Zarządzanie dokumentami w biurze rachunkowym – Comarch OCR w MOORE Rewit Sp. z o.o.

MOORE Rewit Sp. z o.o. od ponad dwudziestu pięciu lat świadczy usługi outsourcingu finansowo-księgowego, prowadząc dla swoich klientów księgi rachunkowe i księgowość uproszczoną czy świadcząc usługi z  zakresu kadr i płac oraz doradztwa podatkowego. MOORE REWIT, w ramach którego blisko 150 osób pracuje w ośmiu biurach na terenie całego kraju, jest jedną z największych w Polsce firm audytorskich ze stuprocentowo polskim kapitałem – a swoją działalność rozwija w oparciu o usługi czołowego polskiego dostawcy oprogramowania dla biznesu, czyli Comarchu.

- Misją MOORE Rewit jest być doradcą i partnerem biznesowym w świecie, który dynamicznie i nieustannie się zmienia – opowiada Emilia Adamiec-Brancewicz, zastępczyni dyrektora działu księgowości w MOORE Rewit Sp. z o.o. – Wprowadzanie jakichkolwiek zmian, czy to w życiu prywatnym, czy w zawodowym, to zawsze jest pewien proces, który najczęściej rozpoczyna się od uświadomionej potrzeby. Jednym z priorytetów, jakie postawiła sobie firma MOORE Rewit, jest nowoczesna księgowość, która wykorzystuje nowe technologie i narzędzia, automatyzuje procesy i zapewnia klientom jeszcze lepszy dostęp do informacji.

Potrzeba źródłem zmiany

Wobec tak ustawionych priorytetów, firma MOORE Rewit – pracująca na co dzień z systemem Comarch ERP Optima – nie mogła pozostać obojętna na komunikat Comarchu, na który pracownicy natrafili pewnego dnia w Internecie:

- Śledzimy rozwój nowych technologii i z otwartością podchodzimy do nowości technicznych. Duży nacisk kładziemy na jakość naszych usług dlatego staramy się wyposażać nasze zespoły w nowoczesne narzędzia i uczyć metod pracy, które pozwalają minimalizować czas przeznaczony na najprostsze prace księgowe. Dzięki temu nasi pracownicy mogą poświęcać więcej czasu na analizę danych i bieżące doradztwo i w pełni wykorzystywać swoją wiedzą, której nie zastąpi żaden automat. Pytania o efektywność i wydajność zadajemy sobie w naszej organizacji na porządku dziennym – wspomina Emilia Adamiec-Brancewicz – ale tym razem to Comarch nas zapytał: ile wart jest twój czas?

Ta reklama aplikacji Comarch OCR do optycznego rozpoznawania tekstu (co pozwala np. błyskawicznie wprowadzić do rejestru papierową fakturę) była dla spółki zaproszeniem do wdrożenia kolejnego narzędzia optymalizującego pracę. Bez oprogramowania klasy OCR konieczne było ręczne wprowadzanie do programu setek faktur, co jest czynnością przeliczalną na wiele roboczogodzin. Dzięki fachowemu oprogramowaniu, dysponując jedynie skanerem lub aparatem fotograficznym i połączeniem z Internetem, można te najcenniejsze zasoby każdej firmy, czyli czas i energię jej pracowników, zaoszczędzić – zgodnie z ideą digitalizacji.

OCR – pierwsze kroki

Kolejne kroki firma MOORE Rewit postawiła błyskawicznie. Zapoznanie z Comarch OCR rozpoczęto od zainstalowania bezpłatnej wersji demonstracyjnej programu pozwalającej odkryć potencjał narzędzia.

Dla spółki istotne były cztery aspekty, które zdecydowały o tym, że firma zechciała bliżej zapoznać się z Comarch OCR:

• dostępność – z usługi Comarch OCR można korzystać bezpośrednio z poziomu systemu Comarch ERP i Comarch DMS, ale także z dowolnego systemu dzięki udostępnionemu API.
• prostota – nie ma potrzeby dodatkowych kosztownych integracji, do uruchomienia usługi wymagane jest jedynie zmienienie kilku ustawień w konfiguracji i instalacja dodatku,
• elastyczność – pakiety Comarch OCR dostępne są w wielu wariantach, więc można je dopasować do potrzeb i możliwości finansowych użytkownika,
• wielokierunkowość – usługa obsługuje pliki z dokumentami w formatach PDF, JPG, JPEG, TIFF, PNG.

Technologia przeciw koronawirusowi

Warto wspomnieć, że wszystkie te wstępne czynności w firmie MOORE Rewit podejmowane były w styczniu i lutym 2020 r. Jak doskonale dzisiaj zdajemy sobie sprawę – były to ostatnie miesiące przed pandemią COVID-19, która całą naszą rzeczywistość, także biznesową, zredefiniowała już na zawsze.

W marcu 2020 wielu pracowników biurowych, także tych pracujących w MOORE Rewit, przeszło na home office, zamieniając funkcjonalne biurowe wnętrza na nierzadko nieprzystosowane do zawodowych zastosowań domowe pielesze.

- Te osoby, które korzystały już z Comarch OCR, widziały wtedy niebywałą wartość dodaną w tym, że usługa ta umożliwia podgląd dokumentów już bezpośrednio w systemie, bez potrzeby drukowania ich, szukania w plikach czy w mailach – mówi Adamiec-Brancewicz.

Nic dziwnego więc, że w maju 2020, kiedy sytuacja już się nieco ustabilizowała, MOORE Rewit postanowił rozszerzyć grono użytkowników Comarch OCR, powołując specjalną grupę key-userów rekrutujących się spośród pracowników kolejnych naszych biur z różnych miast. Od tamtego momentu użycie Comarch OCR sukcesywnie wzrasta.

Wdrożenie Comarch OCR – korzyści

Po kilku miesiącach użytkowania programu przez większą liczbę użytkowników w firmie MOORE Rewit rozpoznano już korzyści, jakie przyniosło wdrożenie kolejnej usługi od Comarch ERP. Wśród nich można wymienić następujące:

• skrócenie procesu księgowego – dzięki temu, że faktury możemy wprowadzać do rejestrów bezpośrednio z plików, bez konieczności importu z zewnętrznych systemów,
• minimalizowanie pracy mechanicznej, co przekłada się na więcej efektywnego czasu na pracę merytoryczną,
• kontrola statusu dokumentu w systemie – usprawnienie działania zespołów księgowych dzięki możliwości bieżącej weryfikacji postępu prac,
• dostęp do faktur i ich podgląd – szybki dostęp do dokumentów i zapewnienie klientom elektronicznego obiegu dokumentacji,
• zwiększenie reaktywności – usługa Comarch OCR umożliwia dodanie atrybutu numeru strony w danym dokumencie, co pomaga odszukać w systemie dany dokument i przesłać go do klienta,
• automatyzacja procesu księgowego – dzięki sczytywaniu z faktury kluczowych danych, np. NIP-u klienta, z bazy GUS automatycznie pobierane są dane i w systemie tworzy się nowy podmiot; dzięki sczytywaniu numeru konta bankowego można o wiele szybciej przygotować klientowi paczkę przelewów do zaimportowania w bankowości elektronicznej,
• przyspieszenie – Comarch OCR rozpoznaje wiele faktur w obrębie jednego pliku PDF,
• katalogowanie danych – dzięki możliwości przechowywania skanów faktur na wyodrębnionym dysku lub w chmurze (Comarch IBARD) dla poszczególnych klientów biura tworzone są odrębne katalogi.

Dzięki tym rezultatom MOORE Rewit planuje zwiększać stopień automatyzacji procesów i rozpowszechnić stosowanie Comarch OCR w swoich zespołach księgowych.

- Pragniemy budować i umacniać kulturę stałego doskonalenia w naszej organizacji, aby stawać się jeszcze lepszymi dla naszych klientów, aby dawać dostęp do informacji, aby nasze działania były skuteczne, efektywne i wydajne. Tworzymy przyjazne środowisko pracy dla księgowych. Pomagamy rozwijać przede wszystkim kompetencje merytoryczne, a czynności powtarzalne, manualne chcemy w jak największym stopniu pozostawiać automatom, nowoczesnym technologiom i efektywnym metodom pracy. Jesteśmy nastawieni na rozwój i dla księgowych pragnących rozwoju jest miejsce w naszych zespołach – podsumowuje Emilia Adamiec-Brancewicz.

Wypróbuj Comarch OCR