ERP
Kontakt

RPA - robotyzacja procesów biznesowych w praktyce

Czym jest RPA (ang. Robotic Process Automation)?

RPA (Robotic Process Automation) robotyzacja procesów biznesowych to inaczej wykorzystanie inteligentnej automatyzacji w narzędziach informatycznych do wspierania pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach. Roboty software'owe są programowalne, a procesy przez nie obsługiwane są oparte w przeważającej części na wiedzy i praktyce biznesowej w zakresie zarządzania i optymalizacji pracy w firmach.

Robotyzacja - korzyści z zaprogramowanej automatyzacji procesów

Jeszcze niedawno wydawało się, że technologia RPA działa i jest dostępna wyłącznie dla dużych organizacji biznesowych. W dobie postępującej digitalizacji roboty software'owe dostępne są już praktycznie dla każdej firmy na każdym etapie jej rozwoju. Robotyzacja bardzo często idzie w parze z Uczeniem Maszynowym (ML – Machine Learning) oraz Sztuczną Inteligencją (AI – Artificial Intelligence), które znacznie wspierają jej działanie w środowisku wirtualnym

Oto korzyści jakie niesie robotyzacja procesów w firmie:

  • Praktycznie całkowite wyeliminowanie tzw. „błędu ludzkiego”
  • Odciążenie pracowników od powtarzalnych procesów
  • Wzrost wydajności i efektywności powierzonych robotom zadań
  • Wielozadaniowość i praca 24h na dobę
  • Optymalizacja procesów
  • Odzyskanie zasobów ludzkich poprzez eliminację powtarzalnych zadań
  • Praca dużej ilości dokumentacji/procesów jednocześnie
  • Redukcja kosztów
  • Automatyzacja procesów

Robotyzacja przykładowych procesów w programach oraz systemach ERP

Ergonomia pracy
  • Optymalizacja dostosowania interfejsu użytkownika
  • Powiadomienia o wystąpienia konkretnego zdarzenia przypisanego do operatora
  • Automatyczna komunikacja z systemami zewnętrznymi
  • Automatyczne weryfikacja kontrahentów w bazie GUS, VIES i spisie podatników VAT
  • Inteligentne podpowiedzi użycia konkretnego szablonu wydruku
  • Automatyczne kopie baz danych i danych firmowych
Procesy logistyczno-magazynowe
  • Automatyczne przekazywanie zleceń wydań i przyjęć do magazynu
  • Automatyczne przypisywanie magazyniera do zlecenia
  • Podpowiedzi dla magazyniera o ścieżce poruszania się po magazynie
  • Automatyczne przypisanie magazyniera do dyspozycji magazynowej
  • Automatyczne wygenerowanie wydruku dokumentu magazynowego
  • Automatyczne przypisanie kosztów nabycia do dostawy 

Więcej o programach magazynowych

Procesy produkcyjne

Robotyzacja w systemach ERP dla produkcji

Handel i dystrybucja
  • Automatyczne generowanie dokumentów handlowych (np. faktury na podstawie dokumentu WZ)
  • Automatyczna wysyłka dokumentów (np. faktur) do Klientów
  • Weryfikacja i blokada procesów handlowych dla kontrahenta z przekroczonym limitem kupieckim
  • Utworzenie zamówienia zakupu na podstawie mechanizmu bilansowania potrzeb materiałowych
  • Automatyczna akceptacja oferty sprzedaży zgodnie z ustalonymi warunkami
  • Podpowiedzi generowania faktur cyklicznych

Więcej o oprogramowaniu dla handlu i dystrybucji

Finanse i księgowość
  • Automatyczna windykacja należności
  • Księgowanie dokumentów w oparciu o zdefiniowany schemat
  • Rekomendowanie wzorców opisów analitycznych
  • Aktualizacja kursów walut
  • Weryfikacja numerów kont kontrahentów w tzw. Białej Księdze
  • Wymiana danych online z serwisami bankowymi (tzw. webservice)

Więcej o oprogramowaniu księgowym

Analizy i raporty
  • Automatyczne wypełnienie zestawień raportowych aktualnymi danymi
  • Automatyczne raporty wysyłane na skrzynkę pocztową do zdefiniowanych adresatów
  • Automatyczna wysyłka alertów do użytkowników o pojawiających się odchyleniach od założeń
  • Samoczynnie wypełniany dashboard z aktualną informacją biznesową
  • Automatyczna prezentacja danych na dashboardach w czasie rzeczywistym
  • Automatyczna analiza efektywności pracy operatorów w systemie

Więcej o oprogramowaniu Business Intelligence

Obieg dokumentów
  • Przekazywanie dokumentów do kolejnych etapów po zweryfikowaniu wymaganych kroków
  • Reguły podpowiadania danych do uzupełnienia na dokumentach
  • Automatyczne wysyłanie dokumentów do usługi OCR chwilę po pojawieniu się w określonym folderze
  • Automatyczne pobieranie dokumentów z mailowej skrzynki pocztowej
  • Automatyczne informowanie użytkowników o dokumencie wymagającym podjęcia decyzji
  • Automatyczne wystawianie dokumentów w module finansowo­‑księgowym

Więcej o elektronicznym obiegu dokumentów

e-Commerce
  • Automatyczne przenoszenie towarów, cenników do internetowych kanałów sprzedaży
  • Aktualizacja stanów towarowych i stanów dokumentów
  • Publikacja ofert sprzedaży w wielu kanałach jednocześnie
  • Automatyczna komunikacja z Klientami
  • Automatyczne pobieranie transakcji z serwisów aukcyjnych
  • Komunikacja z firmami spedycyjnymi

Więcej o rozwiązaniach dla sprzedaży internetowej

Robotyzacja procesów biznesowych w systemach Comarch ERP

Comarch ERP XL

Robotyzacja za pomocą silnika modelowania procesów

W systemach oferowanych dla dużych i średnich przedsiębiorstw, jakim jest Comarch ERP XL, bardzo istotnym elementem związanym z Robotic Process Automation (RPA) jest wykorzystanie silnika modelowania procesów biznesowych (BPM). Za jego pomocą możliwe jest symulowanie wykonywania pracy użytkownika przez oprogramowanie klasy ERP. Istotnym elementem silnika procesów jest możliwość zdefiniowania warunków, przy których dana operacja jest wykonywana. Zastosowanie robotyzacji pozwala dodatkowo kontrolować procesy biznesowe przy wystąpieniach nieoczekiwanych zdarzeń zewnętrznych.

Comarch ERP XL zrzut ekranu

Przykładowe scenariusze, które mogą być zastosowane dzięki robotyzacji (RPA) i automatyzacji procesów biznesowych to:

  • automatyczne wystawienie, zatwierdzenie i wysłanie na wskazany adres poczty elektronicznej faktury sprzedaży na podstawie utworzonego w systemie dokumentu wydania zewnętrznego;
  • bieżąca weryfikacja poziomu należności kontrahenta przy rejestracji zamówienia i zablokowanie jego przyjęcia w przypadku przekroczenia ustalonych reguł dotyczących kredytu kupieckiego;
  • cykliczne wysyłanie informacji do kontrahenta (oraz jego opiekuna handlowego) na temat zaległych płatności;
  • automatyczne rozliczenie zleceń produkcyjnych po wykonaniu poszczególnych operacji przez osoby znajdujące się na hali produkcyjnej;
  • generowanie zamówienia zakupu do domyślnych dostawców na odpowiednią ilość towaru czy surowca na podstawie samoczynnie wykonywanego mechanizmu bilansowania potrzeb materiałowych bądź produktowych;
  • przygotowanie propozycji zamówień zakupu do akceptacji przez osobę odpowiedzialną za dostępność towarów, czy surowców;
  • automatyczna akceptacja przygotowanej oferty sprzedaży w przypadku zastosowania poziomu cen przez sprzedawcę gwarantującego zakładany poziom marży;
  • księgowanie dokumentów w oparciu o zdefiniowane schematy zgodnie z ustalonym terminem, np. w godzinach nocnych, dzięki czemu osoba z działu księgowości może na drugi dzień wyłącznie zweryfikować ewentualne błędy w księgowaniu, bez konieczności ręcznego uruchamiania każdego procesu wprowadzania danych na konta księgowe.
Robotyzacja w oprogramowaniu: przykładowy proces z udziałem robotów softwer'owych w XL'u

Rekomendowanie wzorców opisów analitycznych

W wielu firmach każdy dokument kosztowy wymaga dekretacji – wskazania odpowiedniego MPK kosztowego, rodzaju kosztów, czy projektu, którego dany dokument dotyczy. W ramach Comarch ERP XL oczywiście również istnieje taka możliwość. Okazuje się, że niejednokrotnie opisy te są powtarzalne i mogą być ujęte we wzorce, np. faktura za energię elektryczną jest każdorazowo dekretowana w ten sam sposób. Takie wzorcowe opisy mogą być utworzone ręcznie, lecz Comarch ERP został wyposażony w mechanizm, dzięki któremu możliwa jest budowa robota automatyzującego ten proces . Narzędzia RPA analizują wprowadzane wartości i pozycje w opisach analitycznych dokumentów kosztowych i na ich podstawie system proponuje utworzenie nowego wzorca opisu analitycznego, bądź podpowiada użycie jednego z istniejących. W efekcie użytkownik nie musi samodzielnie zastanawiać się nad całym opisem, weryfikuje jedynie, czy zarekomendowana przez system dekretacja jest odpowiednia dla danego dokumentu.

Optymalizowanie technologii w oparciu o historię realizacji zleceń

Zintegrowane oprogramowanie do zarządzania firmą gromadzi informacje na temat planowanych i rzeczywistych danych związanych z procesem produkcyjnym – ilości wykorzystanych surowców, wytworzonych wyrobów, bądź półproduktów, czy czasu trwania poszczególnych operacji. W efekcie możemy uzyskać raport porównujący np. planowane zużycie, czy czas trwania poszczególnych czynności produkcyjnych. Analizując te dane technolog może zauważyć, że np. do produkcji 1 szt. wyrobu zużywa zwykle 4, a nie 5 kg surowca, a operacja trwa 3, zamiast 2 godzin.

Automatyczne dostosowywanie interfejsu użytkownika

W ramach systemu ERP użytkownik ma dostęp do wielu funkcji, co powoduje, że osoba pracująca z systemem ma sporo opcji do wyboru. Naturalne jest jednak to, że generując kolejny dokument np. z zamówienia sprzedaży wybierane są najczęściej te same ścieżki postępowania (np. WZ, faktura, czy zamówienie zakupu).

Dlatego też Comarch ERP XL umożliwia taką pracę, w której w pierwszej kolejności są wyświetlane najczęściej używane opcje, a wszystkie pozostałe są wyświetlane na życzenie użytkownika. Dzięki temu praca jest zdecydowanie bardziej ergonomiczna, a odpowiednie opcje są wybierane bardzo szybko. Co istotne, proces dostosowywania układu odbywa się automatycznie, bez ingerencji użytkownika. Rozwijane przez Comarch mechanizmy RPA prowadzą do tego, aby system automatycznie podpowiadał najczęściej używany szablon wydruku faktury, czy wybierany filtr do sortowania konkretnej listy.

Comarch ERP Enterprise

Przeciętny proces biznesowy w rozwiązaniu ERP dla dużych korporacji przebiega przez wiele działów, składa się z wielu indywidualnych kroków, wymaga dużej liczby źródeł danych, ma stosunkowo wysoką złożoność i potencjalnie dużo miejsca na błędy. Tym bardziej, aby korzystać z najnowszych technologii w celu zmniejszenia liczby błędów, w miarę możliwości zrobić automatyzację procesów i sprawić, by założone procesy przebiegały płynnie bez zbędnej interwencji użytkownika.

W tym momencie pojawia się robotyzacja (RPA). Comarch ERP Enterprise oferuje przede wszystkim potężny silnik „Workflow”, który pozwala użytkownikom łatwo i szybko definiować przepływy pracy, które:

  • Monitorują statusy, warunki, wartości i zmiany w dokumentach
  • Powiadomią użytkowników lub administratorów o określonym zdarzeniu
  • Sprawdzą warunki w ustalonych momentach
  • Generują dokumenty
  • Uruchomiają operacje cykliczne, oparte na zdefiniowanych regułach
  • Komunikują z systemami zewnętrznymi zarówno po stronie wejścia, jak i wyjścia

Comarch ERP Enterprise

Najważniejszym elementem jest możliwość interakcji z systemami zewnętrznymi. Ponieważ rozwiązanie ERP nigdy nie działa samodzielnie, niezwykle ważne jest, aby móc łączyć ze sobą procesy z różnych systemów. W ten sposób możemy zacząć budować naprawdę zintegrowane procesy biznesowe zamiast każdego systemu działającego na własnej „wyspie”.

Przykładem może być faktura od dostawcy, która jest skanowana przez OCR w rozwiązaniu DMS, a potem przekazywana do ERP, a następnie do portalu dostawcy, wskazując wynik i uruchamiając płatność.

Za pomocą zrobotyzowanej automatyzacji procesów, proces może wyglądać mniej więcej tak:

  1. OCR skanuje dokument
  2. DMS rozpoznaje go jako fakturę od dostawcy, skanuje dokument w celu uzyskania obowiązkowych informacji i uruchamia generowanie faktury od dostawcy
  3. System ERP otrzymuje fakturę od dostawcy, sprawdza, czy wszystkie zafakturowane ilości rzeczywiście zostały dostarczone i czy wszystkie inne warunki i ograniczenia zostały spełnione
  4. ERP uruchamia generowanie aktualizacji statusu w portalu dostawcy i uruchamia płatność
  5. Portal dostawcy informuje dostawcę o aktualizacji statusu i oczekującej płatności.

Jeśli wszystkie warunki są spełnione, cały przepływ w kilku systemach przebiega całkowicie automatycznie, a w przypadku wystąpienia problemów proces informuje właściwego użytkownika odpowiednimi informacjami, aby mógł podjąć szybką i opartą na dostarczonych danych decyzję oraz przywrócić proces na właściwe tory.

Comarch ERP Altum

System Comarch ERP Altum został wyposażony w narzędzia takie jak BPM (Business Process Management Suite) lub BI (Business Intelligence), autonomicznie wykonujące powtarzalne zadania, które mogą zostać oparte o zdefiniowane algorytmy. Raz zaprogramowany proces będzie automatycznie wykonywał zaplanowane czynności zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami pracy. Roboty w Comarch ERP Altum umożliwiają informowanie użytkowników o pojawieniu się konkretnej sytuacji w systemie i wskazywanie pracy do wykonania. Innym efektem takiej automatyzacji jest również możliwość takiego zaprogramowania automatu (robota), który całkowicie niezależnie przygotuje w systemie ERP potrzebny dokument, wypełniając go odpowiednimi danymi. W kolejnych etapach procesu automat może podjąć dalsze prace np. zatwierdzić i wydrukować stworzony przez siebie dokument lub przesłać go do systemu kontrahenta. Dzięki automatyzacji procesów w Comarch ERP Altum możliwa jest automatyczna obsługa takiego samego zakresu pracy, który mógłby być wykonany przez pracownika z wykorzystaniem interfejsu systemu.

Przykłady automatyzacji procesów:

  • Samoistne przygotowanie Zamówień Zakupu na podstawie Bilansu Stanów Towarów
  • Automatyzacja działań w ramach transakcji wewnętrznych pomiędzy firmami działającymi w jednej, wielofirmowej strukturze

Praca i konfigurowanie robotów w Comarch ERP Altum

Comarch ERP XT

Robotyzacja procesów jest w zasięgu również małych firm, dla których adresujemy system Comarch ERP XT. Użyte roboty sprawiają, że program czasami „pomyśli” za użytkownika oraz wykona za niego pewne akcje. Inteligentne podpowiedzi podczas wystawiania dokumentów, wysyłki dokumentów do księgowości, czy wysyłki plików JPK i deklaracji do urzędów to tylko nieliczne przykłady.

System na każdym kroku szuka miejsc, zwłaszcza w obszarze fakturowania, i czynności, przy których przy pomocy robota może wyręczyć pracownika i podpowiedzieć mu szybsze lub prostsze rozwiązanie. Bardzo dobrym przykładem jest wykorzystanie Sztucznej Inteligencji do wystawiania i wysyłania faktur cyklicznych. Kolejnym jest podpowiedź, z jakich funkcji najczęściej korzysta operator i wyciągnięcie ich na pulpit w taki sposób, aby kolejne ich użycie było jak najszybsze. System ma też możliwość komunikacji i wymiany danych z bankami, automatycznie jest proponowany szablon wydruku faktury.

Operator systemu informowany jest o wszelkich ważnych terminach i akcjach do wykonania z nimi związanymi. Dzięki takiej opcji nie musi obawiać się, że np. nie zapłaci podatku w obowiązującym terminie.

Comarch ERP XT

Comarch ERP Optima

W przypadku systemu dla małych i średnich przedsiębiorstw robotyzacja procesów opiera się głównie na pomocy jego użytkownikom w usprawnieniu codziennej pracy. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić im cenny czas, ale także eliminuje możliwe błędy.

Przykłady automatyzacji procesów w systemie Comarch ERP Optima:

  • Automatyczne weryfikowanie statusu i danych kontrahenta w spisie podatników VAT
  • Seryjne operacje na wielu kontrahentach, towarach, pracownikach, dokumentach czy też bazach danych
  • Automatyczne nadawanie kodów EAN
  • Wymiana danych z serwisami bankowymi
  • Optyczna weryfikacja i wprowadzanie dokumentów kosztowych do systemu z wykorzystaniem usługi OCR 
  • Automatyczna windykacja należności
  • Powiadomienia i przypomnienia w formie e-mail i SMS do pracowników i kontrahentów
  • Aktualizacja kursów walut

Screen Comarch ERP Optima

Roboty w Comarch DMS

System Comarch DMS jest wyposażony w mechanizmy, które pozwalają na zautomatyzowanie pewnych procesów biznesowych i czynności. Aby oszczędzić czas niezbędny na wprowadzanie wartości do poszczególnych pól na dokumentach możliwe jest wskazanie reguł, według których system sam będzie wprowadzał odpowiednie wartości. Automatyzacja w systemie DMS to nie tylko automatyczne wypełnianie dokumentów, ale również procesowanie dokumentu przez kolejne etapy zdefiniowanego obiegu. Dzięki możliwości zmechanizowanego przekazania dokumentów użytkownicy mogą ominąć wąskie gardła występujące w procesach (np. długa realizacja przez pracowników) i wykorzystać zaoszczędzony czas na realizację innych, kluczowych dla firmy procesów biznesowych.

W trakcie automatycznego procesowania Comarch DMS będzie weryfikował zdefiniowane reguły i przetwarzał dokument przez odpowiednie etapy pozostawiając możliwość ręcznej akceptacji jeżeli będzie to niezbędnym krokiem.

Oczywistym uzupełnieniem zagadnień związanych z robotyzacją procesów jest wykorzystanie usługi Comarch OCR, która eliminuje udział człowieka w procesie wprowadzania faktur. System sam pobiera skany faktur, przetwarza zawarte w nich dane i przekazuje gotowe dokumenty do dalszego procesowania.

Rola robotów w systemie obiegu dokumentów - Comarch DMS

Comarch IBARD

Administratorzy danych nie od dziś borykają się z koniecznością uproszczenia i automatyzacji procesów odpowiedzialnych za zapewnianie bezpieczeństwa i ciągłości pracy, które są kluczowym elementem prowadzenia firmy, ale nie przynoszą wymiernych korzyści dla rozwoju biznesu.

Usługa Comarch IBARD wyposażona jest w intuicyjny i elastyczny kreator harmonogramu backupu, który pozwala na nieskończoną ilość konfiguracji zadań backupu. Raz skonfigurowane zadanie wykonuje się automatycznie, bez zaangażowania i ingerencji użytkownika. Dzięki temu pracownicy nie muszą pamiętać o ciągłym monitorowaniu wykonywania kopii zapasowych i mogą wykorzystać swój czas bardziej efektywnie.

Business Inteligence i RPA

Wszystkie rozwiązania, choćby mocno innowacyjne i zrobotyzowane, potrzebują też wsparcia od strony danych jakie przetwarzają. Narzędzie Business Intelligence wraz z BI Point pomagają podejmować trafne decyzje biznesowe w oparciu o informacje pochodzące z systemów Comarch ERP. Użytkownik ma zawsze pewność, że dane są aktualne i podane w takiej formie, jaką on sam sobie zażyczył. Dodatkowo, moduł nie tylko automatycznie wysyła zestawienia i raporty w określonych ramach czasowych, ale także ma możliwość reagowania na wszelkie anomalie wysyłając alerty do użytkownika, jeśli coś takiego się zdarzy.

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza