Wygodny system u producenta materacy

Wdrożenie systemu ERP to często kluczowy etap w rozwoju przedsiębiorstwa. Producenci muszą sprostać wielu wyzwaniom, takim jak różnorodność produktów, sezonowość sprzedaży i wysokie oczekiwania Klientów. EMBE sp. z o.o., producent materacy SENNA, nie był wyjątkiem. W obliczu rosnącej konkurencji i coraz bardziej wymagających Klientów, firma podjęła decyzję o wdrożeniu nowoczesnego systemu ERP.

EMBE sp. z o.o. jest dynamicznie rozwijającą się firmą specjalizującą się w dystrybucji wysokiej jakości materacy marki SENNA. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i głębokiej znajomości rynku, oferują Klientom szeroki wybór produktów, dostosowanych do indywidualnych potrzeb. Rozbudowana sieć sprzedaży obejmująca sklep internetowy sennamaterace.pl oraz sklepy stacjonarne, potrzebują jednak wsparcia, które pozwoli firmie zapewnić sprawne zarządzanie asortymentem i terminowe realizacje zamówień. W odpowiedzi na rosnące wymagania rynku, wdrożono system Comarch ERP Optima, który usprawnia procesy biznesowe i wspiera nas w osiąganiu jeszcze większej efektywności.

Wyzwania – sytuacja wyjściowa

Firma EMBE zgłaszała potrzebę obsługi magazynu, sprzedaży detalicznej oraz usprawnienia w zakresie przepływu informacji z biurem rachunkowym. Biuro rachunkowe obsługujące Klienta pracuje na oprogramowaniu Comarch, więc implementacja ERP Optima była rozwiązaniem dopasowanym do się na oprogramowanie Comarch ERP Optima w Chmurze Enterprise. Oprogramowanie ERP Optima, dzięki modułowej budowie może zostać wdrożone w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach z wielu branż. Ponadto system posiada także wersje dedykowaną biurom rachunkowym.

Przed wprowadzeniem systemu firma mierzyła się z:

• problemami z zarządzaniem stanami magazynowymi,
• brakiem możliwości pracy zdalnej,
• utrudnioną i czasochłonną wymianą danych z biurem rachunkowym.

Przebieg wdrożenia i korzyści

Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma Graphcom, a sam proces, który pozwolił na rozpoczęcie pełnej obsługi sprzedaży oraz gospodarki magazynowej, zajął 6 tygodni.

Import towarów wraz ze stanem magazynowym

Poprawne wprowadzenie danych o towarach było kluczowe z uwagi na szeroki zakres oferowanego asortymentu. Dedykowane narzędzie od Comarch pozwoliło na masowy import kilku tysięcy zróżnicowanych towarów. Dzięki takiemu rozwiązaniu Klient uniknął czasochłonnego, a co za tym idzie, kosztownego procesu wprowadzania danych ręcznie. Migracja stanów magazynowych pozwoliła na kontynuacje działania przy przejściu na nowe oprogramowanie magazynu, bez zaburzania ilości dostępnych towarów.

Oznaczenie specyfikacji poszczególnych towarów

Charakterystyka sprzedawanego asortymentu wymagała oznaczania poszczególnych towarów certyfikatami medycznymi. Zastosowanie atrybutów towarów umożliwiło oznaczanie towarów odpowiednimi parametrami. Atrybuty podnoszą możliwości analityczne oraz możliwości filtrowania towarów na listach. Zdefiniowane parametry mogą być umieszczane na wydrukach dokumentów generowanych w Comarch ERP Optima.

Współpraca z biurem rachunkowym

Comarch jako jeden z priorytetowych kierunków rozwoju obrał współpracę biur rachunkowych z Klientami pracującymi na oprogramowaniu Comarch. Dzięki funkcji Internetowej Wymiany Danych, biuro rachunkowe ma możliwość pobierania dokumentów od Klientów, bez konieczności żmudnego przewożenia dokumentów papierowych lub przesyłania e-maili z dokumentami. Dzięki zaszyfrowaniu przesyłanych dokumentów oraz zabezpieczeniom serwera, użytkownik ma pewność ze jego poufne dane są przesyłane bez modyfikacji oraz w pełni bezpiecznie. W procesie wdrożenia funkcji Internetowej Wymiany Danych wsparto biuro rachunkowe, co przełożyło się na korzyści zarówno dla EMBE, jak i dla biura rachunkowego.

Podłączenie drukarki fiskalnej online

W celu uszczelnienia systemu podatkowego oraz walki z luką VAT, przepisy prawne nakładają obowiązek rejestrowania sprzedaży na drukarkach fiskalnych online dla kolejnych branż. 

Optima oferuje możliwość połączenia z wieloma modelami drukarek fiskalnych, a w związku ze zmianami w przepisach, dochodzą możliwości łączenia z kolejnymi modelami drukarek fiskalnych online. Wdrożenie drukarki fiskalnej online zapewniło w Embe, poza zgodnością z regulacjami prawnymi, możliwość przenoszenia form płatności, oznaczenia operatora oraz umieszczanie numeru NIP na dokumencie sprzedaży.

Wykorzystanie możliwości Chmury Comarch

Wybór Comarch ERP Optima w Chmurze Enterprise zapewnił zdalny dostęp do programu oraz umożliwił pracę z wielu lokalizacji na wspólnej bazie danych. Firma Embe zyskała bezpieczne i elastyczne rozwiązanie w chmurze, dostosowane do rozwijających się potrzeb.

– Dzięki wdrożeniu Comarch Optima udało się przyspieszyć powtarzalne procesy związane z fakturowaniem. Weryfikacja białej listy podatników, weryfikacja statusu VAT oraz podpowiadanie danych kontrahenta z bazy GUS przyspieszyło codzienną pracę i zminimalizowało błędy ludzkie – podsumowuje Maciej Graczyk, Prezes firmy Embe sp. z o.o.

Wdrożenie Comarch ERP Optima w Chmurze Enterprise w Embe pozwoliło na usprawnienie działania w wielu obszarach. Szybka realizacja zamówień, dostępność pełnej informacji o produktach oraz możliwość śledzenia statusu zamówienia online to tylko niektóre z korzyści, które doceniają klienci firmy. Poprawa jakości obsługi przekłada się na zwiększenie lojalności klientów i wzrost sprzedaży.