Detale, metale oraz wiele zalet, czyli Comarch ERP XL w firmie El-Box

Celem wdrożenia systemu ERP nie jest wyizolowana zmiana programu do zarządzania firmą , ale jest nim całościowa poprawa kondycji przedsiębiorstwa. Kompleksowa infrastruktura IT pracuje w zgodzie z przyjętą  filozofią zarządzania i po części ją determinuje. W konsekwencji cyfrowa transformacja firmy jest okazją do rewizji przyzwyczajeń, w celu optymalizacji codziennego działania. Taka sytuacja miała miejsce w firmie El-Box, która – przy okazji wdrożenia systemu Comarch ERP XL – zredefiniowała swój operacyjny model działania, pomimo że wielu uznałoby istniejący model za wydajny. 

El-Box to rodzinna firma z trzydziestoletnią tradycją, która specjalizuje się w kontraktowej produkcji w zakresie obróbki blach i profili. Oznacza to, że produkty firmy są indywidualnymi projektami dostarczanymi zarówno w niewielkich seriach od 1-10 szt. jak i wielkoseryjnymi w ilości ponad 10 000 szt.  Produkcję cechuje duża zmienność oraz stosunkowo krótki horyzont planowania. Istotnym dla ekonomiki działania firmy jest elastyczność, szybki termin realizacji zlecenia oraz wysoka jakość produkowanych detali, co wspiera nowoczesny park maszynowy światowych producentów maszyn do obróbki blachy.

Detale i metale

W firmie El-Box procesy, także IT, funkcjonowały na dobrym poziomie: poczynając od wszystkich najważniejszych ewidencji, poprzez komputery na hali produkcyjnej i kalkulacje wyrobów, a skończywszy na klasycznym podejściu do księgowości oraz kadr i płac. Właściciele doszli jednak do wniosku, że warto wdrożyć system ERP, który uporządkuje i zintegruje pracę w różnych obszarach. Wśród powodów, które stały za tą decyzją, poza naturalną dynamiką rozwoju przedsiębiorstwa, można wymienić:

• pracochłonność ofertowania (ponad sto wycen detali dziennie!),
• nieprawidłowe określenie oczekiwanego przez klienta produktu,
• konieczność kilkukrotnego produkowania próbek,
• trudności z wdrożeniami nowych inżynierów do kalkulowania cen produktów,
• możliwość przyjmowania zamówień na produkty niemożliwe do wytworzenia (kiedy materiał nie nadaje się do wykorzystania w danym celu – np. dany rodzaj blachy może fizycznie nie wytrzymać projektowanego zgięcia),
• nieporozumienia w interpretacji ceny (np. tworzenie kalkulacji dla zamówienia na tysiąc sztuk, podczas gdy klient chce tylko jedną),
• trudność kategoryzowania wyrobów, bo każdy jest wyjątkowy, spersonalizowany i wynikająca z tego trudność analizowania sprzedaży według kategorii,
• kwestia ceny.

I ta ostatnia okazała się, w toku przeprowadzonego przez firmę partnerską Comarchu, OrderSoft, najistotniejsza. Wdrożenie oprogramowania było bowiem elementem realizacji koncepcji osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. System informatyczny miał pomóc w precyzyjnej kalkulacji ceny wyrobów, do czego znacząco przyczynił się Comarch ERP XL.

Rosnąca liczba zalet

O wyborze systemu Comarch zadecydowało kilka czynników. Głównym z nich była kompleksowość systemu, który był w stanie obsłużyć wszystkie procesy nawet w tak zaawansowanym organizmie jak El-Box. Pozytywnie oceniono także poszczególne moduły, ich powiązania i transparentność informacji.

Tego rozległego wdrożenia dokonano od października 2020 do października 2021 w kilku etapach – kolejno wdrażano księgowość i DMS, moduły logistyczne, produkcję i MES. W każdym z tych etapów proces wdrożenia programu potraktowano jako środek realizacji celu podstawowego, czyli realizacji idei kompleksowego usprawnienia działalności firmy.

Podczas wdrożenia księgowości zaktualizowano struktury przedsiębiorstwa, przemyślano zasady ewidencji, wykorzystano automatyzację, ponownie przydzielono zakresy obowiązków, wprowadzono nowe zasady związane z płynnością finansową i zdefiniowano obiegi akceptacji dokumentów. W efekcie wdrożenia uwolniono ok. 250h miesięcznie automatyzując wykonywane wcześniej ręcznie czynności.

Decyzja o wdrożeniu księgowości w pierwszym kroku była przemyślana i w pełni uzasadniona. Staranne przygotowanie baz kontrahentów i innych ewidencji oraz najważniejsze: zbudowanie świadomości logiki nowego systemu w zespole finansowym okazało się bardzo pomocne.  Na moment pełnego wdrożenia procesów logistycznych jak i produkcji, zrealizowanie tego pierwszego kroku,  pozwoliło to zachować kontrolę zgodności danych w pracy ciągłej jak i zbudowało przekonanie, że narzędzie jest przyjazne dla użytkownika, a początkowe trudności mają charakter przejściowy.

Równoczesne wdrożenie modułów zakupowych, logistycznych jak i  produkcji zwiększyło transparentność procesu, łącząc go w jedną spójną całość, tym samym odwzorowując rzeczywistość biznesową. Powiązana została systemowo kalkulacja detalu z dedykowaną technologią wykonania, realizowaną w powiązanym z tym zleceniem produkcyjnym i obrotem magazynowym. 50 – osobowy zespół produkcyjny w miesiącu realizuje od 1500 do 2000 zleceń produkcyjnych co daje faktycznie do wykonania do 10 000 różnych operacji produkcyjnych, przy średniej ilości produkcji miesięcznej detali do 200 000 szt.

Ostatnim elementem wdrożenia, ale dotykającym wszystkich pracowników produkcyjnych było uruchomienie MES, który rejestruje w czasie rzeczywistym postęp w realizacji zleceń. Jest to narzędzie które poza rejestracją zdarzeń, porządkuje zlecenie – nadając im kolejkę wykonalności. Zawiera również zdigitalizowaną dokumentację technologiczną jak i uwagi technologiczne. Istotną zaletą narzędzia była prostota jego obsługi. MES skutecznie realizuje określony na wstępie wdrożenia warunek: stanowienie wyłącznego kanału przekazywania wszystkich informacji na temat tego, co ma zostać wyprodukowane od inżynierów projektów na hale produkcyjne.

Coraz większa klientela przy udziale Comarch ERP XL

Efekty wdrożenia można wyrazić w liczbach, spośród których warto podkreślić zwłaszcza dwie: nawet ponad dwukrotny wzrost sprzedanych detali i nawet sześciokrotną redukcję liczby projektów deficytowych. Udało się m.in. na nowo poukładać ewidencje, np. szczegółowe zasady dostępu do danych kontrahenta czy rozliczanie partii surowca i usprawnić wiele procesów. Z sukcesem przeprowadzono także integracje maszynowe (automatyka magazynu) i software’owe (outsourcing kadr i płac).

Jako główną korzyść z wdrożenia firma wskazuje jednak opanowanie HMLV (High-Mix Low-Volume). El-Box potrafi teraz rentownie poruszać się na rynku małych zamówień poniżej 50 sztuk, który przez konkurencję powszechnie uważany jest za na tyle trudny, że osiągnięcie na nim efektywności uznaje się za niemal niemożliwe.

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL