Zdalnie i elastycznie – usługi księgowe online

Prędzej czy później na biznesowej drodze napotkamy nieprzewidziane komplikacje, na które każdy pracodawca, w tym biura rachunkowe, musi być przygotowany.  Warto być gotowym na ewentualne przeszkody i posiadać plan działania  oraz  procedury postępowania dla pracowników. Jedną z takich okoliczności jest obecna sytuacja epidemiczna i konieczność pozostania w domu, a co za tym idzie, organizacja pracy zdalnej praktycznie z dnia na dzień,  często dla dużej grupy pracowników.

Dzięki  nowoczesnym systemom informatycznym praca z domu dostępna jest również dla księgowych. Biura rachunkowe pracujące online to usługa, która w Polsce pojawiła się stosunkowo niedawno. Usługa ta umożliwia obsługę klientów z całego kraju dzięki możliwości komunikowania się za pomocą technologii internetowych oraz specjalnych programów do obsługi klientów. Dokumenty mogą być przesyłane elektronicznie, przechowywane w chmurze oraz przetwarzane i archiwizowane przy pomocy funkcji OCR. Dodatkowo klient biura rachunkowego nie musi osobiście dostarczać dokumentów, a kontaktować się ze swoim księgowym może np. za pomocą komunikatorów.

Coraz szybciej rośnie grupa firm korzystająca z księgowości online gdyż takie rozwiązanie jest wygodne, sprzyja oszczędności czasu oraz nierzadko jest po prostu tańsze niż tradycyjna księgowość.

Zdalna praca i współpraca z biurem rachunkowym

Podczas wyboru odpowiedniego systemu, który ma za zadanie usprawnić pracę księgowych w biurze rachunkowym, ważne, aby odpowiadał na potrzeby pracowników i klientów biura, usprawniał codzienną pracę oraz był na bieżąco z przepisami. Rozwiązanie powinno również zwiększać przewagę konkurencyjną biura na rynku.

Przy wyborze systemu, warto zwrócić uwagę, czy  opcja na jaką się zdecydowaliśmy jest kompatybilna i spójna z pozostałymi systemami czy aplikacjami wykorzystywanymi w biurze rachunkowym. Jednym z takim programów,  dla klientów korzystających z Comarch ERP Optima jest BI Point Menadżer.

Efektywna komunikacja z klientem bez konieczności osobistego kontaktu

Nowoczesne aplikacje umożliwiają zdalną współpracę biura rachunkowego ze swoimi klientami poprzez elektroniczną wymianę dokumentów. To szczególnie cenna funkcja, która uwzględnia organizację biur niezależnie od ich rozmiaru, stwarzając lepsze warunki dla pracy zdalnej. Warto podkreślić znaczenie wysokiej jakości komunikacji z klientem biura. Często decyduje ona o jego pozyskaniu i utrzymaniu.

Obecnie dla wielu klientów osobiste dostarczanie dokumentów bywa uciążliwe, a otrzymywanie firmowej dokumentacji przez biuro rachunkowe w ostatniej chwili może bardzo dezorganizować jego pracę. Pracując jedynie na  skrzynce mailowej bardzo łatwo przeoczyć ważną wiadomość od klienta czy też przesłany dokument.

Jak zatem zorganizować pracę zdalną i współpracę z klientami?

Zdalne przesyłanie dokumentów

Comarch BI Point Menadżer umożliwia zintegrowanie się procesów OCR pomiędzy Comarch ERP Optima i BI Point Menadżer. Funkcjonalność ta dedykowana jest biurom rachunkowym jak i ich klientom, którzy otrzymują od biura dostęp do platformy. Dzięki temu, klient może przesłać faktury do biura rachunkowego „bez wychodzenia z domu”, a biuro otrzymuje gotowe, przekształcone procesem OCR dane.

W rezultacie dane są widoczne w poszczególnych raportach oraz na kokpitach menadżerskich w programie BI Point Menadżer.

OCR to innowacyjna technologia automatycznego odczytu danych z faktur papierowych i PDF. Wyraźnie obniża koszty wprowadzania dokumentów w biurach rachunkowych oraz firmach z działem księgowym. Dzięki skanowaniu faktur zyskuje się czas, eliminuje błędy oraz poprawia się jakość pracy księgowego.

Cały proces przesyłania dokumentów do biura rachunkowego sprowadza się do kilku kroków. Z perspektywy klienta to jedynie „wrzucenie” pliku w odpowiednim miejscu w aplikacji.

Przesyłanie nowego dokumentu do biura rachunkowego z perspektywy klienta

W momencie dodania pliku przez klienta biura rachunkowego, dokument zostaje przesłany do serwisu IBARD na konto Biura Rachunkowego, a następnie dane z dokumentów są wczytywane przez Comarch ERP Optima wraz z zastosowaniem mechanizmu Comarch OCR.

Proces OCR w BI Point Menadżerze

Na podstawie danych dostępnych w Comarch ERP Optima, biuro rachunkowe przygotowuje raporty dla swojego klienta, który z kolei ma do nich dostęp przez 24 godziny na dobę.

Dostęp do informacji bez względu na czas i miejsce

Bardzo ważnym czynnikiem, który ma wpływ na sprawne funkcjonowanie biura rachunkowego oraz postrzeganie go jako konkurencyjnego,  jest mobilność. Aby móc zapewnić taką funkcjonalność swoim pracownikom i klientom potrzebny jest dostęp w chmurze. Dzięki rozwiązaniom chmurowym każdy może w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca przeglądać raporty i analizy, a responsywna szata graficzna umożliwia korzystanie z narzędzia na smartfonach czy tabletach.

Komunikacja z klientem w jednym miejscu

BI Point Menadżer pozwala także na usprawnienie komunikacji z klientami, poprzez możliwość zostawiania komentarzy w narzędziu do wybranych zestawień i raportów. Dzięki temu wymiana informacji następuje w jednym miejscu pomiędzy pracownikiem biura rachunkowego a klientem.

Kiedy weźmiemy pod uwagę liczbę faktur jaka spływa na co dzień do biura rachunkowego czy możliwe trudności z ich dostarczeniem przez klientów w formie papierowej, widzimy, że rozwiązanie takie jak BI Point Menadżer jest kluczem do sprawnej komunikacji z klientem. Tym bardziej, jeśli w Comarch ERP Optima, korzystamy z rozwiązania OCR. Wtedy staje się to praktycznie bezproblemowe, a szybkość przesyłania faktur generować będzie wysokie oszczędności w czasie pracy biura.

Dowiedz się więcej