Zachowanie ciągłości dostaw i zakupów w zmiennych warunkach rynkowych

Żyjemy w niezwykle szybko zmieniającej się rzeczywistości. Zarówno w życiu prywatnym jak i w biznesie spotykamy się z coraz trudniejszym dostępem do różnych zasobów. Inflacja, będąca wynikiem m.in. wojny w Ukrainie ma ogromny wpływ na nasze decyzje zakupowe. Lawinowy wzrost cen surowców, brak dostępnych podzespołów do produkcji, presja płacowa, opóźnienia w produkcji, a także czasowe zamykanie oddziałów lub całych fabryk – to najważniejsze problemy, z jakimi obecnie zderzają się przedsiębiorstwa. Wszystkie te sytuacje wynikają z zachwiania lub zerwania łańcuchów dostaw. Chociaż nie mamy wpływu na takie ryzyka jak inflacja, katastrofy klimatyczne czy pandemie, możemy jak najlepiej przygotować się na takie sytuacje. 

Jak zatem przedsiębiorcy mogą zapewnić firmom bezpieczeństwo w obszarze dostaw i zakupów? Możemy wyróżnić kilka kluczowych elementów, o które należy zadbać w utrzymaniu ciągłości zaopatrzenia i przeciwdziałaniu ryzyku przerwania dostaw. Są to przede wszystkim:

• rozbudowana sieć dostawców,
• analiza danych oraz audyt dostawców,
• automatyzacja procesów i wymiany danych,
• doskonalenie strategii logistycznej, zarówno w rozumieniu logistyki jako transportu między dostawcą a przedsiębiorstwem oraz w kontekście analizy ofert dostawców.

W sprawnie funkcjonującym przedsiębiorstwie niezbędna jest szeroka cyfryzacja procesów produkcyjnych, logistycznych, zakupowych i komunikacji z dostawcą. Jest to wręcz podstawa działania średnich dużych firm, ponieważ brak digitalizacji procesów (m.in. planowania zapotrzebowania, kontroli stanów magazynowych, planowania produkcji w toku), brak dostępu do aktualnych danych oraz brak wymiany informacji z dostawcami w czasie rzeczywistym uniemożliwiałyby zaplanowanie i przewidzenie tego, co wydarzy się w następnym tygodniu, miesiącu czy kwartale.

Aby spełnić powyższe założenia, niezbędnym jest posiadanie prawidłowo wdrożonego oprogramowania informatycznego. Systemem dostępnym w ofercie Comarch, wspierającym zakupy jest między innymi Comarch ERP XL, a także rozwiązanie Comarch ERP Enterprise (CEE) – zintegrowane oprogramowanie chmurowe dedykowane dla przedsiębiorstw wielofirmowych, działające w pełni przez przeglądarkę internetową. 

Narzędzia w powyższych systemach, które w pełni wspierają zaopatrzeniowców to m.in. Bilans Stanów Towarów - za jego pomocą zaopatrzeniowiec może w szybki sposób utworzyć analizę potrzeb towarowych lub materiałowych i wychwycić te towary, których ilości spadną poniżej bezpiecznego minimum. Zestawienie potrzeb może bazować zarówno na dokumentach zarejestrowanych w systemie m.in. Zamówieniach Sprzedaży, Zamówieniach Zakupu, czy Zleceń Produkcyjnych, jak i może uwzględniać ilości wyliczane według indywidualnie przygotowanych algorytmów.

Ważnym elementem w systemie Comarch ERP XL jest Klasyfikacja ABC/XYZ - system może automatycznie przypisywać do produktów i towarów odpowiednie kategorie rotacji oraz rentowności, dzięki którym możliwa jest optymalizacja poziomu zapasów i ich alokacja. Finalnie przekłada się to na usprawnienie pracy na magazynie i redukcję kosztów. 

Kolejną ważną funkcjonalnością przydatną we wsparciu pracy zaopatrzeniowca jest dokument PLZ, czyli Plan Zapotrzebowania. Taki dokument stanowi listę towarów potrzebnych w danym czasie. Ważnym elementem w zarządzaniu zakupami jest technologia EDI, czyli elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange). Technologia EDI to rozwiązanie wspierające szybką i bezpieczną wymianę dokumentów handlowych oraz finansowych. Jest wykorzystywane zarówno w procesie zarządzania łańcuchem dostaw, wymiany danych, wymiany katalogów produktów z dostawcami, czy też w fakturowaniu.

W procesie zarządzania zakupami niezwykle istotną kwestią jest możliwość przekazania dostawcy informacji zwrotnej na temat współpracy. W ramach systemów Comarch jest to możliwe m.in. poprzez aplikację Comarch DMS, która dzięki swojej elastyczności pozwala na tworzenie dowolnych obiegów, w tym takich, które pozwalają ewidencjonować ocenę dostawcy. Za pomocą odpowiednio przygotowanego procesu przedsiębiorca jest w stanie zweryfikować, czy dostawca spełnia szereg parametrów, jakie założono przy podejmowaniu współpracy. Istnieje np. możliwość oceny współpracy z dostawcą pod kątem: jakości artykułów, terminowości dostaw, ilości reklamacji, lokalizacji, unikalności, częstotliwości dostaw, posiadanych certyfikatów i innych danych. 

Z pomocą w zarządzaniu zakupami przychodzi także Comarch BI Point – narzędzie pozwalające na analizę danych w przedsiębiorstwie. Jest to rozwiązanie klasy Business Intelligence, które pozwala na analizę wszystkich danych, jakie znajdują się w systemie, a za pomocą raportów wieloźródłowych również danych zebranych poza systemem ERP. 

- Aby sprawnie zarządzać zakupami i dobrze przygotować firmę na trudne czasy niezbędne jest korzystanie z nowoczesnego systemu IT. Dobrze wdrożone oprogramowanie co prawda nie wyeliminuje wszelkich sytuacji związanych z przerwanymi łańcuchami dostaw, jednak pozwoli na dobre przygotowanie się do wielu trudnych, choć często nieuniknionych sytuacji.  – podkreśla Piotr Kurowski, Konsultant ds. rozwiązań biznesowych w Comarch SA.

Dowiedz się więcej o Comarch ERP XL