E-fakturowanie w Niemczech i Polsce – odpowiedzi na pytania z webinaru

Nasz ostatni webinar na temat fakturowania elektronicznego w Niemczech i Polsce, przedstawiający kluczowe aspekty, zalety i wyzwania związane ze zmianami podatkowymi, odbył się 26 czerwca 2024 r. Otrzymaliśmy wówczas od publiczności wiele ciekawych pytań, jednak nasi prelegenci, Michał Kacperek i Rafał Trojanowski, nie byli w stanie odpowiedzieć na wszystkie z nich na żywo. Postanowiliśmy kontynuować rozmowę o e-fakturowaniu, odpowiadając na pytania zadane na webinarze poniżej – zapraszamy do lektury.

Nie udało Ci się obejrzeć webinaru na żywo? Możesz to zrobić tutaj na żądanie (webinar w języku angielskim). Jeśli masz dodatkowe pytania, na które nie odpowiedzieliśmy poniżej, skontaktuj się z ekspertami z Comarch.

Czy noty kredytowe (procedura noty kredytowej) należy traktować tak samo jak faktury?

Tak. Należy pamiętać, że z technicznego punktu widzenia niemiecka nota kredytowa jest fakturą. W Polsce nowy rodzaj faktury (faktura korygująca) będzie jedyną możliwością skorygowania faktury po wejściu KSeF w życie.

Czy wiadomo coś na temat węgierskich przepisów w kwestii e-fakturowania? Kiedy będzie obowiązkowe i jaki model będzie wykorzystywany? To samo pytanie dotyczy Czech.

W przypadku Węgier istnieje już taki system – NAV 3.0. System ten jednak – w przeciwieństwie do modelu „Clearance” znanego m.in. w Polsce, Włoszech, Rumunii czy Serbii – opiera się na tzw. modelu „Real Time Invoice Reporting”. Pomimo różnicy pomiędzy „invoice clearing” a „invoice reporting”, oba podejścia są określane jako systemy scentralizowane. Elektroniczne przesyłanie faktur nie jest obecnie obowiązkowe na Węgrzech i w Czechach.

Czy firmy w Niemczech mają obowiązek przesyłać wszystkie formaty/dowolny format (ZUGFeRD, XRechnung) faktur za pośrednictwem PEPPOL?

Prawo nie narzuca obowiązkowej transmisji przez PEPPOL, jest to jednak jeden z kanałów, który można wykorzystać. Choć nie jest to obowiązkowe, można się spodziewać, że coraz więcej podatników będzie korzystać z sieci Peppol do wymiany faktur B2B, gdyż spełnia ona niemieckie wymagania i umożliwia wymianę faktur zgodnych z CEN.

Czy rząd wydał już wytyczne techniczne w tej sprawie?

Polska specyfikacja zostanie zaktualizowana, chociaż jest dostępna od 2022 r. Niemcy nie wydają specyfikacji technicznych, ponieważ nie przewidują stworzenia platformy centralnej, dostępne są jednak specyfikacje formatów (ZUGFeRD, XRechnung).

Dlaczego w Niemczech firmy zobowiązane do otrzymywania e-faktur nie muszą ich wysyłać? Czy logicznym rozwiązaniem nie jest wdrożenie tych przepisów jednocześnie?

Zazwyczaj wprowadza się jednocześnie wymóg wysyłania i odbierania e-faktur (np. w krajach takich jak Polska, Włochy, Serbia, Rumunia). Prawo niemieckie także nakłada obowiązek zarówno wysyłania, jak i odbierania e-faktur, jednak ze względu na wiele wyjątków w okresie przejściowym obowiązek ten często określa się mianem „de facto”. Zatem w teorii firmy niemieckie mają obowiązek być w stanie odbierać i przetwarzać faktury elektroniczne, ale w rzeczywistości także móc je wysyłać.

Powiedziano nam, że zgodnie z prawem musimy dostosować się do sposobu wysyłania faktury wybranego przez klienta, szczególnie w przypadku transakcji B2G. Jeśli więc klient z sektora publicznego chce otrzymywać XRechnung pocztą elektroniczną, zgodnie z prawem musimy mieć możliwość wysyłania faktur w ten sposób. Czy to prawda?

Faktury B2G podlegają przepisom dotyczącym zamówień publicznych w kontekście e-fakturowania, które w rzeczywistości nakładają (w niektórych przypadkach) obowiązek wystawiania faktur elektronicznych oraz za pośrednictwem określonego kanału. Nie dotyczy to niektórych regionów Niemiec. Nowa reforma obejmuje także transakcje B2B, co nie oznacza, że ​​obowiązek B2G przestanie istnieć.

Czy noty kredytowe lub zwroty również wchodzą w skład przepisów dotyczących e-fakturowania w Niemczech?

Tak. Jak udzielono odpowiedzi w innym pytaniu, noty kredytowe są technicznie fakturami. Zmianom prawnym podlega każdy rodzaj dokumentu uznawany za fakturę w rozumieniu ustawy o VAT.

Czy korzystanie z sieci PEPPOL do e-fakturowania w Niemczech jest obowiązkowe dla przedsiębiorstw? Proszę też o objaśnienie procedury otrzymywania faktur wysyłanych za pośrednictwem PEPPOL.

Nie. Podatnicy w Niemczech nie mają obowiązku korzystania z PEPPOL, gdyż jest to tylko jeden z wielu możliwych kanałów transmisji. To opcja bezpieczniejsza niż e-mail, dlatego jest zalecana.

W przypadku otrzymywania faktur przesłanych za pośrednictwem PEPPOL może to być bardziej skomplikowane, ponieważ otrzymany dokument XRechnung/XML może wymagać konwersji na natywny format używanego systemu informatycznego (np. Idoc w przypadku SAP) lub format czytelny dla człowieka (np. plik PDF utworzony z XRechnung).

Jeśli firma korzysta z systemu obsługującego Zugferd, ale nie akceptującego innych formatów (XRechnung), czy taki system odpowiada na wymagania, które wejdą w życie w Niemczech w styczniu 2025 r.?

Nie, akceptowane powinny być wszystkie formaty zgodne z Normą CEN.

Autorzy

Michał Kacperek
Senior Requirements Engineer at Comarch
(LL.M. Bucerius Law School)

Jest absolwentem prawa Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie oraz Uniwersytetu w Hamburgu, a także posiada tytuł magistra prawa i biznesu Bucerius Law School w Hamburgu. Od kilku lat pracuje jako konsultant międzynarodowych projektów IT w Comarch. Zajmuje się tematyką elektronicznej wymiany danych (EDI) w tym elektronicznego fakturowania w Comarch. Doradza przede wszystkim firmom z regionu DACH w kwestiach cyfryzacji dokumentów i procesów (m.in. EDI, E-Invoicing, AP Automation, OCR).

Rafał Trojanowski
Head of Legal Compliance at Comarch

Specjalizuje się w realizacji projektów wymiany danych i zarządzania dokumentami w krajach, w których wprowadzono przepisy prawne dotyczące e-fakturowania.