Wdrożenie Comarch ERP XL jako przełomowy krok dla Serpol-Cosmetics

Mało kto zastanawia się, jak wygląda produkcja ich ulubionego szamponu, mydła w płynie czy kremu nawilżającego. A dane potrafią być zaskakujące: 28 gniazd produkcyjnych, ponad 16 000 miejsc paletowych w magazynach i nawet 10 mln kg wytworzonych produktów w miesiącu – wszystko dzięki operacjom firmy Serpol-Cosmetics. Wdrożenie systemu Comarch ERP XL dodatkowo usprawniło działanie przedsiębiorstwa. 

O Serpol-Cosmetics

Serpol-Cosmetics jest polską firmą specjalizującą się w produkcji kosmetyków, chemii gospodarczej, a także opakowań z tworzyw sztucznych typu PET i doypack.

Na przestrzeni 20 lat działalności przedsiębiorstwo stało się wiodącym producentem i dostawcą na rynkach krajowych oraz zagranicznych – wszystko dzięki implementacji nowoczesnych technologii i receptur opracowywanych we własnym laboratorium.

Dzisiaj Serpol-Cosmetics jest obecny w ponad 30 krajach w Europie i Azji. Firma współpracuje z popularnymi sieciami handlowymi oraz dystrybutorami w zakresie produkcji wyrobów sektora marek własnych.

Wyzwania IT w firmie Serpol-Cosmetics

System niespełniający potrzeb rosnącej firmy

Firma Serpol-Cosmetics korzystała już wcześniej z systemu ERP, jednak stosowane rozwiązanie było niewystarczające funkcjonalnie. Oprogramowanie zaczęło więc spełniać rolę „zbiornika danych”, a nie narzędzia usprawniającego działalność przedsiębiorstwa. Największe braki w funkcjach dla użytkowników to m.in.:

• brak narzędzi wspierających produkcję – dział IT firmy starał się na własną rękę rozwiązać ten problem, pisząc autorskie programy;
• niewystarczające wsparcie dla sprzedaży i zamówień, w tym brak obsługi elektronicznej wymiany dokumentów (EDI) – kluczowa kwestia przy współpracy z sieciami handlowymi;
• brak elastyczności systemu ERP – dział IT wymagał narzędzi do samodzielnej administracji, otwartych na integracje z własnymi rozwiązaniami.

Brak odpowiednich narzędzi dla pracowników

Serpol-Cosmetics zależało na nowym systemie ERP, który przyspieszy działania biznesowe i umożliwi pracownikom skrócenie obsługi spraw kadrowo-płacowych oraz obiegu dokumentów. Takie innowacyjne rozwiązanie miało za zadanie:

• udostępnić pracownikom informacje o urlopach, wynagrodzeniach, grafikach i bieżących wydarzeniach w przedsiębiorstwie;
• wspierać administrację i księgowość w obsłudze korespondencji firmowej i dokumentów kosztowych;
• umożliwiać sprawną akceptację i weryfikację w procesie tworzenia ofert handlowych;
• obsługiwać wewnętrzne procesy premiowe i zapotrzebowania.

Problemy z bieżącym wsparciem i serwisem

Przedsiębiorstwo borykało się z brakiem odpowiednich zasobów i niewystarczającej wiedzy o specyfice branży od dotychczasowego partnera, a także z długimi oczekiwaniami na reakcję i serwis. Z tego względu Serpol-Cosmetics poszukiwał nowego dostawcy, który:

• zapewnia wysoką jakość i szybki czas reakcji na zgłoszenia serwisowe;
• dysponuje odpowiednią ilością konsultantów, którzy mogliby wspierać firmę na różnych etapach i w różnych obszarach;
• ma referencje i doświadczenie w branży produkcji kosmetycznej;
• dysponuje własnym działem programistycznym, który mógłby odpowiedzieć na niestandardowe potrzeby.

Brak integracji systemu ERP z autorskim systemem na produkcji

Poszukiwania nowego dostawcy systemów ERP opierały się na kryterium nowoczesności i funkcjonalności oferowanego produktu, a także możliwości jego integracji z autorskimi rozwiązaniami działu IT do zarządzania liniami produkcyjnymi. Dotychczas stosowany system nie obsługiwał produkcji i nie miał możliwości pełnej integracji, która pozwalałaby na:

• dwustronną wymianę informacji pomiędzy systemem ERP a rozwiązaniem na produkcji (na poziomie SQL);
• zakładanie technologii po stronie ERP oraz ewidencję w systemie wewnętrznym;
• rozliczanie w systemie ERP zleceń na podstawie informacji zebranych w systemie wewnętrznym;
• generowanie w ERP dokumentów magazynowych przed rozpoczęciem i po zakończeniu realizacji w systemie wewnętrznym.

Droga do celu z Comarch ERP XL

Do realizacji projektu wybrano sprawdzonego, polskiego producenta z odpowiednim kapitałem – Comarch. Oprogramowanie Comarch ERP XL to modułowy, zintegrowany i kompleksowy system, który płynnie dopasowuje się do zmian w przepisach.

Ambitny i kompetentny zespół IT w Serpol-Cosmetics znacznie ułatwił implementację naszych rozwiązań. Wdrożenie było płynne dzięki przygotowaniu sprzętowemu i zespołowemu, a informatycy klienta brali aktywny udział w procesie uruchamiania systemu oraz przeszkolenia administratorów. Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma Infortes.

Implementacja została podzielona na kilka mniejszych etapów. Zakres uruchamianych modułów obejmował m.in. Administrację, Sprzedaż, Zamówienia, Import, Księgowość, Płace i Kadry czy Produkcję. W ramach projektu wdrożono funkcjonalności takie jak:

• obsługa zamówień sprzedaży od odbiorców,
• generowanie ofert sprzedaży na potrzeby realizacji promocji handlowych,
• wysyłanie danych przez Comarch EDI z sieciami handlowymi,
• obsługa wydań zewnętrznych – eksportowych (WZE),
• faktury sprzedaży (także w języku angielskim),
• planowanie i ewidencja wysyłek,
• określanie parametrów wysyłek i transportu z wykorzystaniem zdefiniowanych atrybutów,
• tworzenie dokumentów CMR (międzynarodowy list przewozowy) potwierdzających warunku wysyłki,
• kompleksowe wsparcie zakupów i zaopatrzenia,
• zarządzanie produkcją.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

System zarządzania zasobami ludzkimi był jednym z kluczowych obszarów podczas wyszukiwania odpowiedniego dostawcy rozwiązania ERP. Dzięki staraniom Comarch system obsługuje ponad 700 pracowników, różne formy zatrudnienia i naliczania wynagrodzeń oraz niestandardowe składniki płacowe i systemy premiowe.

Automatyzacja obiegu dokumentów

Firma Serpol-Cosmetics borykała się również z problemami z komunikacją pomiędzy poszczególnymi działami. Implementacja modułu Comarch DMS oraz repozytorium dla blisko 30 stanowisk skutecznie usprawniły komunikację w przedsiębiorstwie.

Początkowo uruchomiono 5 procesów, ale administratorzy systemu zostali przeszkoleni z możliwości samodzielnego dodawania kolejnych. Przygotowane obiegi obejmują identyfikację każdego dokumentu na każdym etapie, zatem operator bez problemu może prześledzić jego ścieżkę.

Korzyści po wdrożeniu

• Szybsza obsługa najważniejszych obszarów w firmie.
• Dostosowanie do obowiązujących i nowych przepisów.
• Skrócenie obsługi dokumentów i wewnętrznych procesów organizacyjnych.
• Usprawnienie procesów produkcyjnych i integracja z autorskim rozwiązaniem klienta.
• Szybki dostęp do najważniejszych raportów i analiz.
• Zwiększenie bezpieczeństwa i jakości serwisu.

- Implementacja systemu Comarch ERP XL stanowiła przełomowy krok dla naszej firmy, umożliwiając efektywną integrację z naszym systemem do zarządzania liniami produkcyjnymi. Dzięki tej integracji uzyskaliśmy pełną synchronizację procesów produkcyjnych, co zaowocowało znacznym wzrostem wydajności i redukcją kosztów operacyjnych - mówi Mateusz Zygaj, specjalista ds. IT i kierownik projektu.

Nowoczesne i kompleksowe rozwiązania Comarch są odpowiedzią na wyzwania IT, które ograniczały efektywność działania Serpol-Cosmetics. System Comarch ERP XL umożliwił szybszą obsługę kluczowych obszarów działalności, usprawnił procesy zarządzania produkcją oraz zintegrował systemy wewnętrzne z autorskimi rozwiązaniami wewnętrznego działu IT. Firmy poszukujące kompleksowych i elastycznych rozwiązań informatycznych mogą zatem wzorować się na doświadczeniu Serpol-Cosmetics, wykorzystując potencjał nowoczesnych technologii dla swojego rozwoju oraz sukcesu na rynku.

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL