RPA - robotyzacja procesów biznesowych w praktyce
Czym jest RPA (ang. Robotic Process Automation)?
RPA (Robotic Process Automation) robotyzacja procesów biznesowych to inaczej wykorzystanie inteligentnej automatyzacji w narzędziach informatycznych do wspierania pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach. Roboty software'owe są programowalne, a procesy przez nie obsługiwane są oparte w przeważającej części na wiedzy i praktyce biznesowej w zakresie zarządzania i optymalizacji pracy w firmach.
Robotyzacja przykładowych procesów w programach oraz systemach ERP
- Ergonomia pracy
- Optymalizacja dostosowania interfejsu użytkownika
- Powiadomienia o wystąpienia konkretnego zdarzenia przypisanego do operatora
- Automatyczna komunikacja z systemami zewnętrznymi
- Automatyczne weryfikacja kontrahentów w bazie GUS, VIES i spisie podatników VAT
- Inteligentne podpowiedzi użycia konkretnego szablonu wydruku
- Automatyczne kopie baz danych i danych firmowych
- Procesy logistyczno-magazynowe
- Automatyczne przekazywanie zleceń wydań i przyjęć do magazynu
- Automatyczne przypisywanie magazyniera do zlecenia
- Podpowiedzi dla magazyniera o ścieżce poruszania się po magazynie
- Automatyczne przypisanie magazyniera do dyspozycji magazynowej
- Automatyczne wygenerowanie wydruku dokumentu magazynowego
- Automatyczne przypisanie kosztów nabycia do dostawy
- Procesy produkcyjne
- Automatyczne planowanie i harmonogramowanie produkcji
- Automatyczne informowanie o pojawiających się konfliktach w planie produkcji
- Automatyczne wyliczanie zapotrzebowania MRP na materiały i wyroby
- Automatyczne generowanie zgłoszeń o awarii na podstawie danych z czujników
- Rozliczenie produkcji po wykonaniu zlecenia produkcyjnego
- Handel i dystrybucja
- Automatyczne generowanie dokumentów handlowych (np. faktury na podstawie dokumentu WZ)
- Automatyczna wysyłka dokumentów (np. faktur) do Klientów
- Weryfikacja i blokada procesów handlowych dla kontrahenta z przekroczonym limitem kupieckim
- Utworzenie zamówienia zakupu na podstawie mechanizmu bilansowania potrzeb materiałowych
- Automatyczna akceptacja oferty sprzedaży zgodnie z ustalonymi warunkami
- Podpowiedzi generowania faktur cyklicznych
- Finanse i księgowość
- Automatyczna windykacja należności
- Księgowanie dokumentów w oparciu o zdefiniowany schemat
- Rekomendowanie wzorców opisów analitycznych
- Aktualizacja kursów walut
- Weryfikacja numerów kont kontrahentów w tzw. Białej Księdze
- Wymiana danych online z serwisami bankowymi (tzw. webservice)
- Analizy i raporty
- Automatyczne wypełnienie zestawień raportowych aktualnymi danymi
- Automatyczne raporty wysyłane na skrzynkę pocztową do zdefiniowanych adresatów
- Automatyczna wysyłka alertów do użytkowników o pojawiających się odchyleniach od założeń
- Samoczynnie wypełniany dashboard z aktualną informacją biznesową
- Automatyczna prezentacja danych na dashboardach w czasie rzeczywistym
- Automatyczna analiza efektywności pracy operatorów w systemie
- Obieg dokumentów
- Przekazywanie dokumentów do kolejnych etapów po zweryfikowaniu wymaganych kroków
- Reguły podpowiadania danych do uzupełnienia na dokumentach
- Automatyczne wysyłanie dokumentów do usługi OCR chwilę po pojawieniu się w określonym folderze
- Automatyczne pobieranie dokumentów z mailowej skrzynki pocztowej
- Automatyczne informowanie użytkowników o dokumencie wymagającym podjęcia decyzji
- Automatyczne wystawianie dokumentów w module finansowo‑księgowym
- e-Commerce
- Automatyczne przenoszenie towarów, cenników do internetowych kanałów sprzedaży
- Aktualizacja stanów towarowych i stanów dokumentów
- Publikacja ofert sprzedaży w wielu kanałach jednocześnie
- Automatyczna komunikacja z Klientami
- Automatyczne pobieranie transakcji z serwisów aukcyjnych
- Komunikacja z firmami spedycyjnymi
Comarch ERP XL
Robotyzacja za pomocą silnika modelowania procesów
W systemach oferowanych dla dużych i średnich przedsiębiorstw, jakim jest Comarch ERP XL, bardzo istotnym elementem związanym z Robotic Process Automation (RPA) jest wykorzystanie silnika modelowania procesów biznesowych (BPM). Za jego pomocą możliwe jest symulowanie wykonywania pracy użytkownika przez oprogramowanie klasy ERP. Istotnym elementem silnika procesów jest możliwość zdefiniowania warunków, przy których dana operacja jest wykonywana. Zastosowanie robotyzacji pozwala dodatkowo kontrolować procesy biznesowe przy wystąpieniach nieoczekiwanych zdarzeń zewnętrznych.
Rekomendowanie wzorców opisów analitycznych
W wielu firmach każdy dokument kosztowy wymaga dekretacji – wskazania odpowiedniego MPK kosztowego, rodzaju kosztów, czy projektu, którego dany dokument dotyczy. W ramach Comarch ERP XL oczywiście również istnieje taka możliwość. Okazuje się, że niejednokrotnie opisy te są powtarzalne i mogą być ujęte we wzorce, np. faktura za energię elektryczną jest każdorazowo dekretowana w ten sam sposób. Takie wzorcowe opisy mogą być utworzone ręcznie, lecz Comarch ERP został wyposażony w mechanizm, dzięki któremu możliwa jest budowa robota automatyzującego ten proces . Narzędzia RPA analizują wprowadzane wartości i pozycje w opisach analitycznych dokumentów kosztowych i na ich podstawie system proponuje utworzenie nowego wzorca opisu analitycznego, bądź podpowiada użycie jednego z istniejących. W efekcie użytkownik nie musi samodzielnie zastanawiać się nad całym opisem, weryfikuje jedynie, czy zarekomendowana przez system dekretacja jest odpowiednia dla danego dokumentu.
Comarch ERP Enterprise
Przeciętny proces biznesowy w rozwiązaniu ERP dla dużych korporacji przebiega przez wiele działów, składa się z wielu indywidualnych kroków, wymaga dużej liczby źródeł danych, ma stosunkowo wysoką złożoność i potencjalnie dużo miejsca na błędy. Tym bardziej, aby korzystać z najnowszych technologii w celu zmniejszenia liczby błędów, w miarę możliwości zrobić automatyzację procesów i sprawić, by założone procesy przebiegały płynnie bez zbędnej interwencji użytkownika.
W tym momencie pojawia się robotyzacja (RPA). Comarch ERP Enterprise oferuje przede wszystkim potężny silnik „Workflow”, który pozwala użytkownikom łatwo i szybko definiować przepływy pracy, które:
- Monitorują statusy, warunki, wartości i zmiany w dokumentach
- Powiadomią użytkowników lub administratorów o określonym zdarzeniu
- Sprawdzą warunki w ustalonych momentach
- Generują dokumenty
- Uruchomiają operacje cykliczne, oparte na zdefiniowanych regułach
- Komunikują z systemami zewnętrznymi zarówno po stronie wejścia, jak i wyjścia
Najważniejszym elementem jest możliwość interakcji z systemami zewnętrznymi. Ponieważ rozwiązanie ERP nigdy nie działa samodzielnie, niezwykle ważne jest, aby móc łączyć ze sobą procesy z różnych systemów. W ten sposób możemy zacząć budować naprawdę zintegrowane procesy biznesowe zamiast każdego systemu działającego na własnej „wyspie”.
Przykładem może być faktura od dostawcy, która jest skanowana przez OCR w rozwiązaniu DMS, a potem przekazywana do ERP, a następnie do portalu dostawcy, wskazując wynik i uruchamiając płatność.
Comarch ERP Altum
System Comarch ERP Altum został wyposażony w narzędzia takie jak BPM (Business Process Management Suite) lub BI (Business Intelligence), autonomicznie wykonujące powtarzalne zadania, które mogą zostać oparte o zdefiniowane algorytmy. Raz zaprogramowany proces będzie automatycznie wykonywał zaplanowane czynności zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami pracy. Roboty w Comarch ERP Altum umożliwiają informowanie użytkowników o pojawieniu się konkretnej sytuacji w systemie i wskazywanie pracy do wykonania. Innym efektem takiej automatyzacji jest również możliwość takiego zaprogramowania automatu (robota), który całkowicie niezależnie przygotuje w systemie ERP potrzebny dokument, wypełniając go odpowiednimi danymi. W kolejnych etapach procesu automat może podjąć dalsze prace np. zatwierdzić i wydrukować stworzony przez siebie dokument lub przesłać go do systemu kontrahenta. Dzięki automatyzacji procesów w Comarch ERP Altum możliwa jest automatyczna obsługa takiego samego zakresu pracy, który mógłby być wykonany przez pracownika z wykorzystaniem interfejsu systemu.
Przykłady automatyzacji procesów:
- Samoistne przygotowanie Zamówień Zakupu na podstawie Bilansu Stanów Towarów
- Automatyzacja działań w ramach transakcji wewnętrznych pomiędzy firmami działającymi w jednej, wielofirmowej strukturze
Comarch Betterfly
Robotyzacja procesów jest w zasięgu również małych firm, dla których adresujemy system Comarch Betterfly. Użyte roboty sprawiają, że program czasami „pomyśli” za użytkownika oraz wykona za niego pewne akcje. Inteligentne podpowiedzi podczas wystawiania dokumentów, wysyłki dokumentów do księgowości, czy wysyłki plików JPK i deklaracji do urzędów to tylko nieliczne przykłady.
System na każdym kroku szuka miejsc, zwłaszcza w obszarze fakturowania, i czynności, przy których przy pomocy robota może wyręczyć pracownika i podpowiedzieć mu szybsze lub prostsze rozwiązanie. Bardzo dobrym przykładem jest wykorzystanie Sztucznej Inteligencji do wystawiania i wysyłania faktur cyklicznych. Kolejnym jest podpowiedź, z jakich funkcji najczęściej korzysta operator i wyciągnięcie ich na pulpit w taki sposób, aby kolejne ich użycie było jak najszybsze. System ma też możliwość komunikacji i wymiany danych z bankami, automatycznie jest proponowany szablon wydruku faktury.
Operator systemu informowany jest o wszelkich ważnych terminach i akcjach do wykonania z nimi związanymi. Dzięki takiej opcji nie musi obawiać się, że np. nie zapłaci podatku w obowiązującym terminie.
Comarch ERP Optima
W przypadku systemu dla małych i średnich przedsiębiorstw robotyzacja procesów opiera się głównie na pomocy jego użytkownikom w usprawnieniu codziennej pracy. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić im cenny czas, ale także eliminuje możliwe błędy.
Przykłady automatyzacji procesów w systemie Comarch ERP Optima:
- Automatyczne weryfikowanie statusu i danych kontrahenta w spisie podatników VAT
- Seryjne operacje na wielu kontrahentach, towarach, pracownikach, dokumentach czy też bazach danych
- Automatyczne nadawanie kodów EAN
- Wymiana danych z serwisami bankowymi
- Optyczna weryfikacja i wprowadzanie dokumentów kosztowych do systemu z wykorzystaniem usługi OCR
- Automatyczna windykacja należności
- Powiadomienia i przypomnienia w formie e-mail i SMS do pracowników i kontrahentów
- Aktualizacja kursów walut
Roboty w Comarch DMS
System Comarch DMS jest wyposażony w mechanizmy, które pozwalają na zautomatyzowanie pewnych procesów biznesowych i czynności. Aby oszczędzić czas niezbędny na wprowadzanie wartości do poszczególnych pól na dokumentach możliwe jest wskazanie reguł, według których system sam będzie wprowadzał odpowiednie wartości. Automatyzacja w systemie DMS to nie tylko automatyczne wypełnianie dokumentów, ale również procesowanie dokumentu przez kolejne etapy zdefiniowanego obiegu. Dzięki możliwości zmechanizowanego przekazania dokumentów użytkownicy mogą ominąć wąskie gardła występujące w procesach (np. długa realizacja przez pracowników) i wykorzystać zaoszczędzony czas na realizację innych, kluczowych dla firmy procesów biznesowych.
W trakcie automatycznego procesowania Comarch DMS będzie weryfikował zdefiniowane reguły i przetwarzał dokument przez odpowiednie etapy pozostawiając możliwość ręcznej akceptacji jeżeli będzie to niezbędnym krokiem.
Oczywistym uzupełnieniem zagadnień związanych z robotyzacją procesów jest wykorzystanie usługi Comarch OCR, która eliminuje udział człowieka w procesie wprowadzania faktur. System sam pobiera skany faktur, przetwarza zawarte w nich dane i przekazuje gotowe dokumenty do dalszego procesowania.
