ERP
Kontakt

Wdrożenie systemu ERP

Wybór odpowiedniego systemu ERP powinien być poprzedzony wielowymiarowym procesem weryfikacji. Warto przyjrzeć się możliwościom danego rozwiązania, jego intuicyjności oraz funkcjonowaniu w praktyce.

Pomocne będą referencje klientów z różnych branż, którzy z punktu widzenia codziennej pracy na systemie, potwierdzą jego mocne strony i korzyści wynikające z wdrożenia dla przedsiębiorstwa.

Oprogramowanie, które będzie praktyczne i przyjazne dla pracowników będzie w stanie również przynieść wymierne korzyści dla firmy.

Wdrażaj system ERP zgodny z przepisami

Warto też zdecydować się na system klasy ERP zgodny z polskimi realiami legislacyjnymi, przede wszystkim w kontekście podatków oraz kadr i płac. Decydując się bowiem na niszowe oprogramowanie albo własny program, musimy liczyć się z dodatkowymi problemami lub kosztami związanymi np. z bardzo częstym dostosowywaniem tego rozwiązania do szybko zmieniających się przepisów.

Kwestia ta dotyczy również zagranicznych dostawców oprogramowania, którzy często z opóźnieniem dostosowują swoje rozwiązania do zmian w polskich przepisach. Często również te zmiany są bardzo kosztowne, co w dynamicznie zmieniających się realiach podatkowych w Polsce może stanowić duże zaskoczenie i niespodziewany koszt dla nabywcy.

Warto pamiętać, że systemy Comarch ERP są zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami. Kompleksową ofertę znaleźć można tutaj: https://www.comarch.pl/erp/

Najważniejsze aspekty i etapy wdrożenia systemu ERP

Analiza przedwdrożeniowa

Szczególnie istotnym dla sukcesu wdrożenia jest etap analizy przedwdrożeniowej, podczas którego zaangażowanie przedsiębiorstwa we wdrożenie jest znaczące i ma wpływ na wszystkie dalsze działania projektowe. W trakcie spotkań analitycznych prowadzonych przez dostawcę oprogramowania, przedsiębiorstwo definiuje bowiem wymagania względem systemu informatycznego tak, by adresował potrzeby firmy.

Etap ten nie jest tylko i wyłącznie odzwierciedleniem procesów zachodzących w firmie (związanych z działalnością firmy). To też miejsce i czas do zastanowienia się nad ich optymalizacją. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej pomoże zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa, usprawni codzienne funkcjonowanie i pozwoli zidentyfikować nieużywane już procesy.

System w standardzie a redukcja kosztów wdrożenia ERP

Dodatkową korzyścią optymalizacji będzie często możliwość wdrożenia systemu w standardzie, co pozwoli na redukcję kosztów. Będzie stanowić to również korzyść dla producenta, który skoncentruje się na obsłudze wdrożenia w podstawowym obszarze i nie będzie delegował swoich zasobów do implementacji niestandardowych rozwiązań. Co za tym idzie klient nie poniesie wtedy dodatkowych kosztów wdrożenia, w tym wypadku, zbędnych implementacji. Pozwoli to skrócić czas wdrożenia oraz uprości zarządzanie instalacją w okresie jej użytkowania, np. w postaci aktualizacji systemu do nowych wersji.

Wdrożenie: zakres, harmonogram, demo

Warto jednak pamiętać, aby zagwarantować sobie możliwość rozszerzenia zakresu wdrożenia podczas zawierania umowy. W tym miejscu konieczne jest także ustalenie szczegółowego harmonogramu, wedle którego przebiegać będzie wdrożenie. Powinien on uwzględniać zarówno start całego systemu, jak i również brać pod uwagę te ewentualne, dodatkowe rozszerzenia, o których wspominamy powyżej.

Podczas analizy przedwdrożeniowej może dojść do sytuacji, w której pojawiają się dodatkowe koszty, które nie były uwzględnione w początkowej prezentacji. Jest to naturalnym następstwem poznania wymagań firmy i co za tym idzie ewentualnym rozszerzeniem zakresu wdrożenia.

Dobrą praktyką może być również dokonanie instalacji demo systemu przed lub w trakcie analizy – wykonanie takiej instalacji wcześniej, ułatwi proces samej analizy przedwdrożeniowej, a także pozwoli obu stronom na lepsze poznanie własnych wymagań.

Optymalizacja kosztów w ramach wdrożenia systemu ERP

Ważnym elementem jest kategoryzowanie wszystkich wymagań wykraczających poza standardową funkcjonalność, jakie powstały podczas wywiadów analitycznych, przeprowadzonych z pracownikami Klienta. Pozwoli to Klientowi kontrolować zakres i w efekcie budżet projektu, będzie miało też wpływ na utrzymanie systemu, o czym pisaliśmy wcześniej.

Metoda MoSCoW - priorytetyzacja zakresu wdrożenia

Jedną z metodologii jest Metoda MoSCoW, w ramach której każdemu niestandardowemu wymaganiu zostanie przypisany priorytet: M – must, czyli te elementy, które muszą się znaleźć w zakresie projektu, S – should – te, które powinny się znaleźć, C – could, te które są oczekiwane, ale nie konieczne oraz W - won’t – te, które nie znajdą się w zakresie, ale mogą być rozpatrzone w przyszłości jako przydatne dodatkowe funkcjonalności.

Zespoły projektowe przy wdrożeniu systemu ERP

Projekt wdrożenia realizowany jest przez zespół projektowy oraz wdrożeniowy. Po stronie dostawcy zwykle jest kilka zespołów, w zależności od specyfiki prac. Są to zespoły odpowiedzialne za wdrożenie systemu ERP w obszarze produkcji, księgowości czy w magazynach wysokiego składowania, bądź w obszarze Bussines Intelligence.

Po stronie klienta najczęściej jest jeden zespół wdrożeniowy składający się z użytkowników kluczowych w poszczególnych obszarach funkcjonalnych (wydziałów przedsiębiorstwa) lub właścicieli procesów biznesowych.

Rola kierowników projektów podczas wdrożenia

Kluczową osobą w realizacji wdrożenia jest kierownik projektu. Warto zagwarantować, aby kierownik projektu był obecny po obu stronach. Kierownik projektu po stronie producenta jest istotny, ponieważ koordynuje wszystkie prace, wszystkich osób zaangażowanych we wdrożenie modułów, obserwuje z szerszego planu cały proces wdrożenia i dzięki temu widzi potencjalne trudności, reguluje przebieg prac poszczególnych zespołów oraz synchronizuje ich działania.

Nie mniej ważny jest również kierownik projektu po stronie klienta. Warto, aby była to osoba ciesząca się autorytetem w organizacji, która zna poszczególne procesy. Kluczowym jest, aby był to pracownik decyzyjny, który jest w stanie zadecydować o zmianie danego procesu zachodzącego w przedsiębiorstwie. Nie bez znaczenia jest także umiejętność perswazji i przekonywania, które warto, aby posiadał i potrafił przekonać do swojej wizji pozostałe osoby w przedsiębiorstwie.

Rola pracowników różnych działów - użytkowników nowego systemu ERP

W procesie wdrożenia ważni są również kluczowi użytkownicy systemu. Warto włączyć ich do procesu wyboru systemu ERP już na etapie analizy i pozyskać zaangażowanie pracowników tak, aby mogli określić swoje wymagania co do systemu, na podstawie posiadanego doświadczenia.

Zadaniem kluczowych użytkowników jest również zbieranie informacji do usprawnień systemu, co pozwoli na jego rozwój i optymalizację działania w przedsiębiorstwie.

Co istotne, kluczowy użytkownik to ktoś inny od project managera czy kierownika danego zespołu/projektu. Przy ich wyborze warto kierować się nie hierarchią w organizacji, ale znajomością procesów danego działu, działów sąsiednich czy szerokim stażem i doświadczeniem na polu procesów, które nowy system będzie organizował.

Migracja danych

Migracja danych jest kolejnym kluczowym elementem decydującym o sukcesie wdrożenia i jak możliwie szybkim rozpoczęciu pracy na nowej platformie.

Niezwykle istotne jest, że w przypadku przeniesienia baz, główna odpowiedzialność spoczywa po stronie klienta, ponieważ jest on w tym wypadku jedyną stroną, która jest w stanie zagwarantować jakość i kompletność danych.

Migracja to także dobry moment na uporządkowanie baz danych lub przeprowadzenie procesu ich oczyszczania (tzw. data cleansing).

Ponieważ jest to proces wymagający dużych nakładów pracy, warto zatem budować już na wstępie świadomość wagi tego działania i zachęcać pracowników, aby jeszcze przed właściwym wdrożeniem nowego systemu i migracją baz, rozpoczęli ich oczyszczanie we własnym obszarze działalności.

Szkolenia pracowników

Czynnikiem decydującym o sukcesie danego wdrożenia są ludzie na każdym etapie wdrożenia.

Na etapie szkolenia pracowników klienta możemy mówić o kilku ważnych czynnikach, które będą warunkować jego przebieg i decydować o skuteczności. W tym względzie ważna jest np. wielkość grup szkoleniowych i dla jego efektywności istotnym jest, aby grupy te nie były zbyt liczne.

Na podstawie własnego doświadczenia Kierownik Projektu doradzi Klientowi ich odpowiednie zorganizowanie, mając na uwadze wiele zmiennych – liczebność osób pracujących na systemie, specyfika firmy, warunki lokalizacyjne i inne.

Nowy system ERP w firmie

Oprócz zabezpieczenia komfortowych warunków szkoleniowych, należy również zapewnić szkolącym się oderwanie od codziennej pracy operacyjnej. Dobrą praktyką są również testy szkoleniowe, w ramach których sprawdza się wiedzę nabytą podczas szkoleń.

Kiedy natomiast jest najlepszy czas na przeszkolenie pracowników? Tu eksperci zgadzają się, że to czas przed startem produkcyjnym, po wgranych implementacjach i przy gotowym środowisku pracy.

U niektórych klientów sprawdzają się również wspomniani wcześniej, kluczowi użytkownicy. Przyjmują oni wtedy również rolę szkoleniowców wewnętrznych, co ma szczególne zastosowanie w firmach retailowych, gdzie liczba pracowników jest znacząca.

Ważna rola producenta oprogramowania/integratora po wdrożeniu

Z tematem szkoleń wiąże się wsparcie ze strony producenta, na które może liczyć klient krótko po starcie działania nowego systemu. Najczęściej umowa wdrożeniowa gwarantuje 2-3 miesiące wsparcia lub limit godzinowy, świadczony jako usługa serwisowa.

Dobrym rozwiązaniem jest zagwarantowanie sobie tego typu wsparcia ekspertów tuż po starcie. Z doświadczenia wiemy, że użytkownicy nowego systemu będą tego najbardziej oczekiwać, pozwoli im to również okrzepnąć w pracy z systemem, nauczyć się jego obsługi.

Wdrożenie ERP i wsparcie

Jak wygląda wsparcie producenta na dalszych etapach pracy z systemem? W Comarch ERP zapewniamy np. szerokie wsparcie posprzedażowe w ramach Asysty Comarch.

Istnieje również możliwość podpisania indywidualnej umowy serwisowej.

Dodatkowo posiadamy unikalny w skali dostawców ERP portal Społecznościowy, który służy klientom do zgłaszania pomysłów na usprawnienie rozwiązań i do zadawania pytań w kontekście działania systemów.

Podsumowanie - ile trwa i ile może kosztować wdrożenie ERP?

Wdrożenie zaawansowanego oprogramowania ERP może różnić się w zależności od skali przedsiębiorstwa i wdrażanego systemu. Zazwyczaj jednak trwa od kilku do kilkunastu miesięcy.

Powyżej przedstawione zostały najważniejsze aspekty, o których należy pamiętać podczas przygotowania i przeprowadzenia wdrożenia systemu ERP. Nie wyczerpują one całości zagadnienia, ale opisują kluczowe obszary, decydujące często o sprawnym i efektywnym rozpoczęciu pracy z nowym systemem. Stanowią punkt wyjścia dla potencjalnych nabywców nowego rozwiązania lub tych, którzy rozważają zmianę istniejącego.

Plan wdrożenia

Na poniższej infografice prezentujemy szczegółowy plan w jakim przebiega wdrożenie systemu ERP, z podziałem na poszczególne sekcje i etapy.

infografika: wdrożenie systemu ERP - etapy wdrożenia, harmonogram

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza