E-faktura – Pięć prostych korzyści, które przekonają każdego sceptyka. Skorzystaj z doświadczeń Kompanii Piwowarskiej i Comarch

E-faktura to rozwiązanie ekologiczne i ekonomiczne. Wiedzą o tym liderzy rynku – największe sieci handlowe, firmy telekomunikacyjne, banki.

W Unii Europejskiej faktura elektroniczna staje się nowym standardem. W niektórych krajach Europy (Dania) odsetek konsumentów odbierających e-faktury przekracza 70%, a w znacznej liczbie (m.in. Szwecja, Litwa, Austria) oscyluje wokół 50%[1]. Polska ciągle zajmuje niechlubną pozycję jednego z outsiderów. Szacuje się, że w całym kraju wystawia się obecnie około półtora miliarda faktur rocznie, lecz zaledwie 8-11% z nich przesyła się elektronicznie, a e-faktury odbiera mniej niż co trzeci konsument[2]. Do zmiany tego modelu równie trudno przekonać konsumentów co osoby decyzyjne. Kiedy Kompania Piwowarska i Comarch rozpoczynały swój projekt, e-fakturowy rynek tych usług był jeszcze słabiej rozwinięty, lecz dzięki technologii udało się wypracować innowacyjne i efektywne biznesowo rozwiązania. Sprawdź dlaczego warto przejść na e-fakturę i jak przekonać do tego innych.

1. Argument wizerunkowy: ekologia i społeczna odpowiedzialność biznesu

Kompania Piwowarska należy do firm innowacyjnych. Od swojego powstania wprowadza produkty, które zmieniają polski rynek piwa. Firma jest znana nie tylko z wysokiej jakości piwa, lecz również z odpowiedzialnego sposobu prowadzenia biznesu. Dobrym przykładem jest obecnie wdrażana strategia „Postaw na piwo”, która opiera się na pięciu filarach, którymi są czyste środowisko, wydajne i przyjazne uprawy, oszczędzanie wody, rozwój biznesu i społeczności, odpowiedzialne spożycie[3]. Dla firmy istotne jest również ograniczenie zużycia papieru do minimum. To inteligentna strategia. Ekologiczna świadomość, co pokazują badania firmy Nielsen z 2014 roku, może przełożyć się na realne zyski. 55% przebadanych konsumentów na całym świecie deklarowało chęć zapłacenia więcej za produkty odpowiedzialnej społecznie i zaangażowanej ekologicznie firmy[4]. Mówiąc o ekologii zazwyczaj mówi się o wycince lasów – choć nie jest to jedyny negatywny skutek uboczny korzystania z faktur papierowych.

• Gdyby wszystkie faktury w Polsce były wysyłane drogą elektroniczną, udałoby się uratować od wycinki 255 tysięcy drzew rocznie[5]. Nie zawsze pamięta się o tym że produkcja dokumentów księgowych to także zwiększona emisja dwutlenku węgla.
• Wydrukowanie jednej papierowej faktury wymaga wyprodukowania ok. 50 gram gazów cieplarnianych. Każda e-faktura to tylko 5 gram gazów cieplarnianych[6].
• Jeden z naszych klientów, dzięki e-fakturze zredukował ilość papieru, dzięki czemu lokalne wysypisko nie rozrośnie się o kolejne 10 metrów sześciennych, co przekłada się na ilość energii potrzebną w przeciętnym domu przez dwa lata lub paliwo dzięki któremu można przebyć 8000 kilometrów.

– Decydując się na faktury elektroniczne, KP idzie z duchem czasu i wykorzystuje najnowsze technologie. EDI to dziedzina niezwykle rozwojowa, daje nowe możliwości. To nie tylko efektywność biznesowa czy gwarancja sprawności technicznej systemu. To także ekologia i promowanie pozytywnych wzorców – tłumaczy Jarosław Wasilewski, osoba odpowiedzialna w IT Kompanii Piwowarskiej za elektroniczną wymianę danych EDI.

2. Argument kadrowy: uwolnione moce przerobowe

Czas pracowników to cenne dobro. Na dobre minęły już czasy fordowskiej ekonomii, kiedy czas pracodawcy zależało na tym, aby pracownik przebywał na terenie firmy jak najdłużej. Pomijając już nawet ekstremalne rozwiązania stosowane przez niektóre firmy takie jak Google, które oferują swoim pracownikom słynną możliwość przeznaczenia 20% czasu na dowolną aktywność[7], wiele firm oferuje pakiety szkoleniowe stymulujące rozwój pracowników, a wszyscy wspołcześni pracodawcy dbają o to aby odciążyć pracowników z zadań, które mogą zostać wykonane w inny sposób. Nic nie zabija motywacji bardziej niż nuda. Elementem strategii odciążania pracowników może być e-faktura. Zazwyczaj już sam system jest bardzo intuicyjny, jednak dzięki dodatkowym szkoleniom i warsztatom przeznaczonym dla hurtowników oraz stałemu wsparciu technicznemu jego obsługa nie powinna sprawiać nikomu najmniejszych problemów. Wiemy to dzięki doświadczeniom z Kompanią Piwowarską oraz innymi partnerami. W dodatkowym czasie pracownicy mogą wymyślić jakieś innowacyjne rozwiązanie. Pewnie nie będzie to ani Gmail ani Adsense, jednak jest spora szansa na to, że i ono przyczyni się do rozwoju firmy.

3. Argument organizacyjny: łatwiejsza koordynacja prac wielu podmiotów i szybsza obsługa faktur

W przypadku większości firm konieczna jest integracja pracy wielu działów: sprzedaży, IT, prawnego, podatkowego, kontroli kredytów, telesprzedaży i logistyki. Im bardziej skomplikowana struktura firmy tym więcej osób uczestniczy w procesie wymiany dokumentów sprzedażowych. Dokument nie krąży jednak wyłącznie wewnątrz firmy. Problemem może być skuteczna wymiana dokumentów, gdy firma posiada bardzo wielu partnerów handlowych o różnym profilu biznesowym, np. sieci handlowe i hurtownie. Współczesne systemy EDI pozwalają zaprojektować system tak, aby wymiana informacji była korzystna i spełniała standardy stosowane w firmie. Zazwyczaj obejmują one procedury pozwalające uzyskać szybki dostęp do faktury bez względu na lokalizację w której pracuje dana osoba. Bezpieczeństwo danych wymaga aby operator systemu posiadał całkowitą kontrolę nad tym, co dzieje się z danymi. E-fakturowanie wyklucza wiele z tych problemów, oferując ponadto łatwe przechowywanie dokumentów w elektronicznym archiwum, które zmniejsza ryzyko zgubienia faktury niemal do zera.

– Kompania Piwowarska, kontynuując współpracę z Comarch, w 2013 roku zdecydowała się na odważny krok, którym było pionierskie uruchomienie e-fakturowania we współpracy z hurtownikami. Podczas, gdy e-faktury zdążyły już zadomowić się w kanale nowoczesnym (rozliczenia z sieciami handlowymi), to w tym przypadku musieliśmy przecierać szlaki. Obecnie z systemu korzysta ponad 300 hurtowników. Od samego początku partnerskie podejście do dystrybutorów było jednym z priorytetów w projektu. Rozwiązanie dostarczone przez Comarch poza optymalizacją zadań wykonywanych przez pracowników Kompanii Piwowarskiej i oczywistymi korzyściami z tym związanymi miało być przyjazne dla hurtowników i znacznie ułatwiać im bieżącą, codzienną, współpracę z Kompanią Piwowarską – mówi Marta Frok, kierownik konsultingu Comarch EDI.

Szybsza obsługa faktur przekłada się oczywiście na dalsze korzyści. Najważniejsze to szybsza realizacja płatności, zawsze dostępne archiwum faktur oraz możliwość śledzenia danych w systemie. Jednym z elementów wspólnego projektu Kompanii Piwowarskiej była integracja z oprogramowaniem firmy SAP. Zaprojektowany system obsługuje wszystkie wymagane dokumenty i formaty. Faktury przesyłane za jego pośrednictwem są zgodne z lokalnym ustawodawstwem oraz spełniają dodatkowe wymogi postawione przez Kompanię Piwowarską. Możliwa jest też obsługa not obciążeniowych i not uznaniowych, a także zbiorczych faktur korygujących wysyłanych do jednego hurtownika. Dzięki temu wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a organizacja pracy stała się łatwiejsza.

4. Argument prawny: zgodność z przepisami prawnymi dzięki współpracy z GS1

Zglobalizowana gospodarka stawia przed przedsiębiorcami nowe wyzwania. Różne systemy prawne nakładają na nich różne wymagania nawet w obrębie tej samej wspólnoty gospodarczej. W przypadku Unii Europejskiej jedno jest pewne – e-faktura stanie się w niedalekiej przyszłości obowiązującym standardem. Raport Komisji Europejskiej z 2009 roku dotyczącym usuwania barier biurokratycznych, zakłada że rozpowszechnienie używania faktur elektronicznych jest jednym z podstawowych zadań państw członkowskich[8]. Docelowo elektroniczne faktury mają stać się główną formą fakturowania w ramach Unii Europejskiej do 2020 roku[9].

Najbardziej palącymi problemami są zgodność standardów i kosztowna obsługa prawna. Na szczęście problemy te są tylko pozorne, gdy firma korzysta z rozwiązań klasy EDI. W modelu tradycyjnym rzeczywiście wydaje się to trudniejsze – dbanie o zgodność z wymogami różnych europejskich systemów prawnych może być naprawdę wymagające. Nie ma dwóch krajów, które miałby identyczne wymogi prawne. Problemy mogą pojawić się też w jednym kraju. W Polsce, przepisy dotyczące fakturowania reguluje ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (z późniejszymi zmianami).

Najważniejsi dostawcy systemów do obsługi faktur elektronicznych są zrzeszeni w organizacji GS1, aby wspólnie tworzyć i modyfikować standardy wymiany danych. Organizacja od ponad 40 lat zarządza zbiorem otwartych standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych. W ramach działań GS1 producenci, dystrybutorzy, detaliści, szpitale, firmy transportowe, urzędy celne i dostawcy sprzętu i oprogramowania oraz krajowe i międzynarodowe urzędy regulacyjne współpracują ze sobą na rzecz tworzenia wspólnych rozwiązań. GS1 posiada swoje lokalne odziały, dzięki szybko reaguje na sytuacje na 111 lokalnych rynkach.

5. Argument ostateczny – niższe koszty

O kosztach związanych z fakturami krążą legendy. Skupmy się na kilku prostych i mierzalnych faktach. Pierwszym przykładem może być eksperyment przeprowadzony przez Imperial College London, jedną z najlepszych uczelni na świecie, aktualnie znajdującą się na piątym miejscu Światowego Rankingu Uniwersytetów[10]. Dzięki automatyzacji procesów związanych z obsługą faktur i redukcji pracy manualnej, udało się obniżyć wydatki na ten cel o 40% – koszt obsługi faktury spadł z  2,50 funta do 1,50 funta.

W przypadku firm komercyjnych oszczędności mogą być jeszcze większe. Często mówi się, że koszt obsługi faktury papierowej może być nawet dwudziestokrotnie wyższy niż koszt obsługi faktury elektronicznej[11]. W sieci funkcjonuje wiele przyjaznych w obsłudze konfiguratorów, które pozwalają obliczyć oszczędności, a przy okazji zobaczyć jakie korzyści środowiskowe przyniesie inwestycja w e-fakturę. Jedno z takich narzędzi zostało udostępnione przez Royal Bank of Scotland. Wynika z niego, że duża firma zajmująca się sprzedażą dóbr szybko zbywalnych (70-100 tys. faktur rocznie) może zaoszczędzić 271 tysięcy funtów rocznie.  Oszczędność w przypadku innych parametrów można sprawdzić tu. Na stronach Comarch EDI znajdują się zaś dodatkowe informacje na temat rozwiązań dotyczących e-fakturowania i elektronicznej wymiany danych.