Faktury korygujące i noty korygujące po wejściu KSeF

Obowiązek wystawiania i odbierania faktur przez Krajowy System e-Faktur już za pasem, zatem podatnicy powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian. Dla większości firm KSeF wchodzący w życie 1 lipca 2024 r. oznacza reorganizację wielu procesów, w tym operacji związanych z fakturami korygującymi i notami korygującymi. Co warto o nich wiedzieć?

Noty korygujące a KSeF

Dotychczas drobne pomyłki na fakturach, zarówno te dotyczące błędów w adresie nabywcy, opisie sprzedawanych towarów lub usług, jak i inne, można było skorygować za pomocą noty korygującej wystawianej przez nabywcę towarów lub usług. Od lipca 2024 r. nie będzie to możliwe, a za proces korygowania błędów będzie odpowiedzialny dostawca.

Jedną z wielu zmian wprowadzonych przez KSeF jest likwidacja not korygujących. Brak opcji wystawienia noty korygującej będzie odnosił się do faktur ustrukturyzowanych (wystawionych przez KSeF) oraz faktur wystawionych poza systemem.

Pomyłka na fakturze ustrukturyzowanej – praktyczny przykład

W przypadku wystąpienia pomyłek mniejszej wagi na fakturze, konieczne będzie uzyskanie faktury korygującej od dostawcy. Przykładowo, jeśli sprzedawca wystawił fakturę z błędną nazwą nabywcy, nabywca powinien skontaktować się z dostawcą. Dostawca wystawia wówczas fakturę korygującą z prawidłowymi danymi i numerem identyfikacyjnym pierwotnej faktury. Po otrzymaniu dokumentu nabywca musi uwzględnić go w JPK, mimo że faktura nie wiąże się ze zmianą wysokości podstawy opodatkowania i naliczonego podatku.

Wprowadzenie KSeF wymaga zatem większego zaangażowania obu stron w transakcję – dostawca na prośbę nabywcy musi wystawić kolejną fakturę, zamiast zaakceptować notę korygującą, jak to było dotychczas.

Korekty in minus w KSeF

Obowiązek wystawiania i odbierania e-faktur zmienia również zasady dotyczące obniżenia podstawy opodatkowania oraz należnego podatku z wystawionej faktury korygującej. Od lipca 2024 r. podatnicy będą do tego uprawnieni już w momencie wystawienia faktury. Od podatników nie będzie wymagane posiadanie dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania ani potwierdzenia, że warunki zostały spełnione. Nabywcy będą zaś mogli obniżyć naliczony podatek już w chwili uzyskania takiej faktury, czyli w momencie nadania fakturze numeru ID w KSeF.

Przykładowo, jeśli nabywca złożył reklamację, a dostawca ją uwzględnił i zaproponował obniżenie pierwotnej ceny,  dostawca musi wystawić ustrukturyzowaną fakturę korygującą. Podczas wysyłki system KSeF nada fakturze numer ID, a dostawca uzyska prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku naliczonego w danym okresie rozliczeniowym.

Inne zmiany w fakturach korygujących – KSEF

Ustawodawca zapewnia, że KSeF ma bez trudu podołać dużemu ruchowi i liczbie dokumentów procesowanych w tym samym momencie. Jeśli jednak wystąpi awaria systemu, przedsiębiorcy muszą liczyć się z wystawianiem korekt w trybie offline z zasadami obowiązującymi dla e-faktur. Wówczas korzystanie w trybie offline będzie umożliwiało wystawienie faktury korygującej wyłącznie dla faktur z numerem KSeF ID. Zatem w przypadku błędów w fakturach wystawionych w okresie awarii nie będzie możliwości wystawienia faktur korygujących.

Noty korygujące i faktury korygujące w KSeF

Krajowy System e-Faktur, chociaż wymaga od przedsiębiorców zmiany sposobu procesowania dokumentów, znacznie ułatwia sposób korygowania podstawy opodatkowania. Likwidacja not korygujących może jednak sprawiać wielu podmiotom kłopot – dostawcy muszą być w pełni zaangażowani i gotowi na wprowadzenie niezbędnych korekt w fakturach, zwłaszcza gdy dane nie dotyczą kwoty podatku czy wartości netto faktury. Podsumowując, podmioty wystawiające faktury muszą bardzo uważnie wprowadzać dane do e-faktur, aby zmniejszyć liczbę kłopotliwych do korygowania błędów.

Ze względu na wady i zalety zmian w prawie z przygotowaniami na obowiązkowy KSeF nie należy czekać – przedsiębiorcy już dziś mogą korzystać z oprogramowania Comarch, które wesprze je w skomplikowanym procesie wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur i pomoże uniknąć wielu błędów. Przekonaj się, jak działa Comarch EDI i jak wygląda współpraca tego rozwiązania z KSeF.

FAQ – Często zadawane pytania o KSeF

1. Czy KSeF zmieni sposób rozliczeń faktur in plus?
   Nie, wdrożenie KSeF nie zmieni sposobu rozliczeń korekt in plus, gdzie przyczyna wystawienia takich faktur jest istotna.
   
   
2. Ile faktur korygujących można wystawić w KSeF?
   KSeF nie limituje liczby faktur korygujących do jednej faktury sprzedaży. Dostawca może więc wystawić tyle faktur korygujących, ile potrzebuje.
   
   
3. Czy faktury odrzucone przez KSeF wymagają wystawienia korekty?
   Nie, ponieważ taka faktura nie ma nadanego numeru ID, zatem nie wymaga korekty. To podatnik decyduje, czy chce poprawić taki dokument i wysłać go ponownie do KSeF.
   
   
4. Błędny NIP w fakturze – jak skorygować ten błąd w KSeF?
   Jeśli na fakturze pojawił się nieprawidłowy NIP nabywcy, należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym samym, błędnym NIP-em. Dodatkowo trzeba przesłać odrębną fakturę ustrukturyzowaną z prawidłowym numerem NIP.