Techniczny Koszt Wytworzenia (TKW) – kalkulacja w systemach ERP

W przedsiębiorstwach produkcyjnych jednym z kluczowych pojęć jest Techniczny Koszt Wytworzenia (TKW). Zrozumienie, jak dokładnie obliczać i rozliczać TWK jest niezbędne do tego, aby zyskać pełną wiedzę o kosztach produkcji, a co za tym idzie, właściwie zarządzać sferą finansową firmy i podejmować właściwe decyzje biznesowe.

W tym artykule przyjrzymy się temu zagadnieniu zarówno w zakresie teoretycznym jak i również praktycznym metodom jego wyliczania w oparciu o nowoczesne systemy informatyczne.

Czym jest TKW?

Techniczny Koszt Wytworzenia to suma kosztów, jaką ponosi przedsiębiorstwo w związku z produkcją oferowanych przez siebie wyrobów gotowych. Wartość TKW jest podawana w przeliczeniu na jednostkę produktu i obejmuje odpowiednio zalokowane różne typy kosztów. W praktyce zakres kosztów jaki obejmuje TKW i sposoby jego kalkulacji są zależne od przyjętej polityki danego przedsiębiorstwa, ale możemy tu wyodrębnić dwie podstawowe grupy kosztów:

• koszty bezpośrednie
• koszty pośrednie

Koszty bezpośrednie to te wydatki, które mogą być jednoznacznie powiązane z produkcją określonych wyrobów gotowych. Wyróżniamy tu przede wszystkim koszty surowców i półproduktów, które są zużywane w procesie produkcyjnym. Kolejnym elementem z tej grupy są koszty robocizny, czyli przede wszystkim koszty pracowników zaangażowanych w wytwarzanie produktów. Triadę głównych kosztów bezpośrednich uzupełniają podstawowe koszty związane z wykorzystanym parkiem maszynowym jak, np. zużycie energii czy czas pracy maszyn i narzędzi. 

Koszty pośrednie obejmują zakres kosztów, który nie może być precyzyjnie przypisany do konkretnego wyrobu gotowego. Z tej grupy, do TKW wliczamy koszty wydziałowe, wśród których najistotniejsze są koszty amortyzacji, zużycie narzędzi, remonty środków trwałych oraz transport, materiały i pracownicy (koszty, które nie zostały uwzględnione w kosztach bezpośrednich). 

Wśród kosztów pośrednich wyróżniamy także koszty ogólnozakładowe oraz koszty sprzedaży. Jeżeli dodamy je do TKW to otrzymamy odpowiednio Całkowity Koszy Wytworzenia i Koszt Własny Sprzedaży.

Kalkulacja TKW – dlaczego aż tak istotna?

Wyliczanie Technicznego Kosztu Wytworzenia nie należy do najprostszych zadań i wymaga od pracowników odpowiedzialnych za to zadanie odpowiedniej wiedzy i doboru metod, które sprawdzą się w specyfice konkretnego przedsiębiorstwa. W związku z tym warto zadać sobie pytanie, dlaczego firmy poświęcają temu zagadnieniu tyle uwagi i czasu? Odpowiedzią na to pytanie jest zakres obszarów, w którym wykorzystywane są informacje o TKW, co czyni go fundamentalnym elementem zarządzania kosztami.

Dzięki wyliczeniu TKW możliwa jest kalkulacja i analiza  kluczowych aspektów funkcjonowania firm produkcyjnych jak:

Ustalenie cen sprzedaży:

w związku z tym, że TKW informuje nas, ile kosztuje wytworzenie danego wyrobu gotowego to jest to zarazem odnośnik do ustalenia ceny sprzedaży. Tylko wartości powyżej TWK pozwolą na pokrycie kosztów produkcji i generowanie zysku. 

Analiza rentowności:

zestawiając dane sprzedażowe z kosztami produkcji wyrażonymi w TKW, przedsiębiorstwa uzyskują wiedzę na temat rentowności sprzedawanych wyrobów. Analizując takie informacje łatwo określić, które produkty generują największe zyski, a które przynoszą straty, co jest podstawą do podjęcia odpowiednich decyzji w tym zakresie.

Optymalizacja kosztów:

znając wartość TKW w odniesieniu do poszczególnych kategorii kosztów i etapów procesu produkcyjnego możliwe jest identyfikowanie tych obszarów, w których można lub nawet należy zastosować odpowiednie optymalizacje w celu redukcji kosztów i wzrostu rentowności.

Planowanie finansowe:

w każdej firmie tworzy się budżety i długoterminowe plany finansowe. Z jednej strony opierają się one na szacowanych poziomach sprzedaży i cen, ale z drugiej strony muszą one obejmować sferę kosztową, której emanacją w firmie produkcyjnej jest również TKW.

Jak systemy ERP mogą wspierać kalkulację TKW?

Obecnie firmy używają różnych narzędzi do wyliczania TKW. Niektóre korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, które są elastyczne, ale wymagają dużego zaangażowania pracowników w tworzenie algorytmów, zasilanie danymi z różnych źródeł i wykonywanie manualnych czynności.

Inne firmy mają specjalne systemy produkcyjne do wyliczania TKW, które jednak często mają ograniczone dane i problemy z integracją oraz dublowaniem informacji z innych systemów IT, np. dotyczących zakupów. Dlatego też najlepszym rozwiązaniem do wyliczenia TKW są zintegrowane systemy ERP, które adresują wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa produkcyjnego, takie jak: produkcja, zakupy, sprzedaż, księgowość i zagadnienia kadrowo-płacowe. W takim podejściu wszystkie niezbędne dane do wyliczenia Technicznego Kosztu Wytworzenia znajdują się w jednym rozwiązaniu, co minimalizuje nakłady pracy oraz ewentualne pomyłki i błędy.

Koszty surowców i materiałów

Głównym elementem jaki składa się na TKW są koszty surowców i materiałów. W ramach realizacji procesu produkcyjnego w Comarch ERP XL generowane są dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW), które automatycznie przypisują odpowiednie kwoty do zlecenia produkcyjnego (ZP). Zużycie surowców może być raportowane po zakończeniu procesu produkcyjnego, ale dzięki dostępnym aplikacjom typu MES pracownicy mogą rejestrować zużycie podczas realizacji operacji z poziomu ekranów na hali produkcyjnej.

Co istotne, koszty surowców i materiałów są przypisywane w wartościach rzeczywistych, zgodnie z użyciem danej partii. Jest to możliwe dzięki temu, że moduł produkcyjny, zakupowy i księgowy są częścią jednego, kompleksowego systemu. Dodatkowo, dzięki mechanizmom dostępnym w Comarch ERP XL możliwe jest posługiwanie się nie tylko ceną zakupu, ale również ceną nabycia, która uwzględnia dodatkowe koszty, jakie poniesiono podczas procesu zakupowego.

Koszty operacji

Kolejnymi kosztami uwzględnianymi w procesie produkcyjnym są koszty operacji, czyli koszty maszyn i pracowników, którzy biorą udział w konkretnych procesach produkcyjnych. W tym zakresie system może przypisywać odpowiednie koszty do poszczególnych etapów procesu produkcyjnego w ramach realizowanego zlecenia produkcyjnego.

Realizacja tego kroku może odbywać się na kilka sposobów. Jednym z nich jest przypisanie do zasobów produkcyjnych, jakimi są pracownicy i maszyny konkretnych współczynników kosztowych zależnych od czasu pracy poświęcanego na realizację zlecenia, czy też liczby  wykonanych operacji. Możliwe jest również przypisanie konkretnych wartości według ich rzeczywistych wysokości z dokumentów systemowych (listy płac, dokumenty kosztowe) do zleceń produkcyjnych. Może odbywać się to manualnie przez odpowiednie powiązanie dokumentów przez użytkownika, ale również w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem odpowiednich kluczy podziałowych i wzorców określanych w systemie.

Koszty pośrednie

We wcześniejszej części artykułu wymieniliśmy również koszty pośrednie, np. związane z amortyzacją maszyn. Te koszty w systemie Comarch ERP XL mogą również być przypisane już bezpośrednio na poziomie modułu produkcyjnego, gdyż ma on dostęp do pozostałych części systemu, jak np. moduł Środków Trwałych. Ta alokacja może być realizowana zarówno w oparciu o predefiniowane klucze podziałowe jak i własne algorytmy. Wszystkie koszty przypisane w ten sposób są alokowane na poszczególne elementy zlecenia produkcyjnego i sumowane na wyrobie końcowym, dzięki czemu informacje dotyczące kosztów wytworzenia są dostępne od razu po zarejestrowaniu kosztów systemie.

CKW i Koszt Własny Sprzedaży

Uzupełnieniem TKW są również CKW i Koszty Własne Sprzedaży, które obejmują pozostałe typy kosztów pośrednich i pozwalają na dokładną analizę rentowności w firmie. Te rodzaje kosztów mogą być również rozliczane w systemie Comarch ERP XL. Najczęściej jest to realizowane na poziomie modułu księgowego, gdzie również dostępny jest mechanizm alokacji kosztów z wykorzystaniem kluczy podziałowych i odpowiednich przeksięgowań. Jako część zintegrowanego systemu ERP, moduł księgowy ma dostęp do informacji z pozostałych modułów więc uzyskujemy pewność, że uwzględniamy w tej alokacji wszystkie niezbędne pozycje kosztowe.

Wykorzystanie modułu Comarch BI Point

Ważnym elementem związanym z TKW jest również moduł Comarch BI Point. Umożliwia on  zagregowanie danych z wszystkich obszarów systemu Comarch ERP XL i przedstawienie ich w postaci raportów i dashboardów w różnym układzie, zarówno od strony graficznej jak i pod kątem szczegółowości danych. Dzięki temu analiza rentowności, czy kosztów oparta o dane z modułu produkcyjnego, czy księgowego może być zaprezentowana w przejrzysty sposób, który umożliwi podejmowanie szybkich i kluczowych decyzji w przedsiębiorstwie.