Przepływ kluczowy nie tylko dla wody. Wdrożenie Comarch DMS w Rodowitej

Jest takie miejsce w Polsce, gdzie natura strzeże swoich pierwotnych sekretów. Takie jest Roztocze – kraina geograficzna łącząca Wyżynę Lubelską z Podolem. Słynie z pięknych krajobrazów, zróżnicowanej przyrody, falistych wzgórz i czystych rzek. To jeden z najmniej uprzemysłowionych obszarów w kraju. Okazało się jednak, że najbogatsze zasoby leżą głęboko pod ziemią…

Gdy w Grabniku koło Krasnobrodu odkryto złoża naturalnej wody mineralnej stało się to impulsem do powstania marki Rodowita z Roztocza. Nigdy wcześniej nie eksploatowany przez człowieka, 10-hektarowy, częściowo zalesiony obszar usytuowany w otulinie Roztoczańskiego Parku Narodowego stał się miejscem w którym twórcy marki postanowili rozpocząć wydobycie „pierwotnie dzikiej wody”.

Rodowita z Roztocza to firma, założona w 2002 roku. Jednak dopiero po upływie kilkunastu lat, w sierpniu 2019 roku z rozlewni w Grabniku wyjechała pierwsza ciężarówka z wodą mineralną, którą można kupić obecnie w ponad 20 tys. sklepów na terenie całego kraju.

Międzykontynentalne wyzwania

Fabryka wyposażona w nowoczesną linę produkcyjną potrzebowała oprogramowania informatycznego, które będzie scalać wszystkie procesy i pozwalać na efektywną pracę. Firma zdecydowała się wdrożyć system Comarch ERP XL, w czym pomógł partner Comarch – Prospeo.

Po przeanalizowaniu potrzeb uznano, że Rodowita potrzebuje takich obszarów jak:

• Produkcja
• Sprzedaż
• Księgowość
• Business Intelligence
• DMS (zarządzanie dokumentami i procesami)

Dużym wyzwaniem dla zespołu wdrożeniowego była kwestia polsko-amerykańskich kontaktów w firmie. Należało przetłumaczyć oferty, umowy, 80-stronicową analizę przedwdrożeniową, elementy dokumentów i listy interfejsu, a także przeprowadzić szkolenia z modułów Comarch DMS i Comarch BI oraz pracować na interfejsie anglojęzycznym.

Ład z Comarch DMS

W przypadku każdego przedsiębiorstwa do sprawnego podejmowania decyzji potrzebny jest system zawierający moduł zarządzania obiegiem dokumentów i przepływem informacji.

W Rodowitej przeszkadzało w tym rozproszenie pracowników (siedziba w Krasnobrodzie, prezes zarządu w USA, dział handlowy w Warszawie, biuro rachunkowe w Łodzi i do tego mobilni przedstawiciele handlowi). Przed wdrożeniem produktów od Comarch istniał także problem z zagubionymi dokumentami, co powodowało, że do biura rachunkowego docierały one ze znacznym opóźnieniem.  Przeniesienie codziennej pracy do Comarch DMS pozwoliło na uporządkowanie wielu procesów w firmie.

Główną rolą, jaką ma spełniać Comarch DMS jest akceptacja zapotrzebowań na materiały i koszty oraz akceptacja faktur zakupowych. Wprowadzono także proces zamawiania próbek dla przedstawicieli handlowych oraz akceptacji umów handlowych.

Dla Rodowitej przygotowany został również obieg zamawiania próbek dla przedstawicieli handlowych oraz ewidencji umów z klientami. Comarch DMS znalazł tu również zastosowanie przy wielopoziomowej akceptacji dokumentów uwarunkowanej różnymi kryteriami.

Firmie zależało na możliwości raportowania i analizowania szerokiego zakresu danych, aby mieć szczegółowy wgląd w bieżącą sytuację. Jednym z głównych źródeł danych dla analiz BI jest opis analityczny uzupełniany w Comarch DMS. Dokumenty w systemie są opisywane szeregiem kategorii, począwszy od standardowych wymiarów takich jak centrum kosztów czy kategoria finansowa kończąc na specyficznych elementach dopasowanych do potrzeb firmy. Aby ograniczyć liczbę błędów i uprościć pracę użytkowników lista dostępnych wartości dla poszczególnych osób została ograniczona do niezbędnego minimum poprzez aplikację Comarch Dimensions. Dzięki temu udało się w firmie zdigitalizować i uprościć obszar związany z opisywaniem dokumentów oraz uzyskać cenne dane na potrzeby analiz.

W związku z tym, że pracownicy firmy używają języka polskiego lub angielskiego wprowadzono dwujęzyczny interfejs, w zależności od odbiorcy. Ponadto dodano mailowe powiadomienia o przydzielonym zadaniu (dana osoba nie musi mieć włączonej aplikacji) wraz z wykorzystaniem funkcji określającej czas na realizację zadania dzięki czemu pracownicy dokładnie wiedzą kiedy zająć się daną sprawą, a same procesy są realizowane szybciej. Ze względu na ścisłą współpracę z biurem rachunkowym także jego pracownikom (osobom spoza organizacji firmy) nadano dostęp do systemu.

Korzyści jakie odniosła Rodowita z wdrożenia Comarch DMS są niezaprzeczalne:

• sformalizowany proces zamawiania i akceptacji kosztów,
• zapewniona komunikacja międzykontynentalna,
• szybki wgląd do skanu każdego dokumentu z dowolnego miejsca,
• wysoka jakość danych analitycznych i księgowych.

Ze sprawnie działającym oprogramowaniem informatycznym firma może skupić się na wydobywaniu wody i dystrybucji swoich produktów bez obaw o bieżące procesy.

Wypróbuj Comarch DMS