Szczyt efektywności w GOPR z Comarch ERP Optima

Strata czasu, brak integracji systemowej i standaryzacji działań – brzmi znajomo? Przy coraz większej digitalizacji, automatyzacja jest konieczna dla usprawnienia procesów biznesowych, nie wspominając o utrzymaniu konkurencyjności. Coraz więcej firm boryka się z brakiem przedsiębiorczości w działaniach, nie tylko w aspektach związanych z produkcją czy sprzedażą, ale także w związku z księgowością czy raportowaniem. Jedną z takich organizacji było Górskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe. 

Poszukiwanie zaginionych, transport poszkodowanych i udzielanie im pierwszej pomocy to tylko część pracy GOPR. Organizacja współpracuje także z innymi służbami ratowniczymi i prowadzi edukację w zakresie bezpieczeństwa w górach. Od ponad 70 lat GOPR działa w górach od Bieszczad po Karkonosze ( z wyjątkiem Tatr – obszar działania Tatrzańskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego).

Rozdrobniona informatyka

Systemowe i organizacyjne problemy GOPR wiązały się głównie z osobnymi bazami księgowymi i rozproszoną strukturą organizacyjną  wynikającą z podziału na siedem Grup Regionalnych GOPR, które rozmieszczone są w całej południowej Polsce. Taka struktura Organizacji wymagała podjęcia decyzji przez Zarząd Główny GOPR  o wdrożeniu jednolitego systemu księgowego łączącego w jedną bazę księgowość 7 Grup Regionalnych GOPR i Biura Zarządu Głównego, aby usprawnić procesy zarządzania i obsługi administracyjnej Stowarzyszenia.

Brak jednolitego systemu księgowego generował dużo nakładu czasu i pracy aby wypełnić wymogi dotujących, którzy oczekują raportowania na poziomie całego GOPR,  a nie tylko poszczególnych Grup Regionalnych GOPR. Wdrożenie umożliwiło takie raportowanie przy jednoczesnej optymalizacji czasu pracy.

Ujednolicenie – klucz do sukcesu

Po rozstrzygniętym przetargu na jednolity system księgowy wybór padł na Comarch ERP Optima, czyli system pozwalający na kompleksową obsługę między innymi księgowości, finansów, handlu z magazynem oraz kadr. Zadanie nie było łatwe – potrzebny był system, który będzie zintegrowany, a jednocześnie podzielony na 8 części, w których każda grupa regionalna i Biuro ZG będzie pracować w pełni autonomicznie, a Zarząd Główny będzie miał dostęp do wszystkich danych, które służą raportowaniu oraz sprawozdawczości. 

Partnerowi Comarch, firmie Optisystem, udało się przeprowadzić wdrożenie w zaledwie 6 miesięcy.

– Wdrożenie Comarch ERP Optima pozwoliło nam zmniejszyć czasochłonność pracy o 90%. Sporządzanie sprawozdań dla ministerstwa zajmuje teraz dużo mniej czasu, a przygotowanie i wysyłka JPK-V7 odbywa się w mgnieniu oka. Dzięki pracy na jednej, centralnej bazie danych, raportowanie stało się szybsze i bardziej precyzyjne. Dodatkowo, nowy system poprawił kontrolę nad grupami regionalnymi, ustandaryzował i zautomatyzował pracę, wyeliminował powstawanie błędów i umożliwił łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi – podsumowuje Główna Księgowa GOPR, Aleksandra Gaweł.

Nowy szlak działania

Zastosowany system pozwolił dostosować definicje dokumentów dla poszczególnych jednostek, ograniczyć uprawnienia pomiędzy nimi i stworzyć wymagane schematy księgowe dla każdego obszaru. Pracownicy zyskali możliwość tworzenia personalizowanych wydruków dokumentów handlowych oraz kadrowo-płacowych i spersonalizowanych analiz dla poszczególnych jednostek oraz Zarządu Głównego (między innymi faktur sprzedaży, ich korekt, zapisów i raportów kasowych/bankowych, raportów czy umów o pracę/zlecenie lub aneksów do umów o pracę).

Główną korzyścią z wdrożenia systemu Comarch ERP Optima jest przede wszystkim udana integracja wszystkich jednostek GOPR do jednej bazy. Dział księgowo-kadrowy został zautomatyzowany i zintegrowany z systemami bankowymi, powstała również elektroniczna biblioteka dokumentów. Dzięki ustandaryzowanym zasadom działania w każdej grupie regionalnej oraz całej organizacji, łatwiej sprawować nadzór nad pracą w działach księgowości przez Główną Księgową GOPR.

Dzięki nowemu systemowi, GOPR zyskał również możliwość pracy w zastępstwie w razie nieobecności pracowników w poszczególnych jednostkach, obsługi delegacji oraz wyposażenia w module magazynowym. Automatyzacja całego systemu pozwoliła także na dostęp do szczegółowego opisu analitycznego dokumentów według wszystkich wymaganych wymiarów do raportowania oraz na generowanie zestawień pod rozliczanie dotacji, między innymi MSWiA.

Podsumowanie

Comarch ERP Optima okazał się idealnym rozwiązaniem dla GOPR. System nie tylko usprawnił pracę administracyjną, ale także poprawił jakość podejmowanych decyzji. Dzięki dostępności aktualnych i rzetelnych danych, zarządzający mogą lepiej planować działania i reagować na zmieniające się potrzeby. Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima to inwestycja w przyszłość GOPR. Dzięki nowemu rozwiązaniu organizacja jest lepiej przygotowana do realizacji swoich zadań, a ratownicy mogą skupić się na tym, co najważniejsze – niesieniu pomocy potrzebującym.

Jeśli Twoja firma także potrzebuje nowoczesnego rozwiązania do zarządzania wieloma oddziałami, wejdź na https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/ i poznaj wszystkie korzyści Comarch ERP Optima.