Wdrożenie Comarch ERP Altum w Centrum Ogrodniczym Jucca

Jucca to działające od 28 lat centrum ogrodnicze, którego siedziba mieści się w Tarnowie Podgórnym k. Poznania. Firma prężnie się rozwija – oprócz sklepu stacjonarnego, prowadzi sprzedaż w oddziale mieszczącym się na terenie Wielkopolskiej Gildii Rolno-Ogrodniczej S.A., a w planach są kolejne oddziały. W płynnym rozwoju wspomaga ją system Comarch ERP Altum.

Centrum Ogrodnicze oferuje bogaty asortyment - rośliny, narzędzia ogrodnicze, nawozy i środki ochrony roślin, artykuły florystyczne i dekoracyjne - aby upiększać nie tylko ogrody, ale i domy klientów. Stałe i sezonowe produkty można zobaczyć w pięknych aranżacjach – klienci chętnie odwiedzają to miejsce, nie tylko po to, aby zrobić zakupy, ale także by smacznie zjeść w restauracji na terenie centrum lub znaleźć inspirację do zmian w ich własnym otoczeniu.

Przed wdrożeniem

Spółka Jucca do czasu wdrożenia Comarch ERP Altum pracowała na systemie, który powstał na jej zlecenie. Przesłanki, które zadecydowały o tym, że Jucca rozpoczęła poszukiwania nowego rozwiązania, to wysoki koszt dostosowania systemu do struktury rozproszonej oraz wdrożenia w oddziałach. Dedykowane rozwiązanie nie było wspierane pod względem aktualizacji lub poszerzania funkcjonalności systemu inaczej niż na wyraźne zlecenie zarządu Jucca.  Ponadto istniało ryzyko, że system nie będzie dłużej wspierany przez jego wykonawcę.

Zarząd Jucca przygotowuje się do uruchomienia kolejnego centrum ogrodniczego na przełomie roku 2018/2019 w Jasinie koło Swarzędza. System ERP, jakiego poszukiwał, docelowo miał zapewnić ciągłość pracy, niezależnie od stabilności połączenia internetowego. Dotychczasowy system nie pozwalał na pracę stanowisk handlowych bez łączności z serwerem.

Ważne było również znaczne usprawnienie obsługi procesu sprzedaży hurtowej i detalicznej, by zapewnić lepszą obsługę klientów i skrócić kolejki do kas w występujących sezonowo okresach zwiększonej sprzedaży.

Omnichannel - jeden system, wiele kanałów

Oprogramowanie Comarch ERP Altum to rozwiązanie, które wspiera szczególnie sieci sprzedaży detalicznej i franczyzowe oraz firmy handlowo-usługowe o jednooddziałowej i rozproszonej strukturze. Polecane jest dla przedsiębiorstw chcących poszerzać działalność o kolejne oddziały, tak jak spółka Jucca.

Największą zaletą produktów Comarch jest wsparcie sprzedaży omnichannel, dzięki której klient może być obsługiwany poprzez różne kanały: sklepy stacjonarne, sprzedaż w Internecie czy docierających bezpośrednio przedstawicieli handlowych.

Dodatkowo, raz wprowadzone dane asortymentowe (np. ceny, opisy produktów) do bazy w centrali Jucca mogą być wykorzystywane w sprawdzarkach cen, sklepie internetowym, punktach sprzedaży POS czy na urządzeniach mobilnych przedstawicieli handlowych. Dzięki temu zarządzanie asortymentem liczonym w dziesiątkach tysięcy i tak różnorodnym jak w Centrum Ogrodniczym Jucca jest mniej czasochłonne.

Kolejne kroki implementacji

Zarząd spółki Jucca powierzył wdrożenie systemu Comarch ERP Altum konsultantom Graphcom. Pierwszym krokiem było stworzenie analizy przedwdrożeniowej, w której zostały zawarte informacje takie jak: oczekiwania klienta, stan obecny oraz propozycja rozwiązania. Na tej podstawie ustalono zakres prac, który obejmował m.in.: instalację oprogramowania Comarch ERP Altum, stanowisk sprzedażowych Comarch Retail POS, narzędzia do obsługi magazynu wysokiego składowania - Comarch WMS, rozwiązania analizującego oraz raportującego Comarch Business Intelligence. Ponadto wdrożone zostały narzędzia wspierające pracę działu płac i kadr oraz księgowości. Aby usprawnić sprzedaż, dotychczasowy sklep internetowy został przeniesiony na platformę Comarch e-Sklep, a pracę przedstawiciela handlowego wspomaga aplikacja Comarch Mobile Sprzedaż.

Punkty obsługi sprzedaży

Implementacja Comarch ERP Altum wiązała się z wymianą komputerów kasowych na urządzenia POS (punkty obsługi sprzedaży) z panelami dotykowymi. Zarządowi zależało na tym, żeby wdrożenie nowego systemu w jak najmniejszym stopniu zakłóciło normalne funkcjonowanie firmy. Centrum ogrodnicze jest otwarte dla klientów do późna.  Plan zakładał, że pracownicy Jucca rozpoczną korzystanie z nowego systemu od rana, następnego dnia. 

W dniu uruchomienia, po zamknięciu sklepu, zespół wdrożeniowy przystąpił do migracji danych z poprzedniego systemu, odłączył dotychczasowe komputery kasowe, przygotował do pracy nowe urządzenia POS, do których podłączył drukarki fiskalne i terminale płatnicze, aby sprzedaż mogła ruszyć rano.

Funkcjonalności stanowisk POS zostały zaprojektowane w taki sposób, aby pracownicy mogli dokonywać sprzedaży szybko i intuicyjnie. Zaletą tych narzędzi jest możliwość wyboru przez klienta dokumentu potwierdzającego zakup (paragon lub fakturę) w dowolnym momencie obsługi kasowej.

Dodatkowo, na ekranie punktu kasowego wyświetlane jest zdjęcie produktu, z którego został odczytany kod, przez co pracownik obsługujący klienta weryfikuje poprawność kodu z towarem. Jest to ważne w sytuacjach, kiedy zdarzy się, że na produkcie, który zamierza kupić klient, jest przyklejony kod z innego, o innym kształcie i wielkości, różniący się również ceną.

Z praktyki wdrożeniowej wiemy, że dla klientów jest ważne, by w szczególnych sytuacjach dopuszczalna była sprzedaż towaru, którego nie ma na stanie magazynowym. Zdarza się tak na przykład wtedy, gdy zasób towaru znajduje się fizycznie na magazynie, ale nie zostały jeszcze wprowadzone dokumenty przyjęcia od dostawcy a priorytetem jest szybkie dopuszczenie towaru do obrotu. W takiej sytuacji sprzedaż na stanowiskach POS może być normalnie rejestrowana. Stan magazynowy zostanie uzupełniony poprawnie, po zatwierdzeniu dokumentów przyjęcia.

Magazyn wysokiego składowania na wysokim poziomie

Aby zarządzać logistyką magazynową w magazynie sezonowym i na hali sprzedaży, konsultanci wdrożyli narzędzie Comarch WMS. Magazynier może realizować dyspozycje magazynowe, jak również dodawać nowe dokumenty magazynowe bezpośrednio z poziomu podręcznego kolektora danych.

Wielką zaletą WMS jest to, że pozwala na natychmiastowe zlokalizowanie towaru na półkach w bardzo rozległej hali sprzedaży, co znacznie przyspiesza obsługę klienta i jest bardzo pomocne przy wyrywkowych inwentaryzacjach. W Jucca wydania i przyjęcia towarów przeprowadzane są dwuetapowo.

W przypadku przyjęć najpierw dostawa towaru zostaje odłożona do strefy odkładczej, aby później, w dogodnym momencie, pracownicy mogli rozłożyć towar na odpowiednie miejsca na pólkach. Co ważne – towar leżący w strefie odkładczej jest już dostępny do sprzedaży.

W innej strefie odkładczej pracownicy Jucca kompletują zamówienia klientów i partnerów. Magazynier zbiera z półek zamówiony towar do strefy, w której jest pakowany, a następnie całe zamówienie zostaje skontrolowane i wydane. Taki sposób zarządzania minimalizuje błędy, które pojawiały się w dostawach do klientów, ponieważ wydanie towaru jest kontrolowanie podwójnie. 

Wsparcie sprzedaży

Aby wspomóc pracę przedstawiciela handlowego oraz przyspieszyć wysyłkę utworzonych przez niego zamówień, Jucca zdecydowała się na wdrożenie narzędzia Comarch Mobile Sprzedaż. Pracujący w terenie pracownik odwiedza klientów, mając w samochodzie jedynie wzory towarów. Gdy klient zdecyduje się na zakup, sczytywany jest kod towaru, a w aplikacji tworzone jest zamówienie, które trafia online do systemu. Następnie trafia do magazynu, gdzie jest kompletowane,  powstają też faktury, a zamówienie jest wysyłane.

Comarch Mobile Sprzedaż sprawdza się we wzorcowni umieszczonej obok magazynu hurtowego. Jest to miejsce, w którym klienci hurtowi mogą dokładnie obejrzeć asortyment, składając jednocześnie zamówienie, które jest natychmiast realizowane w magazynie.

Rozwiązanie okazało się praktyczne również na targach florystycznych. Tam pracownicy mogli obsługiwać klientów i zlecać do centrali sklepu realizację zamówień, korzystając z narzędzi Comarch Mobile Sprzedaż.

Cyfrowo i automatycznie

Jeśli pewne czynności w przedsiębiorstwie wykonywane są ręcznie, według utartego schematu, możliwa jest ich całkowita lub częściowa automatyzacja poprzez narzędzie Comarch Business Process Management (BPM)) wbudowane w system Comarch ERP Altum. To przy jego użyciu zaimplementowane zostały specyficzne dla Jucca procesy usprawniające działanie firmy oraz obsługę klienta.

Za pomocą Comarch BPM został między innymi zautomatyzowany proces tworzenia dokumentów odzwierciedlających wpłatę do kasy głównej utargu wygenerowanego na Comarch POS. Czynność ta była wykonywana codziennie po zamknięciu sklepu, kiedy kasjerzy pojawiali się w biurze z utargami ze swoich stanowisk kasowych. Rejestracja danych zajmowała nawet do półtorej godziny, ponieważ na hali sprzedaży jest kilka stanowiska kasowych.

Wprowadzenie procesu do Comarch BPM istotnie zredukowało nakład powtarzalnej pracy. Pozostały wyłącznie fizyczne czynności, takie jak  przeliczenie gotówki i potwierdzenie stanu kwot w gotowym dokumencie przygotowanym przez system. Udało się w ten sposób praktycznie wyeliminować błędy, które pojawiały się, kiedy dokumenty był wystawiane ręcznie przez pracownika odpowiedzialnego za rozliczenie utargu.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

Zespół pracowników Graphcom na przestrzeni kilkunastu lat wielokrotnie wdrażał rozwiązania Comarch i zna je w najdrobniejszych szczegółach. Długoletnia praktyka wdrożeniowa pozwoliła na opracowanie własnej metodyki wdrożeniowej, którą zastosowaliśmy podczas wdrożenia w Jucca.

Opiera się ona na uznanych na rynku standardach PRINCE2 i SCRUM. Dzięki niej wdrażamy systemy bezpiecznie, nigdy nie powodując przerwania działalności operacyjnej przedsiębiorstwa klienta. Naszym celem jest zadbać o to, by implementacja była jak najmniej dokuczliwa.

Comarch zapewnia też wsparcie dla swoich Partnerów i ich klientów. Produkt Comarch ERP Altum jest nowoczesnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw handlowych, które chcą rozwijać swój biznes w oparciu o koncepcję omnichannel oraz podejmować racjonalne decyzje w oparciu o analizę danych.

Autor: Tomasz Krause

 Jestem absolwentem Politechniki Poznańskiej, gdzie ukończyłem studia na kierunku Automatyka i Robotyka. W 2000 roku założyłem spółkę Graphcom, w której do dzisiaj piastuję stanowisko Prezesa Zarządu. Od początku swojej działalności firma ściśle współpracuje z Comarch. W pierwszym etapie samodzielnie wdrażałem systemy, w tym Comarch FPP, pierwszy w ofercie produkt do zarządzania przedsiębiorstwem, a także Comarch ERP XL. Mam doświadczenie programistyczne i bazodanowe, ponieważ tworzyłem dedykowane rozwiązania wspierające procesy wdrożeniowe. W kolejnych latach konsekwentnie budowałem zespół Graphcom, dzięki czemu liczy on dzisiaj ponad 30 pracowników. W roku 2007 objąłem w spółce stanowisko Dyrektora ds. Sprzedaży i od tamtej pory skupiam się wyłącznie na działaniach handlowych. Jestem także udziałowcem w spółkach Supra Serwis oraz IDFS. W 2018 roku uzyskałem certyfikat z metodyki PRINCE2.