Duże przedsiębiorstwa a KSeF
Już tylko kilka miesięcy dzieli nas od obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Większość firm zdaje sobie sprawę, że nowy sposób rozliczeń mocno wpłynie na ich działalność operacyjną. Szczególne wyzwanie czeka jednak duże organizacje. Jak będzie wyglądała integracja KSeF w dużych firmach? Sprawdźmy.
Duże przedsiębiorstwa a KSeF – trudności i wyzwania
Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku. Na ten moment jest rozwiązaniem dobrowolnym, ale już w lipcu 2024 r. ma stać się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów gospodarczych w kraju. Mimo że do wprowadzenia nowych przepisów pozostał niecały rok, wiele firm nadal nie podjęło koniecznych kroków, aby przygotować się na tę zmianę. A tych na pewno będzie wiele – zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw, dla których wprowadzenie obligatoryjnego KSeF może oznaczać prawdziwą rewolucję.
Oto najważniejsze wyzwania, z jakimi będzie wiązała się integracja KSeF w dużych firmach:
- Modyfikacja systemów informatycznych;
- Konieczność aktualizacji wewnętrznych procedur;
- Zapewnienie zgodności systemów z przepisami podatkowymi;
- Przeszkolenie zespołu pod kątem korzystania z nowego systemu;
- Poinformowanie (często dużej liczby) klientów o nowym sposobie rozliczania;
- Przeprowadzenie procesu analizy i zastosowanie optymalnego rozwiązania IT.
Integracja KSeF w dużych firmach – krok po kroku
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych w dużych organizacjach bez wątpienia będzie wymagało przebudowy niektórych procesów biznesowych w firmie. Dlatego lepiej nie zwlekać i jak najszybciej ułożyć plan, który pomoże przygotować się do tych zmian. Poniżej prezentujemy kilka kroków, które taki schemat powinien zawierać:
1. Przygotowanie personelu
Integracja z KSeF w dużych firmach może być problematyczna głównie ze względu na liczbę pracowników, których ta zmiana dotknie. Brak dostatecznej wiedzy czy opór wobec nowego systemu mogą wywołać chaos – szczególnie w większej organizacji. Dlatego też warto powołać zespół projektowy, który będzie odpowiedzialny stricte za rewolucję fakturową i pomoże reszcie personelu w przejściu na KSeF. W dużych firmach dobrym pomysłem może być także zaplanowanie cyklu szkoleń dla pracowników, którzy będą zaangażowani w wystawianie e-faktur.
2. Zaznajomienie się z przepisami
E-faktury mają na celu ujednolicenie sposobu rozliczeń. W związku z tym będą posiadały konkretny format, sposób odczytania i zasady dystrybucji. Zapoznanie się ze wszystkimi wymogami – i bycie na bieżąco ze zmianami, które mogą wchodzić w życie na kolejnych etapach projektu – jest więc niezbędne do płynnego przejścia na system KSeF.
3. Analiza procesów
Kolejny ważny krok to analiza wymagań oraz aktualnej sytuacji związanej z wystawianiem faktur w firmie. Na jej podstawie łatwiej będzie ustalić listę zadań do realizacji, takich jak konsultacje z kontrahentami w celu modyfikacji procesów przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Zrewidowanie tego typu działań pomoże w kolejnym etapie, czyli wypracowaniu rozwiązań na polu IT.
4. Test oprogramowania
Jedna z największych trudności, jakie może nastręczać KSeF w dużych firmach, dotyczy strony technicznej. W związku ze zmianą sposobu wystawiania faktur poprzez nową platformę MF, większość przedsiębiorstw zderzy się z koniecznością modyfikacji oprogramowania odpowiedzialnego za procesy biznesowe. Na tym etapie warto sprawdzić, czy wykorzystywane narzędzia IT poradzą sobie z integracją systemów finansowo-księgowych z systemem KSeF, czy też konieczna będzie ich aktualizacja lub zakup nowych.
5. Analiza ofert firm zewnętrznych
Jak wynika z badań przeprowadzonych przez ID Advisory, prawie 55% przedsiębiorstw zamierza zlecić integrację z KSeF firmie zewnętrznej [1]. Jest to pomysł o tyle dobry, że w przypadku dużych organizacji wdrożenie KSeF-u będzie ingerowało w wiele sfer działalności, a być może nawet wymagało dodatkowych narzędzi (w przeciwieństwie do małych firm, które e-faktury będą mogły wystawiać po prostu przez stronę Ministerstwa Finansów). Dlatego polecamy przeanalizować ofertę firm, które mogą wspomóc integrację z KSeF.
KSeF w dużych firmach – duże wyzwanie, duże możliwości
Duże przedsiębiorstwa a KSeF to zagadnienie, które może budzić wątpliwości. Warto jednak pamiętać, że oprócz trudności, nowy system niesie ze sobą też wiele możliwości. Zalet korzystania z KSeF-u jest dużo; od zminimalizowania ryzyka błędu ludzkiego po brak konieczności przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu, przedsiębiorstwa w Polsce mogą wiele zyskać. Ważne jest tylko odpowiednie i wczesne przygotowanie do korzystania z systemu.
W tym mogą pomóc Ci specjaliści z zespołu Comarch.
Zastanawiasz się, od czego zacząć? Przeczytaj nasz artykuł Integracja z KSeF - przewodnik krok po kroku.
[1] https://www.rp.pl/rachunkowosc/art38640301-wielkie-firmy-nie-interesuja-sie-nowym-systemem-fakturowania