E-faktura: wszystko, o czym musisz wiedzieć

Faktury elektroniczne są coraz częściej wykorzystywane przez polskich przedsiębiorców. Nic dziwnego – e-faktury przyspieszają procesy księgowe i redukują koszty administracyjne. Wkrótce jednak e-fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkiem, a firmy stosujące faktury w formie papierowej będą musiały dopasować swoje działania do wymagań Krajowego Systemu e-Fakturowania.

Oto, co musisz wiedzieć, zanim obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie.

Czym jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna, czyli e-faktura, to dokument finansowy w elektronicznej formie.

W art. 2 ust. 32 ustawy o VAT wskazana jest definicja:

(...) Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o: (...) 32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W praktyce mowa zatem o skanie faktury papierowej, fakturze w formacie PDF lub DOC, który można przesłać za pośrednictwem e-maila, platformy elektronicznej albo systemu EDI.

Kto i od kiedy ma obowiązek wystawiania e-faktur?

Chociaż wiele firm dobrowolnie decyduje się na wdrożenie faktur elektronicznych, nadchodzący Krajowy System e-Fakturowania sprawi, że będzie to obowiązkowe.

Wymóg e-fakturowania i przesyłania faktur za pośrednictwem KSeF zostanie wprowadzony w dwóch fazach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

E-faktury i podmioty zagraniczne

E-fakturowanie z podmiotami zagranicznymi, szczególnie z kraju, w którym elektroniczna wymiana dokumentów finansowych jest już obowiązkowa, stało się standardem.

Zagraniczni kontrahenci nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a więc przedsiębiorcy muszą dostarczać faktury we własnym zakresie, np. przez integrację z systemem Comarch EDI.

Faktura elektroniczna a KSeF

Chociaż teoretycznie wszystkie faktury w formacie cyfrowym to faktury elektroniczne, Krajowy System e-Faktur akceptuje jedynie ich ściśle określony rodzaj, czyli faktury ustrukturyzowane.

W praktyce taki dokument musi być wygenerowany w formacie XML i zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Schemat takiej faktury zawiera informacje (pola), które mogły wystąpić na tradycyjnych fakturach oraz inne pola – nieobowiązkowe, ale istotne z punktu widzenia nadawcy czy odbiorcy. Faktury ustrukturyzowane są generowane w KSeF i oznaczone numerem identyfikacyjnym.

Inne e-faktury, czyli np. dokumenty w formacie PDF, nie będą spełniały wymogów KSeF.

Zalety wdrożenia e-faktur

Wprowadzenie faktur elektronicznych w firmie oferuje przedsiębiorcom szereg zalet:

• możliwość wdrożenia oprogramowania do automatyzacji procesów księgowych,
• mniejsze ryzyko błędów,
• błyskawiczna wysyłka i odbiór faktur,
• oszczędność kosztów drukowania czy przesyłania papierowych dokumentów,
• brak ryzyka zgubienia czy zniszczenia faktur,
• prostota archiwizacji i dostępu do faktur,
• zrównoważony rozwój.

Warto jednak pamiętać, że dobrowolne wysyłanie e-faktur przez KSeF także ma szereg korzyści. Należą do nich m.in.:

• skrócony termin zwrotu podatku VAT (do 40 dni),
• wgląd w ścieżkę obiegu faktury,
• ujednolicony sposób korygowania danych.

Dzięki e-fakturowaniu administracja podatkowa może skuteczniej monitorować obrót dokumentami finansowymi, przeprowadzać automatyczne kontrole i uszczelnić system VAT.

5 zasad fakturowania elektronicznego

1. Elementy, jakie powinna zawierać faktura

Każda faktura, papierowa i elektroniczna, powinna zawierać takie dane jak:

• informacje o nadawcy i odbiorcy oraz numery, za pomocą podatnicy są zidentyfikowani dla podatku,
• specyfikację przedmiotu transakcji, jego cenę i stawkę podatku,
• termin i formę zapłaty,
• dane identyfikujące fakturę: datę wystawienia i numer faktury.

Pełna listę obowiązkowych elementów faktury znajdziesz w art. 106e ustawy o VAT.

Dodatkowo faktury ustrukturyzowane muszą być oznaczone numerem identyfikacyjnym z KSeF.

2. Faktura elektroniczna w ustawie o VAT: format, autentyczność, integralność, autentyczność

Ustawa o VAT nie narzuca podatnikowi określonego formatu e-faktury. Po wejściu w życie KSeF faktury ustrukturyzowane muszą być zgodne ze strukturą opublikowaną przez ustawodawcę. W listopadzie 2024 r. konsultacjom społecznym poddano nową strukturę logiczną FA(3).

Warto również pamiętać, że podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2-4 ustawy o VAT:

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Oprócz kontroli biznesowych autentyczność, integralność i czytelność treści można potwierdzić za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, systemu takiego jak Comarch EDI do wymiany danych lub systemu KSeF w przypadku faktur ustrukturyzowanych.

3. Anulowanie faktury elektronicznej

W ustawie o podatku VAT pojęcie „anulowania faktury” nie występuje. Organy podatkowe uważają, że anulowanie faktury jest możliwe, pod warunkiem, że nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego. A więc w sytuacji, kiedy transakcja handlowa nie doszła do skutku, a odbiorca nie otrzymał faktury.

Po wprowadzeniu obowiązkowego e-fakturowania w 2026 r. faktury ustrukturyzowane nie będą mogły być anulowane. Jedyną możliwością, by poprawić dane na takim dokumencie, będzie wystawienie faktury korygującej.

4. Duplikat faktury elektronicznej

Jeśli faktura zostanie zagubiona lub ulegnie zniszczeniu, należy ponownie wystawić taką fakturę. Dane na duplikacie są takie same jak na oryginale, faktura musi jednak zawierać nową datę wystawienia i oznaczenie „DUPLIKAT”.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF nie będzie możliwości tworzenia duplikatów faktur ustrukturyzowanych.

5. Jak przechowywać faktury elektroniczne?

E-faktury muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Nie ma potrzeby drukowania faktur elektronicznych – należy przechowywać je w KSeF lub systemie takim jak Comarch EDI, w sposób pozwalający na łatwe odnalezienie i dający możliwość udostępnienia ich administracji podatkowej w razie kontroli.

Trzeba również pamiętać, że archiwizacji podlegają zarówno faktury ustrukturyzowane, faktury korygujące, jak i ich duplikaty.

Od czego zacząć wdrażanie e-fakturowania? Kiedy rozpocząć prace?

Od obowiązkowego e-fakturowania dzieli nas rok, warto więc od razu wdrożyć rozwiązanie, które przygotuje firmę na zmiany w przepisach podatkowych. Wdrożenie w dużej firmie może potrwać nawet 6-9 miesięcy, zatem nie należy zwlekać.

Oto uproszczony plan przygotowań do e-fakturowania:

1.     Dokładnie zapoznaj się z nowymi przepisami.

2.     Przeprowadź audyt obecnych procesów księgowych.

3.     Określ, jakie zmiany będą konieczne do dostosowania się do KSeF.

4.     Wyszukaj system do integracji z KSeF, który odpowiada potrzebom Twojej firmy.

5.     Przy wdrożeniu rozważ wsparcie specjalistów.

6.     Rozpocznij wystawianie e-faktur i identyfikuj potencjalne problemy, zanim KSeF wejdzie w życie.

Podsumowanie – czy warto korzystać z e-faktur?

Coraz mniej dokumentów biznesowych funkcjonuje w tradycyjnej formie. Nic dziwnego – dzięki elektronicznym fakturom możesz oszczędzić miejsce, papier i koszty administracyjne, a przede wszystkim ułatwić wymianę danych. To jednak tylko kilka z wielu zalet wdrożenia e-fakturowania w firmie.

Obowiązkowe e-faktury wprowadzane są w wielu krajach na całym świecie, a polscy przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowych przepisów już w 2026 r. Przejście na e-fakturowanie to więc nie tylko korzyści biznesowe, ale także spełnienie regulacji prawnych.

Ale wdrożenie i korzystanie z e-faktur wcale nie musi być skomplikowane. Dzięki Comarch EDI usprawnisz procesy księgowe i zapewnisz sobie zgodność z nowymi przepisami. Wybierz system, który łatwo zintegruje się z KSeF i zautomatyzuje wymianę e-faktur z kontrahentami na całym świecie. Nie zwlekaj – zacznij e-fakturowanie już teraz i przygotuj się na nadchodzące zmiany w e-fakturowaniu!