Inteligentne zarządzanie zakupami

Oczywistym faktem jest konieczność zapewnienia odpowiedniej ilości towarów oraz surowców w naszych magazynach lub obiektach logistycznych firm zewnętrznych aby realizować potrzeby wynikające ze sprzedaży lub produkcji. Z jednej strony te stany powinny być na tyle duże by obsłużyć bieżące zapotrzebowanie, z drugiej z strony mamy ograniczenia wynikające z powierzchni magazynowej, jak konieczność ograniczania nadmiernych stock-ów towarów nierotowanych. Dlatego dział zakupów musi dysponować odpowiednim doświadczeniem, znajomością rynku i intuicją pod kątem optymalnego stanu magazynowego.

W przypadku niektórych materiałów i towarów czas realizacji zamówień trwa kilka miesięcy. Wymaga to od działu zakupów obliczanie zapotrzebowania z odpowiednim wyprzedzeniem analizując sezonowość oraz przyszły popyt. Wskazaną analizę utrudniają coraz częstsze załamania łańcuchów dostaw dla zagranicznych kierunków zakupowych. Kluczowa jest również kalkulacja ile zamówić analizując takie parametry jak czas dostawy, wielkość aktualnego i przyszłego zapotrzebowania, minimum i optimum logistyczne czy moce wytwórcze dostawcy.

Współczesna rzeczywistość działów zakupu to częste zmiany cen kluczowych surowców (najczęściej ich nieprzewidywalny wzrost). Dodatkowo na wielu rynkach pojawiają się tymczasowe wstrzymania dostaw i produkcji nawet w przypadku zakontraktowanych zakupów. Zmiany geopolityczne, które często nie można przewidzieć wpływają na wydłużenie bądź załamanie dotychczasowych tras logistycznych dostaw. Wszystkie te czynniki znacząco utrudniają budowanie stałej strategii zakupowej i wymagają od zakupowców podejmowania decyzji w krótkim okresie czasu, szukając okazji nadążających za nowymi trendami rynku lub budowania sieci alternatywnych dostawców.

Zmienność i nieprzewidywalność, którą wskazaliśmy w poprzednim punkcie determinują fakt, że dział zakupów musi podejmować swoje decyzje w ograniczonym czasie. Opóźnienie w dostawie kluczowych towarów mogą wpłynąć na opóźnienia w projekcie, niewywiązanie się z kontraktu co będzie skutkowało poważnymi karami finansowanymi. Prawdopodobieństwo popełnienia błędu się zwiększa gdy zakupowiec musi w krótkim czasie przenalizować złożone zbiory danych pochodzących z różnych źródeł.

Dział zakupów gdy przejmuje realizacje zapotrzebowania całego przedsiębiorstwa, musi być w stałym kontakcie z jego poszczególnymi działami. Ten dialog może być utrudniony gdy przedstawiciele innych działów nie potrafią sprecyzować jakie materiału/towary są potrzebne i na kiedy należy je dostarczyć. Mało precyzyjne informacje zmuszają zakupowców do samodzielnego wgłębiana się w temat, szukania towarów o odpowiedniej specyfikacji lub zamienników, gdy pierwotny towar jest niedostępny. Ważny jest dwustronny przepływ informacji gdy zmieniają się oczekiwania odnośnie zapotrzebowania lub gdy następują opóźnienia w realizacji dostaw.