Inteligentne zarządzanie zakupami

Oczywistym faktem jest konieczność zapewnienia odpowiedniej ilości towarów oraz surowców w naszych magazynach lub obiektach logistycznych firm zewnętrznych, aby realizować potrzeby wynikające ze sprzedaży lub produkcji. Z jednej strony te stany powinny być na tyle duże, by obsłużyć bieżące zapotrzebowanie, z drugiej zaś strony istnieją ograniczenia wynikające z powierzchni magazynowej, jak konieczność zmniejszenia ilości nadmiernych stock-ów towarów nierotowanych. Dlatego system planowania zapotrzebowania materiałowego jest tak istotny, bo to właśnie na jego postawie można określić optymalny plan produkcji oraz dostępność stanów magazynowych. Co więcej, dział zakupów musi dysponować odpowiednim doświadczeniem, znajomością rynku i intuicją pod kątem optymalnego stanu magazynowego.

Czasem zdarza się, że dostępność materiałów i towarów jest ograniczona, przez ich wydłużony okres wytwórczy lub wielotygodniowy transport. Wymaga to od działu zakupów obliczania zapotrzebowania z odpowiednim wyprzedzeniem, analizując sezonowość oraz przyszły popyt. Wskazaną analizę utrudniają coraz częstsze załamania łańcuchów dostaw dla zagranicznych kierunków zakupowych. Kluczowa jest również kalkulacja tego ile zamówić, analizując takie parametry, jak czas dostawy materiałów, wielkość aktualnego i przyszłego zapotrzebowania, minimum i optimum logistyczne czy moce wytwórcze dostawcy.

Współczesna rzeczywistość działów zakupów to częste zmiany cen kluczowych surowców (najczęściej ich nieprzewidywalny wzrost). Dodatkowo na wielu rynkach pojawiają się tymczasowe wstrzymania dostaw i produkcji nawet w przypadku zakontraktowanych zakupów. Zmiany geopolityczne, których często nie można przewidzieć, wpływają na wydłużenie, bądź załamanie dotychczasowych tras logistycznych dostaw. Wszystkie te czynniki znacząco utrudniają budowanie stałej strategii zakupowej i wymagają od zakupowców podejmowania decyzji w krótkim okresie czasu, szukając okazji nadążających za nowymi trendami rynku lub budowania sieci alternatywnych dostawców.

Zmienność i nieprzewidywalność, którą wskazaliśmy w poprzednim punkcie determinuje fakt, że dział zakupów musi podejmować swoje decyzje w ograniczonym czasie. Opóźnienia w dostawie kluczowych towarów mogą wpłynąć na opóźnienia w projekcie, a tym samym niewywiązanie się z kontraktu, co będzie skutkowało poważnymi karami finansowanymi. Prawdopodobieństwo popełnienia błędu zwiększa się, gdy zakupowiec musi w krótkim czasie przenalizować złożone zbiory aktualnych danych pochodzących z różnych źródeł.

Gdy dział zakupów przejmuje realizacje zapotrzebowania całego przedsiębiorstwa, musi być w stałym kontakcie z pozostałymi. Ten dialog może być utrudniony gdy przedstawiciele innych działów nie potrafią sprecyzować jakie materiały/towary są potrzebne i na kiedy należy je dostarczyć. Mało precyzyjne informacje zmuszają zakupowców do samodzielnego wgłębienia się w temat, szukania towarów o odpowiedniej specyfikacji lub zamienników, gdy pierwotny towar jest niedostępny. Ważny jest dwustronny przepływ informacji, gdy zmieniają się oczekiwania odnośnie zapotrzebowania, lub gdy następują opóźnienia w realizacji dostaw.