Ufać, ale kontrolować: systemy wczesnego ostrzegania w faktoringu

Pandemia mocno zaburza terminowość realizacji zobowiązań handlowych. Ciągły monitoring klienta, kontrahenta czy dostawcy jest w tej sytuacji konieczny.

Za oknem zmieniło się wszystko, ale dla banków czy spółek faktoringowych jedna rzecz pozostaje niezmienna: dbałość o jakość portfela faktoringowego.

Sam faktoring niesie za sobą wiele dodatkowych korzyści, które w dobie niepewności na rynku, mogą pomóc wychwycić nieprawidłowości pojawiające się w danej umowie.

System Wczesnego Ostrzegania

Jedną z tych korzyści jest System Wczesnego Ostrzegania, który na bieżąco monitoruje zachowania na umowach, wychwytuje anomalia w nich występujące, oraz przekazuje je do odpowiedniego departamentu ryzyka, monitoringu czy windykacji.

Przykładem może tutaj być wyłapywanie opóźnień w płatnościach od poszczególnych kontrahentów. Jeśli średnie opóźnienie płatności wzrośnie z 5 do 10 dni, operator umowy dostanie sygnał ostrzegawczy. Nie musi być to wyznacznikiem do usunięcia kontrahenta ze współpracy – stanowi jedynie informację, że temu kontrahentowi warto się przyjrzeć. A to po to, by zapobiec sytuacji, w której środki do zwrotu przez obiorcę towaru nigdy nie zostaną zwrócone sprzedającemu, faktorowi czy bankowi.

Zazwyczaj o braku zapłaty lub problemach kontrahenta faktor dowiaduje się, gdy pieniądze nie nadchodzą przez dłuższy czas. Trzeba wtedy rozpocząć żmudny, kosztowny proces windykacji. Informacja nawet o niewielkim wzroście przeterminowań pomaga uniknąć tej sytuacji. Faktor czy bank może zareagować, wychodząc z założenia, że lepiej zapobiegać niż leczyć.

Trzeba pamiętać, że w umowie faktoringowej to właśnie kontrahent odgrywa najistotniejszą rolę. Płaci za  towar z odroczonym terminem płatności, np. 60 dni po zakupie towaru. Dlatego wiedza na temat kontrahentów jest tak ważna w przypadku faktoringu.

System Wczesnego Ostrzegania może być także wykorzystany do wyłapywania zachowań nietypowych dla danej umowy. Jeśli średnio firma zgłasza do wykupu 30 faktur miesięcznie, to gdy złoży tych faktur 100, oznacza to, że coś może być nie w porządku.

Dziś, gdy wszystko dzieje się online, faktor wypłaca środki z faktury w przeciągu 2-3 godzin po zgłoszeniu zlecenia do systemu. Co więcej, najczęściej nie musi nawet przedstawiać skanu faktury, co jeszcze 10 lat temu było nie do pomyślenia. Na przełomie marca/kwietnia br. faktorzy odnotowali znaczny wzrost zaangażowania na umowach faktoringowych. Wielu klientów w dobie niepewności na rynku chciało zapewnić sobie dostęp gotówki na „ciężkie czasy”. Jednak znajdą się także ci, którzy te czasy będą chcieli wykorzystać do wyłudzenia środków. Informacja o zwiększonej aktywności na danej umowie może temu zapobiec.

Early Warning Retention

Warto także wspomnieć o Early Warning Retention – informacji, które faktorzy czy banki mogą wykorzystać w celu uniknięcia odejścia klienta do innej instytucji finansowej. Tu system wyłapie mniejszą aktywność na umowie. Nie musi to od razu świadczyć o chęci zmiany dostawcy usług faktoringowych czy bankowych, bo na rynku jest sporo firm sezonowych, które z finansowania korzystają w określonych miesiącach. Jednak taka informacja może się przydać w trudnych czasach.

Często bank czy faktor o fakcie lub zamiarze odejścia klienta dowiaduje się gdy otrzyma wypowiedzenie umowy. Uniemożliwia to działania zapobiegawcze. Kontakt z klientem i rozmowa o warunkach umowy takich jak wydłużenie terminów płatności, czy zwiększenie wypłacanej zaliczki, w większości przypadków wystarczą. Utrata klienta jest bardzo kosztowna. Ale można, i trzeba się przed nią chronić.

Obiorcami Early Warning Solutions są nie tylko banki czy faktorzy. Korzystają z nich przede wszystkim klienci tych instytucji, otrzymujący informację, czy dany kontrahent jest wypłacalny i czy warto sprzedawać mu towar z odroczonym terminem płatności.

Pandemia koronawirusa minie, restrykcje zostaną złagodzone, obostrzenia zniesione, a gospodarka ruszy. Zaufanie, które banki, faktorzy i inne instytucje finansowe zbudują dzisiaj, zaowocuje w przyszłości. Choćby i wsparte monitoringiem.

Karol Leszczyński, Factoring Product Manager, Comarch