zgłoszenia pracy zdalnej w aplikacji mobilnej w zakładce Czas pracy oznaczonej ikoną zegara, należy nacisnąć przycisk dodaj oznaczony „+” .

Z listy możliwych do zgłoszenia aktywności należy wybrać Praca zdalna.

Następnie użytkownik zostanie przeniesiony do panelu, w którym może dodać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej. 

Dla pracy zdalnej zgłaszanej w aplikacji mobilnej obowiązują te same reguły, które są ustalone 
w ustawieniach zaawansowanych usługi. 

Zgłaszanie pracy zdalnej pracowników przez kierownika

Podobnie jak wszystkie inne aktywności, praca zdalna może być zgłoszona w imieniu pracownika przez jego przełożonego z poziomu raportów. Po wybraniu w zakładce Zarządzanie kadrą -> Raporty pracowników odpowiedniego dnia i pracownika, z menu kontekstowego przy wybranym pracowniku kierownik ma możliwość wyboru opcji Zgłoś aktywność, wówczas analogicznie jak dla zgłaszanych dla samego siebie obecności pojawi się lista możliwych do zgłoszenia aktywności z dopiskiem Zgłoś dla pracownika.

Podsumowanie

Należy podkreślić, że praca zdalna nie jest jedynie chwilowym trendem, lecz stałym elementem nowoczesnego rynku pracy. Warto inwestować w narzędzia, które usprawniają zarządzanie i organizację pracy zdalnej. Firmy, które skutecznie przystosowują się do tego modelu pracy, mogą zyskać znaczną przewagę konkurencyjną. Kluczowe jest jednak zapewnienie pracownikom odpowiedniego wsparcia oraz szkoleń tak, aby mogli oni w pełni wykorzystać możliwości, jakie niesie praca z domu. 

Narzędzia Comarch znacząco wspomagają działy HR w zarządzaniu pracownikami pracującymi zdalnie. Wykorzystanie systemów takich jak TNA, HRM czy Optima, stanowi nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie firmą i zasobami ludzkimi w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy. Pozwalają one na skuteczne monitorowanie czasu pracy, optymalizację procesów kadrowych oraz zarządzanie finansami i operacjami biznesowymi z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki zaawansowanym funkcjom, elastyczności i łatwości integracji, systemy Comarch wspierają przedsiębiorstwa w adaptacji do nowych modeli pracy, zwiększając efektywność i zadowolenie pracowników. Implementacja tych rozwiązań technologicznych nie tylko umożliwia sprawne przejście na model pracy zdalnej, ale także otwiera drogę do innowacji i rozwoju w nowej, cyfrowej rzeczywistości