Ciąg dalszy wdrożenia PPK, czyli o terminach, wpłatach i obowiązkach związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi

Wdrożenie PPK w małych i średnich firmach

PPK to obowiązujący od 2019 r. dobrowolny system długoterminowego oszczędzania, którego głównym celem jest zwiększenie bezpieczeństwa finansowego osób zatrudnionych. Zgodnie z jego założeniem, uczestnicy PPK – po osiągnięciu 60. roku życia, a w niektórych przypadkach i pod określonymi warunkami również wcześniej – będą mogli wykorzystać środki zgromadzone przez lata uczestnictwa w tym programie. 

U dużych przedsiębiorców, zatrudniających co najmniej 250 osób, Pracownicze Plany Kapitałowe funkcjonują już niemal od roku.

Przedsiębiorstwa, które zatrudniały co najmniej 50 osób, według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r., jeszcze przed pojawieniem się COVID-19 zobligowane były do zawarcia umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK odpowiednio w kwietniu i maju 2020 r. Terminy te uległy jednak przesunięciu w związku z ogłoszoną pandemią.

Obecnie pracodawcy, którzy:

• zatrudniali co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. (tzw. II etap)
• zatrudniali co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. (tzw. III etap)

zobligowani są do:

• zawarcia umowę o zarządzanie PPK najpóźniej do 27 października 2020 r.,
• zawarcia umowy o prowadzenie PPK najpóźniej do 10 listopada 2020 r.

Jak podaje Polski Fundusz Rozwoju (PFR), który sprawuje nadzór nad wdrożeniem PPK, etap drugi i trzeci łącznie obejmie 78 tys. firm oraz 3,7 mln pracowników.

Dla kogo jest PPK?

Spektrum potencjalnych beneficjentów PPK jest dość szerokie i wcale nie ogranicza się tylko do pracowników. PPK mogą zostać objęte również:

• osoby wykonujące pracę nakładczą,
• osoby zatrudnione w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowę agencyjną, umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług),
• członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji.

Rezygnacja z PPK

Warto mieć na uwadze, że PPK jest systemem dobrowolnym, a jego uczestnik może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej swojemu pracodawcy w formie pisemnej. Po otrzymaniu takiej deklaracji pracodawca powinien niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, poinformować o tym instytucję finansową.

Złożenie rezygnacji jest skuteczne przez okres czterech lat – po ich upływie następuje automatyczne, ponowne zapisanie pracownika do programu, chyba że ponownie przedłoży deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat. Co istotne, pracownik może w każdym czasie ponownie zapisać się do programu.

Warto wiedzieć, że nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK przez pracodawcę lub osoby działające z jego inicjatywy jest zagrożone karą grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym.

Wpłaty do PPK – ile wynoszą?

Głównym założeniem PPK jest to, że do budowanego przez niego w ramach PPK kapitału dokłada się pracodawca i państwo. Łącznie na „konto” uczestnika PPK składają się wpłaty dokonywane z trzech różnych źródeł:

• od pracodawcy,
• od samego pracownika,
• z budżetu państwa.

Zarówno uczestnik PPK, jak i podmiot, który go zatrudnia, mogą, poza obligatoryjnymi wpłatami podstawowymi, uiszczać także nieobligatoryjne wpłaty dodatkowe. W praktyce zdarza się, że pracodawcy decydują się na odprowadzanie wpłat dodatkowych jako swojego rodzaju benefit dla pracowników, tym bardziej, że wysokość wpłat dodatkowych może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązującego u pracodawcy. Tym sposobem PPK staje się dla podmiotu zatrudniającego nie tylko obowiązkiem, ale i narzędziem, które może motywować pracowników.

Wysokość wpłat podstawowych i dodatkowych przedstawia poniższa tabela:

* Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2020 r. –3120,00 zł).

Co istotne, zarówno pracodawca jak i pracownik mogą swobodnie zmieniać wysokość wpłat dodatkowych lub zrezygnować z ich dokonywania.

Dodatkowo, konto uczestnika PPK, który oszczędza przez co najmniej 3 miesiące, jednorazowo zasili państwo, dokonując wpłaty powitalnej w wysokości 250 zł. W kolejnych latach oszczędzający może liczyć na dopłaty roczne z Funduszu Pracy w wysokości 240 zł, o ile spełnione zostaną określone w przepisach przesłanki, dotyczące wysokości dokonywanych w danych roku wpłat podstawowych i dodatkowych. 

Czym się kierować, wybierając instytucję finansową?

Aby wdrożyć PPK w firmie, przede wszystkim konieczne jest dokonanie wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Pracodawca nie ma jednak całkowitej swobody w dokonaniu wyboru – przepisy ustawy wskazują wyraźnie, jaki kryteriami należy się kierować. Podczas selekcji konieczne jest zweryfikowanie:

• oceny proponowanych warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
• efektywności w zarządzaniu aktywami,
• posiadanego doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Ewidencja PPK

Obecnie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK można dokonać spośród listy 20 podmiotów wpisanych do tzw. Ewidencji PPK, którą prowadzi PFR. Możliwość wyboru instytucji finansowej jedynie spośród pomiotów figurujących w Ewidencji PPK ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa i pewności obrotu środkami w ramach PPK. W Ewidencji mogą się bowiem znaleźć jedynie podmioty, które spełniają wymóg minimalnego, co najmniej 3-letniego doświadczenia w zakresie zarządzania funduszami, posiadają kapitał własny w wysokości co najmniej 25 000 000 zł.

Zobacz, z którymi instytucjami finansowymi zintegrowana jest aplikacja Comarch PPK, co pozwala na automatyczną wymianę danych i szybszą obsługę procesów>>>

„Moje PPK” z pomocą dla pracodawców

Na dedykowanej stronie internetowej poświęconej PPK publikowane są materiały pomocnicze dla pracodawców i pracowników. Zainteresowani znajdą tam m.in. cyklicznie aktualizowane zestawienie średnich opłat za zarządzanie funduszami instytucji finansowych, dzięki którym pracodawcy mogą zweryfikować, która instytucja oferuje najniższe opłaty za prowadzenie PPK. W praktyce wielu pracodawców, rozważając wybór podmiotu zarządzającego PPK, bierze pod uwagę także analizy rynkowe poszczególnych funduszy zdefiniowanej daty, aczkolwiek, biorąc pod uwagę relatywnie krótki okres funkcjonowania PPK oraz perturbacje rynkowe związane z pandemią SARS-COV-19, nie są to w pełni miarodajne dane.

Warto wiedzieć, że każda instytucja finansowa posiada swój profil na portalu „Moje PPK”, gdzie opublikowane są m.in. oferty, broszury informacyjne oraz inne materiały, które mogą ułatwić proces dokonania wyboru.

Pracodawca nie wybierze sam

To jednak nie wszystko. Dokonując wyboru, konieczne jest także uwzględnienie najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych. W tym zakresie z pomocą przychodzi kolejny wymóg stawiany pracodawcy w ustawie o PPK – mianowicie – wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK, dokonuje się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma (co jest często spotykane w przypadku małych i średnich firm) – z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Co istotne, przepisy prawa nie regulują trybu wyłonienia reprezentacji osób zatrudnionych. Tym niemniej, z perspektywy oceny prawidłowości dokonania wyboru wskazane jest, aby wszystkie osoby zatrudnione, które są potencjalnymi uczestnikami PPK (a zatem nie tylko pracownicy, ale i też m.in. osoby zatrudnione w oparciu o umowy cywilnoprawne, itp.) miały możliwość oddania głosu na preferowanego reprezentanta. Przepisy nie określają także, ile osób powinna liczyć wyłoniona reprezentacja – wydaje się jednak, że powinny to być co najmniej dwie osoby.

Choć przepisy ustawy nie określają tego wprost, wskazane jest, aby porozumienie pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową zostało zawarte w formie pisemnej, tak, aby pracodawca dysponował dowodem na spełnienie warunku wspólnego wyboru instytucji finansowej.

Co po zawarciu umów?

Po dokonaniu wyboru pomiotu, który będzie zarządzał PPK w firmie, przychodzi czas na faktyczne obliczanie i pobierane przez pracodawców wpłat, co powinno następować w terminie wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Następnie pracodawca zobowiązany jest do przekazania ich instytucji finansowej – w terminie do 15 dnia następnego miesiąca.

Co istotne, wpłat dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. W praktyce oznacza to po prostu, że pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone i pobrane od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK.

Koronawirus a PPK

Ustawa o PPK zawiera katalog przesłanek, których wystąpienie zwalnia pracodawcę z obowiązku dokonywania wpłat do PPK. Są nimi:

• wprowadzenie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu, o których mowa w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy,
• niewypłacalność pracodawcy,
• zaprzestanie lub ograniczenie prowadzenia działalności gospodarczej na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników.

Mimo, że na podstawie tzw. Tarczy Antykryzysowej możliwe jest wprowadzenie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ukierunkowanego na ochronę miejsc pracy, przepisy ustawy o PPK nie odnoszą się wprost do możliwości zawieszenia dokonywania wpłat z uwagi na wystąpienie negatywnych następstw COVID-19.

Tym niemniej, zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez PFR, wpłaty nie są finansowane również wtedy, gdy przestój ekonomiczny albo obniżony wymiar czasu pracy został wprowadzony na podstawie Tarczy Antykryzysowej. Warto jednak mieć na uwadze, że w praktyce nie ma podstawy prawnej, która regulowałaby tę kwestię w sposób jednoznaczny, a ewentualne zawieszenie dokonywania wpłat przez przedsiębiorców zmagających się z negatywnymi skutkami pandemii wymaga indywidualnej analizy.

Pora na wdrożenie

Termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK mija już 27 października 2020 r. zatem warto zintensyfikować działania ukierunkowane na wdrożenie w swojej firmie PPK – za niedopełnienie tego obowiązku grozi bowiem kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym.

Edyta Defańska-Czujko, prawnik, menadżer w zespole prawa pracy, CRIDO Legal
Marta Borówka, prawnik, CRIDO Legal

Aplikacja Comarch PPK zintegrowana
jest z 4 TFI