Krajowy System e-Faktur – Co oprócz zgodności z nowymi przepisami oferuje system Comarch EDI?
Polska zmienia model procesowania e-faktur na „clearance”
„Krajowy System e-Faktur” to nazwa, której akronim – KSeF – w ostatnich tygodniach często pojawia się w nagłówkach gazet, a która odnosi się do oficjalnej polskiej platformy służącej do wystawiania i udostępniania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Uruchomienie systemu 1 stycznia 2022 roku (póki co w formie rozwiązania dobrowolnego) jest wynikiem działań Ministerstwa Finansów na rzecz wprowadzenia w Polsce obowiązku e-fakturowania dla wszystkich podmiotów. Tak więc, za sprawą KSeF wymienione wyżej faktury ustrukturyzowane stały się obok faktur papierowych i elektronicznych jedną z akceptowalnych form dokumentowania transakcji biznesowych w naszym kraju.
Zgodnie z planem Ministerstwa Finansów aby od 2023 roku KSeF był obowiązkowy, jak i z globalną rewolucją cyfrową na skutek której wiele firm digitalizuje dziś swoje procesy biznesowe, pada pytanie – czy polscy przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się na elektroniczną wymianę faktur? Nasza odpowiedź: zdecydowanie tak! Im szybciej dana firma osiągnie pełną zgodność z nadchodzącymi regulacjami, tym łatwiej będzie jej później zachować elastyczność i pozostać konkurencyjną w obliczu zmian.
Co należy więc zrobić, aby rejestrować faktury w KSeF? Jednym z rozwiązań, które przynosi ze sobą znacznie więcej korzyści niż tylko zgodność z przepisami jest wykorzystanie systemu Comarch EDI.
Comarch EDI – czym jest i w jaki sposób może pomóc w rejestrowaniu faktur w KSeF?
Już od ponad 20 lat Comarch, globalny dostawca oprogramowania i usług służących do automatyzacji biznesu, dostarcza platformę Comarch EDI (Electronic Data Interchange), za pomocą której użytkownicy mogą masowo – i w skali globalnej – przesyłać i odbierać dokumenty elektroniczne do/z swoich partnerów biznesowych. Biorąc pod uwagę doświadczenie firmy wynikające z przeprowadzenia wielu integracji platformy EDI z innymi państwowymi systemami e-fakturowania, takimi jak Sistema di Interscambio we Włoszech, nie powinna być dla nikogo zaskoczeniem informacja, że prace nad połączeniem Comarch EDI z KSeF zostały rozpoczęte wiele miesięcy temu. Celem firmy jest bowiem umożliwienie polskim przedsiębiorcom przejście na wymianę e-faktur zgodną z regulacjami KSeF w sposób jak najmniej kosztowny i uciążliwy tj. bez ponoszenia dodatkowych kosztów inwestycyjnych czy przeprowadzania poważnych zmian w ich obecnych infrastrukturach IT.
„Zasada jest bardzo prosta – każdy klient firmy Comarch będzie mógł rejestrować faktury w KSeF zgodnie z przepisami za pomocą platformy Comarch EDI, bez względu na to, czy on będzie wystawcą czy też odbiorcą dokumentów elektronicznych. Innymi słowy, chcemy podkreślić, że nasze rozwiązanie jest w pełni przygotowane do prowadzenia komunikacji z KSeF.” – wyjaśnia Marta Frok, Consulting Manager w Comarch.
Jak wygląda komunikacja między Comarch EDI a KSeF
Klienci firmy Comarch otrzymali niedawno nowe narzędzia, które pozwalają na samodzielne zarządzanie komunikacją z Krajowym Systemem e-Faktur w zakresie konfiguracji kierunku transmisji czy „osadzenia” wygenerowanego na bazie pieczęci dla danego numeru NIP tokenu.
Nie oznacza to jednak, że Comarch nie zapewnia żadnego wsparcia w zakresie uzyskania zgodności z KSeF. Wręcz przeciwnie. Firmy, które obecnie korzystają z platformy Comarch EDI do wymiany faktur zostały zapewnione, że większość prac związanych z konfiguracją środowiska IT (testy, przejście na wersję produkcyjną) zostanie wykonana przez pracowników Comarch, tak aby ilość działań po stronie klientów została ograniczona do absolutnego minimum. Może się więc okazać, że jedyną czynnością, jaką wystawcy faktur będą musieli wykonać to wygenerowanie tokenu na bazie swojej pieczęci NIP oraz wprowadzenie go do aplikacji Comarch IAM – resztą zajmie się Comarch.
„Podłączenie nowych odbiorców faktur również nie stanowi żadnego problemu. Cały proces będzie wyglądał tak samo, jak w przypadku wymiany dokumentów w obecnej sieci kontrahentów. Komunikacja na linii klient Comarch EDI–klient już teraz funkcjonuje z powodzeniem, stąd też w kwestii wprowadzania jakichkolwiek modyfikacji w grę wchodzi co najwyżej rozbudowa specyfikacji faktury.” - mówi Łukasz Barchański, Consulting Director w Comarch.
W przypadku uruchomienia komunikacji z KSeF u klientów, którzy do tej pory nie korzystali z Comarch EDI, niezbędne będzie wykonanie kilku działań analogicznych do przeprowadzenia klasycznej implementacji platformy EDI. Mowa tu chociażby o wdrożeniu specyfikacji e-faktury zgodnej z ECOD KSeF XML, czy też ustanowieniu szyfrowanych połączeń w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przy przesyłaniu danych biznesowych. Pozostałe działania zostaną przeprowadzone tak samo, jak ma to miejsce w przypadku obecnych użytkowników Comarch EDI.
Czy to już czas, aby przejść na elektroniczną wymianę faktur?
Choć może wydawać się, że do wprowadzenia obowiązku e-fakturowania w Polsce pozostało jeszcze trochę czasu, tak naprawdę tylko miesiące dzielą nas od tej zapowiadanej przez Ministerstwo Finansów zmiany. Pozostawienie przejścia na elektroniczną wymianę dokumentów na ostatnia chwilę wiąże się ze sporym ryzykiem biznesowym, tak więc wiele firm już teraz myśli o tym, aby uzyskać pełną zgodność z KSeF. Wykorzystanie do tego platformy Comarch EDI jest więc bardzo atrakcyjną opcją, zwłaszcza, że wiąże się z nią wiele dodatkowych korzyści.
Ci, którzy już są klientami firmy Comarch dostaną niedługo możliwość przeprowadzenia bezpłatnych testów wysyłki faktur do KSeF. Wpierw będzie to możliwe dla użytkowników aplikacji Comarch WebEDI, a następnie dla wszystkich pozostałych klientów. Jeśli rządowy system będzie działał przy dużym obciążeniu zgodnie z założeniami to klienci Comarch EDI rozpoczną wymianę faktur ustrukturyzowanych już w IV kwartale tego roku. Oznacza to, że firmy te będą w pełni gotowe na obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce na długo przed jego wprowadzeniem.
Więcej informacji na temat rejestrowania e-faktur w KSeF za pośrednictwem platformy Comarch EDI można znaleźć tutaj. Firmy, które zainteresowane są wdrożeniem u siebie systemu EDI mogą omówić szczegóły projektu z pracownikami Comarch kontaktując się z nimi poprzez stronę https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/kontakt/