Wdrożenie Comarch ERP Optima w ośrodku zdrowia

Comarch ERP Optima, najpopularniejszy w Polsce program do zarządzania firmą dla małych i średnich przedsiębiorstw sprawdza się nie tylko w prywatnych przedsiębiorstwach, ale także w podmiotach leczniczych, takich jak Gminny Ośrodek Zdrowia w Konopiskach. A to świadczy o elastyczności systemu, gdyż Ustawodawca (tu MZ) nałożył na świadczeniodawców zalecenia dotyczące standardu rachunku kosztów.

Konopiska to gmina wiejska położona w powiecie częstochowskim, licząca ok.10 600 mieszkańców. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej, dla którego organem założycielskim jest Gmina Konopiska istnieje od 24 lat. Gminny Ośrodek Zdrowia posiada gabinety w ramach podstawowej opieki zdrowotnej, fizjoterapii, gabinety specjalistyczne oraz laboratorium analityczne. Ośrodek jest wyposażony w sprzęt oraz udogodnienia komunikacyjno-architektoniczne dla osób niepełnosprawnych i osób o szczególnych potrzebach.

Praca tylko w biurze? Na papierze?

Ośrodek Zdrowia w Konopiskach, przed wdrożeniem Comarch ERP Optima, pracował w niezintegrowanych systemach. W jednym systemie prowadzono rachunkowość, w kolejnym administrację kadrowo-płacową.

Gdy placówka została zobowiązana rozporządzeniem Ministra Zdrowia do wprowadzenia nowego planu kont związanego ze Standardem Rachunku Kosztów, praca księgowości oraz kadr była podzielona na system DOS oraz ręczne zapisy na dokumentach papierowych.

Jednym z zasadniczych aspektów ministerialnej reformy był obowiązek rozdzielenia kosztów działalności leczniczej, stosując standardowy rachunek kosztów, który jest podsystemem informacyjnym w ramach systemu ewidencyjnego rachunkowości, jego podstawowym zadaniem jest dostarczanie informacji o kosztach. Jest również procesem rozpoznania, akumulowania, przekształcania, prezentowania i interpretacji informacji o kosztach dla przeprowadzania oceny i decyzji przez posiadacza tych informacji, a także ustalania kosztów związanych z prowadzeniem działalności. W zależności od rodzaju działalności placówki w odpowiedni sposób wyodrębnia się ośrodki powstawania kosztów (OPK).

Konieczny był zatem nowy sposób ewidencji kosztów. Wdrożenie i stosowanie standardu rachunku kosztów oznacza jednakowy sposób ewidencji i alokacji kosztów, przekładający się na poprawę jakości przekazywanych do ministerstwa danych i na szybszy proces taryfikacji. To również doskonałe narzędzie zarządcze pozwalające na kontrolę kosztów w podmiocie leczniczym i porównania się z innymi świadczeniodawcami.

A przy ręcznym dzieleniu księgowań łatwo było o pomyłkę, gdy przykładowo do dwóch różnych rodzajów działalności potrzebny był jeden rodzaj materiałów lub gdy dzielono powierzchnię budynku czy pracę jednego pracownika na kilka rodzajów działalności. Dokumentacja papierowa była niewygodna, uniemożliwiała szybkie wynajdywanie informacji czy sprawną korektę błędów. Dodatkowo w i po pandemii, wraz nadejściem pracy zdalnej, powstał kolejny problem: stary system wymuszał pracę w biurze.

Dziś pytanie, dziś wdrożenie

Ośrodek Zdrowia po wykonanej analizie obejmującej możliwości oprogramowania w stosunku do potrzeb w zakresie m.in.: konsekwentności planu kont, możliwości generowania wybranego rodzaju informacji oraz w świetle polityki rachunkowości przystąpił do wdrażania programu. Od pierwszego kontaktu do wdrożenia minął niespełna miesiąc. Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma Computer Center.

We wdrożeniu wykorzystano moduły: Kasa/Bank, Księga Handlowa oraz Płace i Kadry Plus. W analizie potrzeb Ośrodka Zdrowia w Konopiskach przydatne były takie funkcje jak: opis analityczny, mechanizm definiowania automatów księgowych, stosowanie kluczy podziałowych (w tym kluczy kont), definiowanie rozdzielników dla list płac, nieograniczone poziomy kont analitycznych, definiowanie własnych słowników dla poszczególnych analityk, mechanizm atrybutów. Teraz system obsługuje wszystkie nowe OPK.

Efektywność wzrosła o 30%

W tym wdrożeniu wymagany był rozbudowany plan kont, który po odpowiednim uszczegółowieniu został zaczytany do bazy automatycznie – z wykorzystaniem migratora, dostarczonego przez Comarch. Plan kont składa się teraz z 200 syntetycznych kont księgowych. 

W module Płace i Kadry Plus po ustaleniu i przypisaniu pracowników do konkretnych wydziałów ustanowiono opisy analityczne – pozwalające przypisać pracowników do kilku stanowisk pracy. Pozwoliło to na automatyczne księgowanie wynagrodzeń. Dzięki modułowi kadrowo-płacowemu zautomatyzowano naliczanie dodatków - jak np. premii, dodatków stażowych itp. Przyspieszyło to czas sporządzania i naliczania złożonych list płac o około 70 procent. Natomiast o 30 procent udało się zwiększyć efektywność w całym obszarze księgowości.

Praca w zarządzaniu zasobami ludzkimi i rachunkowości odbywająca się z użyciem programu Comarch ERP Optima oferuje m.in. zgodność z obowiązującymi przepisami pracy, wsparcie wymagań nowego rachunku kosztów i wykorzystanie ponad 20 różnych automatów księgowych.

Wejście w Krajowy System e-Faktur

Elastyczność Comarch ERP Optima pozwoliła w Ośrodku Zdrowia w Konopiskach na sprawną automatyzację wymaganych zaleceń Ministerstwa Zdrowia w sprawie standardu rachunku kosztów dla podmiotu leczniczego.

Obecnie przed tysiącami przedsiębiorstw w Polsce kolejne modyfikacje, jeśli nie wręcz rewolucje: wejście w Krajowy System e-Faktur. Comarch ERP Optima już jest gotowy na integrację z KSeF.