Sprawne zarządzanie magazynem i obiegiem dokumentów w Ice-Full

Firmy z rynku alkoholi muszą nieustannie ewoluować, zarówno jeśli chodzi o własny rozwój, sprostanie potrzebom klientów, jak i wymaganiom prawnym. Odpowiednie narzędzia technologiczne pozwalają zarządzać przedsiębiorstwem tak, aby przystosować się do aktualnych trendów. Świetnym tego przykładem jest Ice-Full – dystrybutor alkoholi, który dzięki wsparciu systemu Comarch ERP XL, może szybko reagować na zmienną sytuację rynkową.

Rekin rynku 

Firma Ice-Full to spółka z polskim kapitałem, obecna na rynku od 1989 r. Jest wiodącym dystrybutorem i importerem produktów alkoholowych oraz bezalkoholowych. Wyroby dystrybuowane przez Ice-Full pochodzą z całego świata, m.in. Chile, Argentyny, Australii czy Włoch. Aby jeszcze lepiej sprostać potrzebom klientów, w 2015 r. spółka utworzyła dział Premium ze starannie wyselekcjonowanymi alkoholami do sklepów specjalistycznych.

Ice-Full w liczbach:

• 10 centrów dystrybucyjnych,
• 10 tys. m² łącznej powierzchni magazynowej,
• 300 pracowników,
• 4,5 tys. klientów miesięcznie,
• 1,2 tys. produktów,
• 200 pojazdów we flocie firmowej.

Wyzwania wdrożeniowe

Każda rozwijająca się firma dochodzi w pewnym momencie do punktu, gdzie bez wdrożenia odpowiedniego rozwiązania, dalszy wzrost jest ograniczony. Tak też było w przypadku Ice-Full.

Po pierwsze, wszystkie dokumenty przechowywano w wersji papierowej – pisma nie miały jednolitej i jasnej ścieżki obiegu dokumentów w strukturach oddziałów, a zatem obieg informacji w firmie był bardzo powolny. Przy dostarczeniu dokumentów z jednego oddziału do innego często okazywało się, że niektóre z nich były zagubione albo dowiezione w niewłaściwej kolejności.

Oprócz tego firma borykała się także z:

• brakiem procesu zapotrzebowania przed powstaniem kosztu,
• brakiem mobilności w świecie, gdzie smartfony są powszechne,
• nadmierną absorpcją zasobów personalnych,
• kosztownym procesem utrzymania standardu dostawy tego samego dnia,
• licznymi błędami personelu pracującego w biurach i magazynach.

Ice-Full i Comarch – koktajl idealny

Firma Ice-Full korzysta z Comarch ERP XL już od 20 lat, wykorzystując nowe moduły towarzyszące głównemu oprogramowaniu oraz bieżące aktualizacje, ze względu na ugruntowaną pozycję rynkową polskiego producenta. Comarch dostarcza nowoczesne technologie w zarządzaniu magazynem, a automatyzacja pracy z wykorzystaniem AI dodatkowo optymalizuje pracę w Ice-Full. Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma Iteger.

Aby sprawdzić, czy rozwiązanie Comarch rzeczywiście sprosta najtrudniejszym wyzwaniom spółki Ice-Full, do pierwszego uruchomienia systemu Comarch WMS wybrano najtrudniejszy logistycznie magazyn. Testy i szkolenia przeprowadzono na lustrzanej kopii firmy. Takie podejście zagwarantowało mocny start i udane pozostałe części projektu.

Od 2016 r. Ice-Full dysponowało systemem EOD/DMS własnego autorstwa, jednak dostosowanie go do zmieniających się potrzeb firmy szybko okazało się nieopłacalne. Wkrótce dokonano więc migracji do Comarch DMS, Comarch WMS Magazynier oraz Comarch WMS Zarządzanie. Wszystko to w obrębie jednego nadrzędnego systemu Comarch ERP XL.

- Zanim wdrożyliśmy kompleksowe rozwiązanie ERP, jako zespół szukaliśmy różnych rozwiązań, licząc na duże efekty, jednak po latach możemy stwierdzić, że najlepszym rozwiązaniem, najlepszym wyborem jest skorzystanie z ERP-a i aplikacji powiązanych od jednego dostawcy - opowiada Przemysław Wysokiński, dyrektor działu IT w Ice-Full.

Kropla drąży skałę – przebieg projektu z aplikacją Comarch WMS

Ice-Full jako dystrybutor oferuje przyjęcie zamówienia przez przedstawiciela handlowego i dostawę towaru tego samego dnia. W takim trybie pracy nawet pozornie niewielki błąd może okazać się kosztowny dla spółki.

Aby uniknąć ich jak najwięcej, dzięki aplikacji Comarch WMS wprowadzono rozwiązania:

• całkowicie wyeliminowano obieg dokumentów papierowych,
• wdrożono priorytety wydań i przyjęć,
• wprowadzono sortowanie zamówień wg. najkrótszej ścieżki przejścia przez magazyn,
• zautomatyzowano podział zamówień na oddziały lub magazyny specjalistyczne,
• zautomatyzowano proces przypisywania dyspozycji do operatorów według posiadanych uprawnień,
• wprowadzono obsługę towarów kaucjonowanych i kolejności załadunku,
• rozbudowano mechanizm inwentaryzacji towarów „wrażliwych”,
• zintegrowano pracę magazynu z firmami kurierskimi.

Nie byłoby to możliwe, gdyby nie płynny przepływ danych pomiędzy systemem Comarch ERP XL a aplikacją Comarch WMS. Teraz wszystkie dokumenty Ice-Full są przechowywane w wersji elektronicznej, błędy ludzkie zostały wyeliminowane, a obieg informacji – przyspieszony. Automatyzacja procesów i zwiększenie wydajności pracowników magazynu bezpośrednio przełożyły się na oszczędność zasobów ludzkich.

Szklanka pełna korzyści – po wdrożeniu Comarch WMS ze wsparciem Comarch ERP XL

Faza testowa rozwiązań Comarch nie tylko pozwoliła firmie Ice-Full dostosować funkcjonalności systemu do potrzeb spółki, ale również sprawdzić opłacalność tej inwestycji. Kluczowym celem projektu była redukcja kosztów etatu lub zwielokrotnienie wydajności zakładu.

Po wdrożeniu oprogramowania w 2 oddziałach szybko można było obliczyć zyski:

• o 8400 zł netto miesięcznie zredukowano koszty stałe,
• o 0,5 etatu zwiększyła się wydajność magazynu,
• o 0,5 etatu biura zaoszczędzono na korekcie błędów.

Prognozowana redukcja kosztów dla kolejnych 8 magazynów to aż 46200 zł netto miesięcznie oraz po 4 etaty zwiększenia wydajności magazynów i oszczędności na poprawianiu błędów biurowych.

Łącznie w roku 2023 r. przewidywano aż 361 200 zł netto zredukowanych kosztów, które w każdym kolejnym roku mają urosnąć do oszczędności na poziomie niemal 700 tys. zł netto.

Podsumowując, dzięki obszarom Comarch WMS Zarządzanie i Comarch WMS Magazynier uruchomiono 90% funkcji systemu Comarch ERP XL, które pokryły 100% potrzeb klienta. Pomyślnie zautomatyzowano obsługę transakcyjną, raportowanie pracy oraz logistykę z użyciem tras i paczek. Dodatkowo wykonano personalizację systemu dla Ice-Full, a także zindywidualizowano procesy.

Projekt: wdrożenie aplikacji Comarch DMS

W Ice-Full występowało wiele problemów w zakresie komunikacji, wymiany informacji i dokumentów. W celu rozwiązania tych problemów wdrożono Comarch DMS. Jednym z obszarów była rekrutacja nowych pracowników. Intensywny proces zatrudniania wiązał się dotychczas z takimi problemami jak m.in.:

• duży nakład czasu kierowników i HR,
• trudności w obsłudze dużej liczby zgłoszeń,
• opóźnienia w wymianie dokumentów między oddziałem i HR a kadrami,
• trudności w zachowaniu zgodności z RODO,
• niespójność danych personalnych w systemie.

Ze względu na specyficzne, zaawansowane potrzeby Ice-Full standardowe mechanizmy systemu Comarch ERP zostały rozszerzone przy wykorzystaniu Comarch DMS. Synchronizacja Comarch ERP XL HR z aplikacją DMS pozwoliła zautomatyzować proces rekrutacyjny – teraz nowi pracownicy mają założone konto w DMS, a także folder w Comarch Repozytorium. Taka automatyzacja pozwoliła oszczędzić zasoby ludzkie, zwiększyć wydajność HR oraz usprawnić wymianę dokumentów.

Inne zalety rozwiązania Comarch DMS

Proces rekrutacji został zoptymalizowany, zwłaszcza w obszarze komunikacji z potencjalnym pracownikiem. W ramach Comarch DMS kierownik przekazuje kwestionariusz do pracownika, a system automatycznie zakłada dla takiego pracownika konto w aplikacji i przesyła link do wersji webowej. Dzięki temu pracownik otrzymuje gotowy, elektroniczny formularz do uzupełnienia. Dane wprowadzane w ten sposób są gotowe do późniejszego wykorzystania bez potrzeby ich ręcznego przepisywania. Dodatkowo w tle system zakłada odpowiednie katalogi w Repozytorium, gdzie wszystkie załączniki są odpowiednio pogrupowane, w celu łatwego ich wyszukiwania i podglądu podczas pracy w elektronicznym archiwum. Na końcu dane automatycznie trafiają do modułu HR dzięki czemu dział kadr tylko weryfikuje informacje, a nie zatwierdza.

Stworzone obiegi dokumentów

Rekrutacja nie jest jedynym procesem, w którym wykorzystano Comarch DMS. Większość firm wykorzystuje ten system do optymalizacji procesu związanego z opisem i akceptacją faktur kosztowych. Nie inaczej jest w Ice-Full.

Samo wprowadzanie danych zostało zautomatyzowane przez wykorzystanie Comarch OCR, który automatycznie tworzy i uzupełnia faktury w systemie. Następnie zgodnie z matrycami akceptacji dokument przechodzi przez odpowiednie etapy i na końcu trafia do działu księgowego, co oznacza również automatyczne utworzenie dokumentu po stronie modułu księgowego w Comarch ERP XL.

W związku z tym, że lepiej zapobiegać niż leczyć, Ice-Full wdrożyło obieg zapotrzebowań. Dzięki temu przed poniesieniem kosztów, które są dokumentowane fakturami, wszelkie potrzeby zakupowe przechodzą przez proces akceptacji, gdzie w przypadku IF zastosowano matryce akceptacji a także pobranie odpowiednich danych z pozostałych modułów Comarch ERP XL, aby ograniczyć ręczne wprowadzanie danych. W przypadku zaakceptowania zapotrzebowania, trafia ono do działu zakupów, który zajmuje się realizacją takiego wniosku. 

Listę zastosowań Comarch DMS w Ice-Full uzupełnia obieg (rejestr) umów, który wprowadzenie i archiwizację danych z możliwością uruchomienia powiadomień email, a także eksportu rejestru do pliku XLSX.

Obsługa procesów od A do Z

Wprowadzony proces utworzenia zapotrzebowań umożliwia pracownikom Ice-Full kontrolowanie kosztów jeszcze zanim powstaną. Co więcej, rozwiązanie decentralizuje decyzyjność do określonego pionu, a cykl zakupu jest w pełni weryfikowalny za sprawą dokładnych informacji o powodzie kosztu i osobie składającej zapotrzebowanie.

Proces faktury kosztowej gwarantuje szybki obieg danych między oddziałami firmy i działami wewnętrznymi. Automatyzacja wyeliminowała błędy ludzkie, a także zagubione dane. Cykl płatności i ścieżka akceptacji mogą być również skrócone w zależności od typu kosztu.

Precyzyjny proces nadawania uprawnień pozwala znacznie skrócić czas na wdrożenie nowego pracownika, ponieważ wszystkie informacje dostępne są w jednym miejscu. Do danych wrażliwych dostęp ma jedynie ograniczona liczba osób, a kontrolę zwiększa też ewidencja zmian w nadawaniu uprawnień.

5 korzyści z wdrożenia Comarch DMS

1. Dostosowanie firmy do rotacji personelu i sezonowości zatrudnienia.
2. Eliminacja wielu błędów formalnych w dokumentach kadrowych.
3. Odciążenie kierowników oddziałów z pracy związanej z działem HR.
4. Uporządkowana archiwizacja dokumentów rekrutacyjnych.
5. Dział kadr w wymiarze 1,5 etatu obsługuje aż 300 pracowników.

System naczyń połączonych

Nic dziwnego, że firma Ice-Full swoją przyszłość nadal wiąże z Comarch. Obecnie testom poddawane jest rozwiązanie Comarch HRM + TNA, które ma być docelowo zintegrowane z Comarch DMS. Programy będą uzupełnieniem dla innych aplikacji, które wspomogą dział kadr poprzez dużą automatyzację obsługi wniosków urlopowych i ewidencji czasu pracy.

Ice-Full wykorzystuje takie narzędzia Comarch jak IBARD do tworzenia aktualnych kopii zapasowych, Comarch EDI do elektronicznej wymiany danych czy moduł e-Sprawozdania do automatycznego generowania i wysyłania sprawozdań finansowych. Sercem wszystkich używanych systemów IT jest jednak niezmiennie Comarch ERP XL.

- Dobry system ERP realizuje zasadę naczyń powiązanych. Upgrade jednego z elementów korzystnie wpływa nie tylko na docelowy obszar firmy, ale również na otaczające go środowisko - mówi mgr inż. Marcin Wroński, dyrektor działu wdrożeń systemów klasy ERP.

Dowiedz się więcej o systemach Comarch DMS i Comarch WMS.