Jak sprawdza się system Comarch ERP Optima w firmie transportowej?

Jak sprawdza się system Comarch ERP Optima w firmie transportowej?

Usługi transportowe to z całą pewnością jedna z najistotniejszych branż w dzisiejszych czasach. W Polsce działa już 125 tys. firm zajmujących się transportem drogowym towarów. Jak wynika z raportu SpotData, jedna czwarta popytu na usługi transportu drogowego pochodzi z handlu detalicznego i hurtowego. 

Liderem w polskiej branży usług dystrybucyjnych jest firma Kotrans – Marcin Kośla. Przedsiębiorstwo powstało w 1975 roku z inicjatywy Stanisława Kośli i świadczyło początkowo usługi transportu krajowego. W połowie lat 90. rozszerzono działalność również o transport międzynarodowy, a obecnie firma obsługuje prawie cała Europę. Flota Kotrans – Marcin Kośla to dwadzieścia pięć nowoczesnych ciągników siodłowych wraz z naczepami. Firma zatrudnia profesjonalny zespół kierowców z wieloletnim doświadczeniem – jest to klucz do sukcesu, jakim jest świadczenie usług transportowych na najwyższym poziomie.

Aby poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, zarząd zdecydował się na wdrożenie oprogramowania informatycznego w firmie. Podjęto decyzję, że najlepszym wyborem będzie rozwiązanie zaproponowane przez Comarch – system Comarch ERP Optima. Wdrożeniem oprogramowania zajął się partner Comarch – firma Prospeo sp. z o. o.

Z jakimi wyzwaniami mierzyła się firma przed wdrożeniem systemu IT? 

Przede wszystkim, pod koniec stycznia 2022 pojawiła się potrzeba dostosowania aktualnego programu kadrowo-płacowego do obowiązujących przepisów, zwłaszcza dedykowanych dla branży transportowej w zakresie Pakietu mobilności. Zmiany dotyczyły przede wszystkim metod rozliczania kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe oraz prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy kierowcy z wyszczególnionymi elementami na podstawie danych z kart kierowców i tachografów. 

Do tej pory firma radziła sobie z pewnymi ograniczeniami systemowymi, jednak najbardziej doskwierał brak możliwości przystosowania dotychczasowego oprogramowania do szybko zmieniających się przepisów w transporcie międzynarodowym. Rozliczanie pracy kierowców i naliczanie wynagrodzeń odbywało się w bardzo czasochłonny, ręczny sposób. Dużym problemem była komunikacja i przepływ informacji w dotychczasowym systemie – a był to niezwykle istotny aspekt, zwłaszcza w kontekście rejestrowania zdarzeń kadrowo-płacowych. System nie był również odpowiednio zintegrowany z programem Płatnik ZUS. 

Rozwiązaniem wymienionych problemów okazało się wdrożenie systemu Comarch ERP Optima  wraz z modułami: Płace i Kadry Plus, Kasa Bank Plus oraz IBARD. Cały proces, od poszukiwania odpowiedniego systemu IT i wyboru partnera, aż do wdrożenia oprogramowania trwał tylko 3 miesiące.

Co zaważyło na wyborze właśnie Comarch ERP Optima? Przede wszystkim:

• zgodność z Pakietem Mobilności – przepisami regulującymi rozliczenie wynagrodzeń w branży transportowej,
• możliwość fachowego i szybkiego wdrożenia systemu bez wstrzymywania pracy firmy,
• automatyzacja rozliczeń pracowniczych,
• integracja z programami zewnętrznymi, jak np. Płatnik ZUS.

Korzyści z wdrożenia systemu Comarch ERP Optima

Przede wszystkim, niebywałą wygodą okazała się automatyzacja naliczania wynagrodzeń pracowniczych – przedsiębiorstwo pozbyło się nadmiaru dokumentów papierowych oraz wyeliminowało ryzyko pomyłek. Kolejną korzyścią była możliwość seryjnego wykonywania operacji kadrowo-płacowych dla wskazanych pracowników. 

Niezwykle ważną kwestią dla firmy transportowej była integracja Comarch ERP Optima z programem Płatnik ZUS. Dzięki tej funkcjonalności dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, a także miesięczna deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA wraz z załącznikami mogą być generowane automatycznie. Co istotne, ustawienia konfiguracyjne dokonane w jednym podmiocie zostały sprawnie przeniesione do pozostałych przedsiębiorstw – w grupie kapitałowej Kotrans mieszczą się 3 firmy. Łączy się to również z dostępem do danych wewnątrzfirmowych dla podmiotów powiązanych.

Jak wyglądają korzyści z wdrożenie w zakresie procentowym?

• Przyspieszenie czasu naliczania wynagrodzeń pracowniczych o 70%;
• Wzrost współczynnika szybkości rejestrowania zmian dotyczących zdarzeń kadrowo-płacowych o 60%;
• Wzrost przepływu informacji pracowniczych z systemu do programu Płatnik ZUS o 70%.

- Przy wyborze systemu do zarządzania firmą stawialiśmy główny nacisk na jego zgodność z aktualnymi przepisami i jak najszybszą jego implementację w naszej firmie. Ten wymóg spełnił system Comarch ERP Optima, a we współpracy z firmą PROSPEO udało nam się bezproblemowo wdrożyć i dostosować system do naliczania wynagrodzeń oraz rozliczania pracy kierowców zgodnie ze specyfiką naszej branży. Dzięki dedykowanemu rozwiązaniu możemy skupić się na sprawach wymagających naszej uwagi. – podkreśla Krzysztof Sulima, specjalista ds. księgowości w firmie transportowej Kotrans – Marcin Kośla. 

Dowiedz się więcej o Comarch ERP Optima