Co ma wspólnego Elizabeth Taylor z systemem, który prowadzi za rękę? – wdrożenie Comarch ERP XL u producenta kosmetyków PAESE

W filmie „Sierpień w hrabstwie Osage” z 2013 roku jest taka scena: Violet, grana przez Meryl Streep, pyta swoją córkę Ivy, czemu ta nie robi sobie makijażu. Ivy niepewnie odpowiada: A czy ja potrzebuję makijażu? Na co Violet oznajmia: „Wszystkie kobiety potrzebują makijażu. Jedyną kobietą, która była na tyle ładna, że mogła się bez niego obejść, była Elizabeth Taylor – a i tak nosiła go tonę”. O ile to, czy każda kobieta potrzebuje makijażu, jest kwestią subiektywną, to przywołanie nazwiska Taylor w kontekście makijażu jest jak najbardziej zasadne – i nie chodzi tylko o to, że Taylor faktycznie nigdy nie pokazywała się bez makijażu, ale to przecież właśnie ona wcieliła się w rolę Kleopatry, słynącej i z urody, i z umiejętności jej podkreślania. W starożytnym Egipcie, na 4 tys. lat przed narodzinami Chrystusa, urodę podkreślały zarówno kobiety, jak i mężczyźni – rysując wokół oczu czarne kreski, by nadać im kształt migdału, a na powieki nakładając niebieskie i zielone cienie wykonane z azurytu i malachitu.

Od tego czasu, w zakresie technologii wytwarzania kosmetyków upiększających zmieniło się – rzecz jasna – niemal wszystko, jednak cel ich stosowania pozostał ten sam.

Cienie podbijają świat

Parafrazując słowa Coco Chanel: „Jeśli jesteś smutna nałóż więcej szminki i atakuj” – krakowska firma Euphora postanowiła wyprodukować szminkę i „zaatakować”… rynek. Od 2008 roku wytwarza i sprzedaje pod marką PAESE kosmetyki do makijażu: tusze, cienie do powiek, podkłady, pomadki, kredki do oczu i wiele innych. I mimo że w branży tej panuje ostra konkurencja, firmie udało się przebić poza granice Polski i zaoferować swoje produkty klientkom w 40 krajach na 5 kontynentach (póki co nie są one dostępne jedynie na Antarktydzie).

Jednak aby móc dalej skutecznie „atakować”, Euphora musiała najpierw rozwiązać kilka zasadniczych problemów, blokujących jej rozwój, wśród których znalazły się m.in.: trudności związane  nadzorem i śledzeniem partii produktów w rozproszonych systemach, pracochłonność przygotowywania  zaawansowanych analiz finansowych czy niewystarczająca kontrola stanów i lokalizacji w magazynach. W tym celu postanowiono wdrożyć – przy pomocy firmy Infortes z Wrocławia – system Comarch ERP XL z całą paletą modułów – począwszy od Produkcji, Zamówień i Sprzedaży poprzez Księgowość i Środków trwałe, na platformie internetowej sprzedaży B2B i analizach Business Intelligence kończąc, a właściwie nie kończąc, gdyż wdrożono również kilka modułów przeznaczonych specjalnie dla branży kosmetycznej autorstwa Infortes. – Bez tego systemu dalszy rozwój firmy nie byłby możliwy, nie bylibyśmy w stanie nadal rosnąć, nadal zwiększać swojej produkcji, nadal zapewniać jakości naszym produktom – uważa Przemysław Ząbek, manager w Euphorze.

Zarządzanie cyklem życia produktu

Produkcja kosmetyków wymaga niemałego zaplecza surowcowego i laboratoryjnego. Wymaga też aptekarskiej dokładności i zachowania szczególnej higieny. Dzięki integracji Comarch ERP XL z aplikacją MES,rola pracownika linii produkcyjnej kosmetyków PAESE sprowadza się obecnie do wypełniania poleceń płynących z systemu, wyświetlanych na ekranach dotykowych (brak klawiatur to nie tylko wygoda, ale i lepsza higiena), co niemal do zera minimalizuje ryzyko pomyłek. System po prostu do nich nie dopuszcza – tym bardziej że jest sprzężony z wagami, zatem nie jest możliwe naważenie zbyt dużej lub zbyt małej ilości któregoś z surowców, a także ze skanerami etykiet – nie ma więc mowy o dodaniu nieodpowiedniego składnika receptury czy składnika z dłuższym terminem ważności, jeśli w magazynie znajduje się taki z krótszym terminem. Ponadto MES automatycznie przypomina o dobiegającej końca dacie ważności próbek w laboratorium czy specjalnych wymaganiach BHP przy pracy z danym składnikiem,

– Nasze branżowe know-how oraz gotowe aplikacje dla branży kosmetycznej doskonale uzupełniają system Comarch ERP XL – zapewnia Piotr Mazurek z firmy Infortes. – Naszymi klientami z pokrewnych branż są także firmy produkujące suplementy diety oraz leki.

Koniec z papierami

Zasadniczo produkcja odbywa się na podstawie ustalonych stanów minimalnych, ale ważną jej częścią są zamówienia zagraniczne oraz zamówienia private label dla innych marek. Przed wdrożeniem Comarch ERP XL cała dokumentacja produkcyjna była przechowywana w formie papierowej, a zlecenia produkcyjne – około 800 miesięcznie – wystawiane były ręcznie i to właśnie z tego powodu zdarzały się w nich błędy (wedle obliczeń firmy papierkowa robota pochłaniała aż 10 proc. efektywnego czasu pracy pracowników…). Dziś, zlecenia są wystawiane w systemie i w nim też przechowywane są wszystkie dokumenty, włącznie z raportami dotyczącymi sprzedaży, produkcji i stanów magazynowych, generowanymi przez Business Intelligence (BI). Istotnym wsparciem jest generowanie planów zaopatrzenia w surowce, co przy rozbudowanej ofercie produktowej jest nie lada wyzwaniem.

W niedalekiej przyszłości, aby usprawnić proces obiegu dokumentów elektronicznych, krążących w korespondencji mailowej, firma ma zamiar wzbogacić ERP XL o Comarch DMS.

Kontrola i obsługa pracownika

Euphora prowadzi sprzedaż wielokanałową, także poprzez sieć sklepów firmowych oraz na wyspach zlokalizowanych w galeriach handlowych i na dworcach. Dzięki wdrożeniu mobilnego systemu sprzedaży Comarch, zainstalowanego na tabletach obsługiwanych przez sprzedawców  w tychże punktach, kierujący firmą mają szybki dostęp do pełnej informacji o ich stanach magazynowych (przy okazji wyeliminowane zostały pomyłki w zamówieniach). Z kolei franczyzobiorcom i klientom eksportowym wygodne składanie zamówień umożliwia Comarch B2B – internetowa platforma sprzedaży dla klientów biznesowych.

Firma zatrudnia też przedstawicieli handlowych, nad których pracą – za sprawą modułu Mobilna Sprzedaż – zarządzający uzyskali pełniejszą kontrolę: nie tylko mogą obserwować, jaką trasę pokonują i jak organizują sobie czas, ale też widzą, jak prowadzone są działania sprzedażowe na danym obszarze. Natomiast handlowcy z poziomu smartfona mają teraz nieograniczony miejscem czy porą dnia dostęp do katalogu produktów i wszelkiego rodzaju dokumentów, a używając aplikacji Comarch HRM zarówno oni, jak i pozostali pracownicy mogą składać wnioski urlopowe czy załatwiać inne sprawy z działem kadrowym.

Wdrożenie Comarch ERP XL zostało sfinansowane częściowo z unijnej dotacji na działalność laboratorium, a częściowo w formie leasingu oprogramowania.

Zobacz demo sysemu Comarch ERP XL