Faktury, których nie wystawisz w Krajowym Systemie e-Faktur

Wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe już w 2026 r. Trzeba jednak pamiętać, że na rządowej platformie nie będzie można wygenerować wszystkich dokumentów finansowych. Jakie faktury będą generowane w Krajowym Systemie e-Faktur, a jakie nie? Odpowiadamy!

Faktury elektroniczne nieustrukturyzowane

Wejście w życie obowiązku KSeF wymaga wykorzystania faktur ustrukturyzowanych. Watro przy tym pamiętać, że wszystkie faktury ustrukturyzowane to faktury elektroniczne, ale nie wszystkie faktury elektroniczne to faktury w ustrukturyzowane.

W Krajowym Systemie e-Faktur nie będzie można wystawić faktur niezgodnych z wymogami prawnymi, tzn. w formacie innym niż XML albo niezgodnych ze strukturą logiczną aktualnego wzoru.

Wszystkie faktury ustrukturyzowane muszą zawierać konkretne informacje wymienione w art. 106e ustawy o VAT. Istnieją jednak dokumenty finansowe, które mają mniejszą liczbę wymaganych danych, ale wciąż są ważne prawnie, m.in.:

• faktury wystawiane przez podatników przedmiotowo zwolnionych z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy) – nie muszą zawierać NIP-u sprzedawcy;
• faktury za przejazd autostradą lub koleją – nie muszą zawierać danych nabywcy.

Ze względu na mniejszą liczbę wymaganych danych takich faktur nie można wystawić w KSeF.

Duplikaty faktur

Faktury i inne dokumenty mogą się gubić lub ulegać zniszczeniu, zwłaszcza w tradycyjnej, papierowej formie. W takiej sytuacji fakturę należy wystawić ponownie – dane na duplikacie są takie same jak w oryginale, faktura ma nową datę wystawienia, a także oznaczenie „DUPLIKAT”.

Do faktur ustrukturyzowanych nie trzeba wystawiać duplikatów, ponieważ są wystawiane w KSeF, a więc nie ma szansy, by zaginęły lub uległy zniszczeniu. Krajowy System e-Faktur przechowuje je przez 10 lat.

Noty korygujące

Przedsiębiorca może anulować tradycyjną lub elektroniczną fakturę, jeśli nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego – odbiorca nie otrzymał faktury i nie uiścił opłaty. Drobne pomyłki na fakturach poprawia się za pomocą noty korygującej wystawionej przez nabywcę towarów lub usług.

Obowiązkowe wykorzystanie KSeF do wysyłania i odbierania faktur eliminuje potrzebę stosowania not korygujących. Do faktury ustrukturyzowanej nie będzie można wystawić noty korygującej w KSeF. W razie pomyłek na fakturze ustrukturyzowanej dostawca będzie musiał wystawić fakturę korygującą.

Faktury proforma

Faktura proforma, czyli rodzaj faktury stosowanej jako oferta handlowa lub dokument określający kwotę do zapłaty za przyszłą usługę, nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Taki dokument ma jedynie informacyjny charakter, a więc wygenerowanie go jest neutralne podatkowo. Wystawienie faktur proforma nie jest przewidziane w KSeF.

Faktury ustrukturyzowane B2G

Faktury w zamówieniach publicznych są wystawiane w ramach Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Chociaż KSeF i PEF są do siebie podobne, w rzeczywistości to dwa odrębne systemy:

• z PEF korzystają instytucje składające zamówienia publiczne i wykonawcy takich zamówień,
• z KSeF korzystają przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, zwolnieni z VAT-u, a także zagraniczne podmioty z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce.

Faktury VAT RR – obowiązkowe czy nie?

Zgodnie z ostatnimi decyzjami Ministerstwa Finansów, wystawianie faktur VAT RR w KSeF będzie fakultatywne – to rolnik zadecyduje o złożeniu oświadczenia i wyznaczenia nabywcy jako uprawnionego do wystawienia takich faktur.

Faktury VAT RR będzie można wystawiać wyłącznie po złożeniu w KSeF oświadczenia, że jest się rolnikiem ryczałtowym. Bez takiego oświadczenia faktury VAT RR będzie można wystawiać poza KSeF.

Faktury uproszczone – obowiązkowe czy nie?

Faktury uproszczone podatnik wystawia na kwotę brutto transakcji poniżej 450 zł lub 100 euro. (do 10 tys. zł miesięcznie). Taka faktura zawiera jedynie najistotniejsze informacje.

W okresie przejściowym, zanim KSeF stanie się w pełni obowiązkowy, przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury uproszczone poza KSeF. Po zakończeniu okresu przejściowego takie dokumenty trzeba będzie generować w rządowej platformie.

Wystawianie faktur w KSeF

KSeF to prawdziwa rewolucja – już wkrótce zmieni sposób, w jaki polscy przedsiębiorcy wystawiają, odbierają, przechowują faktury, a także wpłynie na procesy księgowe i administracyjne w firmie. Takie gruntowne zmiany mogą spędzać sen z powiek przedsiębiorców. Aby odpowiednio przygotować się do nowych przepisów podatkowych, pomyśl o integracji z KSeF już dzisiaj.

System Comarch EDI skutecznie usprawnia e-fakturowanie w każdej firmie i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi. Nasi specjaliści wspierają przedsiębiorców od decyzji o wdrożeniu po migrację danych, szczegółowe testy i codzienne e-fakturowanie. Nie czekaj – dowiedz się więcej lub umów na niezobowiązującą konsultację!