System ERP – Co to? Korzyści dla biznesu i przykłady wdrożeń

System ERP - FAQ

• Kiedy potrzebny jest system ERP?

  Każda firma jeśli chcę się rozwijać potrzebuje systemu ERP, który będzie ją wspierał w efektywniejszym prowadzeniu procesów biznesowych, których skala i zakres rosną. System ERP potrzebny jest do ustrukturyzowania działalności przedsiębiorstwa. Dzięki systemom ERP możliwe jest kontrolowanie i zarządzanie zarówno wewnętrznymi jak i zewnętrznymi procesami biznesowymi. Przechowywane w strukturach systemów ERP dane ułatwiają podejmowanie decyzji oraz pozwalają na kontrolę obecnych procesów.

• Czym kierować się przy wyborze systemu ERP?

  Wybór dobrego rozwiązania to złożony proces. Na pewno firma musi mieć świadomość celów jakie chce osiągnąć. Inne będą w branży retail, gdzie należy położyć nacisk na lepsze zarządzanie cyklem życia produktu, optymalizację zatowarowania sklepów czy sprawną obsługę klienta w punktach sprzedaży, a inne w przedsiębiorstwie produkcyjnym, dla którego ważne będą usprawnienia w obszarze planowania produkcji, opracowania BOM-ów (zapotrzebowania materiałowego) i technologii czy wsparcie w zarządzaniu projektami i harmonogramowaniu produkcji. Jak widać rynek i branża determinują różne potrzeby. Bardzo ważne są zatem funkcjonalności, które pomogą realizować, usprawniać i automatyzować procesy. Ale nie chodzi tylko o tzw. podstawy ERP czyli moduły do sprzedaży, produkcji, księgowości czy płac. Dzisiaj Internet i technologie mobilne pozwalają pracować gdziekolwiek się jest. Dlatego tak ważne jest aby pracownicy w terenie mogli zbierać zamówienia i sprzedawać, magazynierzy kompletować wysyłki za pomocą terminali przenośnych, a kadra zarządzająca akceptować wnioski i przeglądać raporty na smartfonach. Generalna zasada – im mniej integracji tym większa gwarancja poprawności pracy całego środowiska systemowego, bezpieczeństwa danych i niższych kosztów utrzymania. Wybór systemu, to wybór na przynajmniej dekadę. To tak naprawdę wybór partnera do współpracy, który swoim potencjałem i innowacyjnym podejściem zagwarantuje, że wraz z nowym systemem firma będzie się rozwijać. Należy zatem zwrócić uwagę na kompletność oferty, gdzie system ERP będzie wyposażony w różnorodne narzędzia klasy: WMS, DMS, BI, HR, Mobile, B2B. Proces wyboru to zwykle szereg spotkań, na których dostawcy mogą zaprezentować różne rozwiązania. Bardzo ważne jest, żeby te spotkania koncentrowały się na faktycznych procesach zachodzących w konkretnej firmie. Zainteresowany powinien zatem dostarczyć informację nt. tego jak firma działa, z czym ma problemy, jakie są oczekiwania, a dostawca systemu wykorzystać te materiały do spersonalizowania (na ile to możliwe) systemu na spotkanie prezentacyjne

• Ile kosztuje system ERP?

  Oszacowanie kosztu zakupu i wdrożenia systemu ERP wymaga uwzględniania wielu zmiennych. Tak jak różne są firmy, tak różne będą wyceny systemu ERP, odpowiadającego na ich potrzeby. Ważne, aby wiedzieć  jakie elementy składają się na inwestycję i na co zwrócić uwagę, żeby ostateczne jej koszty nie przekoroczyły zaplanowanego budżetu. Jedynie przy zakupie podstawowego oprogramowania dla małych firm, pozwalającego na wystawianie faktur, księgowość, czasem też zarządzanie magazynem i sprzedaż internetową, oszacowanie ceny systemu ERP jest proste i precyzyjne. Sięgamy po gotowy, standardowy produkt nie wymagający zaawansowanego wdrożenia. Program taki dostępny też często w formie usługi, której koszt zamyka się w kilkuset złotych rocznie lub kilkudziesięciu złotych miesięcznego abonamentu. Na koszt bardziej rozbudowanego systemu ERP składa się wiele elementów, które łatwiej bądź trudniej wycenić. Przedsiębiorcy otrzymują oczywiście takie wyceny od firm informatycznych, ale warto wiedzieć na jakie elementy zwrócić uwagę i sprawdzić, czy nic nie zostało pominięte, aby całkowite koszty inwestycji nie były zaskoczeniem. Praktyka pokazuje bowiem, że najtańsze oferty mogą się okazać najdroższe. Brzmi tajemniczo? Zapoznaj się z naszym wpisem pt. Ile kosztuje system ERP?

• Jakiej wielkości firma potrzebuje systemu ERP?

  Tak naprawdę każdej wielkości przedsiębiorstwo może potrzebować systemu ERP. Jeśli dana firma potrzebuje w przejrzysty i uschematyzowany sposób zarządzać swoimi zasobami to potrzebuje do tego narzędzi, które jej to umożliwią. Podstawowe obszary usprawnienia pracy przedsiębiorstwa to kontrola nad finansami, dokumentami sprzedażowymi, kosztami oraz magazynem. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa wymagania do systemów ERP stają się coraz większe. Dochodzą kolejne obszary jak księgowość, handel detaliczny, w tym e-commerce, produkcja, kadry, magazyn itd. Dlatego też czym wcześniej firma wdroży system ERP tym łatwiej będzie jej zarządzać i rozwijać się korzystając z kolejnych obszarów systemu

• Jaki jest zwrot z inwestycji w system ERP?

  Na pewno jest zauważalny i da się go precyzyjnie oszacować biorąc pod uwagę indywidualne uwarunkowania firmy zainteresowanej taką inwestycją. Należy postawić sobie cele np. skrócenie czasu obsługi zamówień, który przed wdrożeniem pochłaniał np. 5  godzin i realizowało je 4 osoby, natomiast dzięki usprawnieniom wprowadzonym przez system ERP zamówienie obsłużą np. 2 osoba w krótszym czasie. Następnie należy przeprowadzić analizę przepływów pieniężnych, np. metodą wartości zaktualizowanej netto (NPV), uwzględniając planowane wydatki i zyski (bądź oszczędności) wynikające z wdrożenia systemu, i na tej podstawie oszacować stopę oraz okres zwrotu z inwestycji. Czytaj więcej o zwrocie z inwestycji w system ERP.

• Ile czasu zajmuje wdrożenie?

  Długość wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników: wielkości przedsiębiorstwa, ilości wdrażanych modułów, ilości procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, ilości użytkowników. Długość wdrożenia zależy również od  możliwości zaangażowania się klienta we wdrożenie, to znaczy w jakich terminach klient umożliwi swoim pracownikom udzielanie wywiadów analitycznych, prace nad akceptacją wizji rozwiązania, testy akceptacji, szkolenia itp. Szczegółowy harmonogram wdrożenia (terminy i zakresy prac) jest wynikiem analizy przedwdrożeniowej i wspólnych ustaleń między Comarch i klientem. Zdarzają się wdrożenia, w których pierwsze efekty wykorzystania systemu klient uzyskuje już po 3 miesiącach. Możliwe to jest wyłącznie w obszarach wysoce sformalizowanych, jak księgowość, kadry i płace. W przypadku wdrożenia oprogramowania w obszarze zarządzania produkcją lub logistyki prace wdrożeniowe kończą się zwykle dopiero po 12-18 miesiącach. Większy zakres prac wynika ze specyficznej organizacji pracy klienta związanej z branżą lub tradycją organizacyjną przedsiębiorstwa.

• Jak wygląda wdrożenie systemu ERP?

  Wdrożenie systemu ERP to wspólne przedsięwzięcie klienta i Comarch, które doprowadza do użytkowania systemu przez pracowników przedsiębiorstwa. Wdrożenie rozpoczyna się od szczegółowej analizy wymagań klienta w stosunku do systemu ERP. Na tej podstawie powstaje wizja rozwiązania. Te dwa etapu stanowią analizę przedwdrożeniową, która jest bardzo istotna dla dalszych prac. Określa bowiem zakres prac oraz szczegółowy harmonogram. Po akceptacji dokumentów analizy przedwdrożeniowej Comarch rozpoczyna konfigurację systemu, wykonuje wstępny import danych, dostosowuje system ERP do wymagań klienta. Na tak przygotowanej wersji wstępnej (testowej) systemu ERP prowadzone są szkolenia dla użytkowników. Po akceptacji przez klienta funkcjonalności wersji wstępnej następuje import danych docelowych i klient rozpoczyna pracę z systemem ERP rejestrując rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. W pierwszym okresie użytkowania systemu ERP Comarch zapewnia asystę osobistą konsultantów. Natomiast w okresie stabilizacji systemu ERP klient ma zapewnione zdalne wsparcie (telefon, mail, dostęp zdalny do zasobów IT). Ten etap kończy wdrożenie, a klient a czasie bieżącej pracy korzysta ze wsparcia powdrożeniowego. Opisane etapy wdrożenia odpowiadają metodyce wdrożeń Waterfall. W szczególnych przypadkach Comarch prowadzi wdrożenia zgodnie z metodyką Agile lub Water-Scrum-Fall.

• Jaki sprzęt jest potrzebny do działania systemu ERP?

  Mówimy o zaawansowanych rozwiązaniach, które wykorzystują relacyjne bazy danych i z uwagi na różnorodność konfiguracji zwykle wymagają zarówno serwerów jak i końcówek w postaci komputerów PC, laptopów, ekranów POS, smartfonów/ tabletów. Urządzenia końcowe łączą się online do serwera aplikacji i bazy danych przez łącze intranetowe/ internetowe. Jeśli zaś korzystamy z natywnych aplikacji zainstalowanych w smartfonie czy terminali POS w sklepach, to mówimy albo o pracy online albo lokalnej/ mobilnej bazie danych, która co jakiś czas synchronizuje się z serwerem centralnym. Serwery można mieć u siebie i zarządzać nimi lokalnie. Coraz częściej jednak firmy decydują się na opcję hostingu – tj. wynajmu infrastruktury sprzętowo – programowej, a de facto mocy obliczeniowych np. w Centrum Danych Comarch za miesięczną opłatą abonamentową. Wówczas, za zapewnienie wydajnego środowiska i wszelkie aspekty związane z bezpieczeństwem danych odpowiada dostawca usługi hostingu.

• Czy system ERP działa w chmurze?

  Nowoczesne oprogramowanie klasy ERP w dużej mierze mogą działać w Twojej firmie będąc zainstalowane na serwerach dostawcy oprogramowania. Takie rozwiązanie przynosi szereg korzyści jak: niskie koszty początkowe, brak konieczności posiadania własnego serwera, brak długich prac wdrożeniowych, mobilny dostęp o każdej porze oraz bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Czytaj więcej o Chmurze Comarch.

• Czy własnymi zasobami IT mogę dostosować zakupiony system ERP do swoich potrzeb?

  Nie zawsze. Wielu dostawców produkuje systemy hermetyczne, które mogą być zarządzane i rozwijane jedynie przez producenta lub wybranych integratorów (firmy wdrażające system). Z punktu widzenia firmy wybierającej rozwiązanie, taka praktyka w przyszłości zwykle generuje znaczne koszty w zakresie rozwoju funkcjonalnego i utrzymania. Niesie za sobą uzależnienie od jednego dostawcy, który narzuca swoje warunki współpracy. Praktyka Comarch jest zgoła inna. Systemy Comarch ERP to rozwiązania otwarte na wszelkie integracje i modyfikacje. I co najważniejsze – może je wykonać własny dział IT firmy, lub jedna z przeszło 1000 autoryzowanych firm partnerskich Comarch, które tworzą bardzo konkurencyjny rynek usług.

• Jak wygląda wsparcie po wdrożeniowe?

  Wsparcie powdrożeniowe realizowane jest po stabilizacji systemu ERP, w okresie bieżącego korzystania z systemu ERP. Polega na pomocy użytkownikom, szczególnie nowozatrudnionym pracownikom, w codziennych czynnościach, które wykonują w systemie ERP. W trakcie wsparcia mogą być wykonywane niewielkie prace programistyczne związane ze zmianami organizacji przedsiębiorstwa (nowy lub zmieniony proces biznesowy, nowy wydział, nowa dzielność operacyjna itp.) Wsparcie powdrożeniowe zwykle realizowane jest zdalnie (telefon, maila, zdalny dostęp do zasobów klienta), co zapewnia szybka reakcję na zgłoszenia klienta i krótki czas realizacji prac.