Wdrożenie systemu klasy ECM w Nestle Waters Polska
Głównym celem Nestle Waters Polska była chęć usprawnienia i ujednolicenia procesów biznesowych związanych z obszarem realizacji zakupów wewnątrz organizacji (obszar Procure-To-Pay) – w szczególności poprzez całkowitą eliminację obiegu dokumentów papierowych, zminimalizowanie pracochłonności oraz czasu trwania procesów decyzyjnych. Firma wymagała zwłaszcza zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych i dokumentów oraz możliwości kontroli kosztów na każdym etapie procesu zakupowego. Analizując potrzeby, podjęto decyzję o zakupie systemu informatycznego. Zdecydowano o wdrożeniu systemu klasy Enterprise Content Management przez firmę Comarch.
Zakupione rozwiązanie miało zostać oparte o technologię SharePoint Server 2007, która stanowi jeden ze standardów korporacyjnych w globalnej Grupie Nestle w obszarze systemów wewnętrznych. Comarch zaproponował wykorzystanie platformy SharePoint wraz z dedykowanymi, autorskimi komponentami klasy ECM, wspomagającymi zarządzanie treścią w obszarze zakupowym. Zaproponowane rozwiązanie bardzo dobrze wpisywało się w obecny stos technologiczny i odpowiadało w pełni wymaganiom biznesowym Nestle Waters Polska.
Komponenty autorskie Comarch ECM (Enterprise Content Management) wdrożone w Nestle Waters Polska, działające w oparciu o platformę SharePoint, można podzielić na trzy moduły funkcjonalne wspierające proces zakupowy: moduł zamówień, moduł rejestracji dostawy oraz moduł obiegu faktur. Rozwiązanie kompleksowo obsługuje procesy Procure-To-Pay w skali całej firmy Nestle Waters Polska w dwóch oddziałach, eliminując całkowicie obieg papierowych dokumentów w procesie zakupowym. Z rozwiązania korzysta na co dzień ponad 100 użytkowników biznesowych.
Wdrożenie systemu zostało poprzedzone gruntowną weryfikacją potrzeb Nestle Waters Polska oraz spotkaniami analitycznymi ze specjalistami Comarch, w celu opracowania spójnego modelu procesów procure-to-pay firmy oraz finalnego kształtu systemu. Wdrożenie obejmowało konfigurację platformy SharePoint wraz z zainstalowaniem i przystosowaniem autorskich modułów Comarch ECM.
W ramach projektu zaimplementowane zostały mechanizmy kontroli kosztów wykorzystujące podejście „3-way matching”. System sam kontroluje poprawności kwot zamówień, dostaw i powiązanych faktur, a następnie powiadamia o zaistniałych niezgodnościach.
W przypadku obiegu i akceptacji dokumentów zakupowych, ścieżka akceptacji wyznaczana jest dynamicznie na podstawie matrycy akceptacji struktury wewnętrznej firmy. Pozwala to na automatyczne wyznaczanie kolejnych osób odpowiedzialnych za akceptację/opiniowanie konkretnych kroków w procesie według reguł wewnętrznych w Nestle Waters Polska.
System został zainstalowany i uruchomiony w siedzibie Nestle Waters Polska. Comarch zapewnia usługi asysty i utrzymania systemu, jak również jego dalszego rozwoju i usługi doradcze związane z wykorzystaniem platformy SharePoint oraz komponentów Comarch ECM.
