Harmonogram wdrożenia KSeF krok po kroku

Zmiany w fakturowaniu nadchodzą, dlatego coraz więcej firm działających w Polsce rozpoczyna przygotowania. Nic dziwnego – dostosowanie procesów w firmie do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur może potrwać nawet kilka miesięcy, nie warto zatem zwlekać do ostatniej chwili. Jak wygląda wdrożenie rozwiązania do komunikacji z KSeF? Z jakich etapów się składa? Jak uniknąć najczęstszych błędów? Podpowiadamy!

Przed wdrożeniem KSeF – jak się przygotować?

Zanim przystąpisz do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, warto dokładnie przeanalizować obecny stan firmy. Przede wszystkim oceń, w jakim stopniu obecne systemy informatyczne są przystosowane do obsługi e-faktur. Czy Twoje oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) pozwala na integrację z KSeF? Jakie są Twoje obecne procesy wystawiania i księgowania faktur? Odpowiedzi na te pytania pozwolą określić zakres zmian do wprowadzenia.

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego rozwiązania do obsługi KSeF. Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów, takich jak Comarch EDI, które różnią się funkcjonalnością, ceną i łatwością obsługi.

Ostatnim, ale równie ważnym elementem przygotowań jest stworzenie zespołu projektowego. Zespół ten powinien składać się z przedstawicieli różnych działów firmy, np. księgowości, IT, sprzedaży czy działu prawnego. Każdy członek zespołu powinien mieć jasno określone zadania i odpowiedzialności.

Harmonogram wdrożenia KSeF

Etap 1: Analiza wymagań

Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Specjaliści wdrażający rozwiązanie do obsługi KSeF przeprowadzają szczegółową analizę procesów związanych z wystawianiem i księgowaniem faktur. Dzięki temu mogą dostosować rozwiązanie do specyficznych wymagań Twojej firmy.

Na tym etapie zespół projektowy określa również zakres realizacji, szczegółowy harmonogram prac oraz identyfikuje potencjalne wyzwania.

Czas trwania pierwszego etapu zależy m.in. od wielkości firmy i stopnia przygotowania do wdrożenia. Przykładowo analiza wymagań dużego, dobrze przygotowanego przedsiębiorstwa z pomocą specjalistów z Comarch może potrwać ok. miesiąc.

Etap 2: Proces produkcyjny

Na tym etapie rozpoczyna się konfiguracja systemu KSeF zgodnie z ustaleniami z wcześniejszej analizy. Programiści dostosowują oprogramowanie do procesów biznesowych firmy, zapewniając płynne przejście na nowy sposób zarządzania fakturami.

W zależności od wielkości i złożoności procesów Twojej firmy ten etap może trwać dłużej, na ogół jednak zajmuje ok. 2 miesiące.

Etap 3: Testy klienckie

Przed uruchomieniem systemu w pełnym zakresie konieczne jest przeprowadzenie dokładnych testów. Dzięki temu dostawca systemu i jego użytkownicy mają pewność, że wszystkie funkcje działają prawidłowo. KSeF jest obecnie dostępny jako dobrowolne rozwiązanie, zatem warto wykorzystać ten okres i przetestować wymianę faktur bez ryzyka kosztownych kar.

W trakcie testów należy przeprowadzić symulację rzeczywistych scenariuszy, a pracownicy powinni zgłaszać wszelkie uwagi, by rozwiązanie do obsługi KSeF jak najlepiej odpowiadało potrzebom firmy. Testy w dużym przedsiębiorstwie trwają min. miesiąc.

Etap 4: Uruchomienie wysyłki faktur

Kiedy system już wdrożono, a testy zostały przeprowadzone, można stopniowo rozpocząć wysyłkę e-faktur. Najlepiej jest zacząć od najprostszych typów dokumentów, a następnie stopniowo wprowadzać kolejne. Dzięki takiemu podejściu specjaliści mogą monitorować każdy etap procesu i w razie potrzeby wprowadzać niezbędne poprawki.

Etap 5: Uruchomienie odbioru faktur ustrukturowanych

Ostatnim etapem jest uruchomienie odbioru faktur elektronicznych od Twoich kontrahentów. Konfigurowanie systemu odbioru wymaga szczególnej uwagi, aby uniknąć błędów w przetwarzaniu danych. Podobnie jak w przypadku wysyłki, warto postępować stopniowo, zaczynając od najprostszych scenariuszy.

Pamiętaj, że podane powyżej czas trwania poszczególnych etapów są orientacyjne i mogą różnić się w zależności od indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Każdy krok możesz przeprowadzić samodzielnie albo skorzystać z pomocy specjalistów Comarch.

9 najczęstszych wyzwań podczas wdrożeń KSeF

Comarch ma wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu platformy EDI do e-fakturowania. Realizacja takiego projektu wymaga precyzji eksperów i odpowiedniego przygotowania firm. Niestety, wiele przedsiębiorstw popełnia błędy, które mogą opóźnić całe wdrożenie.

1. Organizacja zasobów – wdrożenie KSeF wymaga ścisłej współpracy między różnymi działami w firmie, zwłaszcza księgowością i IT. Każdy z tych działów wnosi unikalną perspektywę i posiada specyficzną wiedzę.
2. Wiedza pracowników – brak odpowiedniej wiedzy pracowników na temat KSeF, procesów fakturowania i systemów informatycznych może prowadzić do opóźnień i błędów.
3. Komunikacja między zespołami – różnice w postrzeganiu procesów fakturowania przez księgowych i informatyków mogą prowadzić do nieporozumień. Dlatego tak ważna jest otwarta komunikacja między wszystkimi zaangażowanymi w projekt osobami.
4. Złożoność systemów – w dużych, jedno- i wielospółkowych przedsiębiorstwach często mamy do czynienia z wieloma różnymi systemami informatycznymi, które obsługują różne procesy. Integracja KSeF z takimi systemami może być wymagająca i czasochłonna.
5. Wymagania międzynarodowe – firmy działające na wielu rynkach muszą uwzględnić specyfikę lokalnych przepisów dotyczących fakturowania. To może prowadzić do konieczności dostosowania procesów i systemów do różnych standardów.
6. Ograniczenia możliwości technicznych systemów – np. obsługa numeru KSeF na fakturach korektach czy automatyczne nadawanie stausów wysłanym fakturom.
7. Procesy samofakturowania – wdrożenie KSeF wymaga dostosowania procesów samofakturowania.
8. Zmiany w trakcie projektu – zmiany w wymaganiach lub przepisach prawnych mogą wpłynąć na przebieg projektu i wymagać wprowadzenia korekt.
9. Identyfikacja osób przeprowadzających e-fakturowanie – wyznaczeni pracownicy będą odpowiedzialni za wystawianie faktur elektronicznych wysyłanych automatycznie do KSeF.

Jak uniknąć błędów przy wdrożeniu KSeF?

• Dokładnie zaplanuj wdrożenie – stwórz szczegółowy harmonogram prac i określ odpowiedzialność poszczególnych osób zaangażowanych w projekt.
• Zorganizuj szkolenia dla pracowników – zapewnij osobom zatrudnionym odpowiednie szkolenia, zarówno przed wdrożeniem, jak i po jego zakończeniu.
• Regularnie monitoruj system – po uruchomieniu systemu należy regularnie monitorować jego działanie i wprowadzać niezbędne poprawki.
• Wybierz odpowiedniego partnera – skontaktuj się z doświadczonym dostawcą rozwiązań, który zapewni wsparcie na każdym etapie projektu.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę oprogramowania do obsługi KSeF?

Nadchodzące zmiany w prawie podatkowym są powodem stresu dla wielu polskich przedsiębiorców. Wybór odpowiedniego partnera, który dostarczy dopasowany system do obsługi KSeF, może skutecznie zmniejszyć ten stres – zarówno teraz, jak i po wejściu obowiązku e-fakturowania w życie.

Jakie kryteria warto wziąć pod uwagę, wybierając dostawcę oprogramowania?

1. Doświadczenie i wiedza specjalistyczna

• Jak długo dostawca działa na rynku i jakie jest jego doświadczenie w obszarze elektronicznej wymiany danych (EDI) oraz w Twojej branży?
• Czy dostawca na bieżąco śledzi zmiany w przepisach dotyczących e-fakturowania i czy proponowane rozwiązania są zgodne z obowiązującymi standardami?
• Czy dostawca ma doświadczenie we współpracy z platformami takimi jak KSeF obowiązującymi w innych krajach?

2. Zakres funkcjonalności i elastyczność

• Czy wybrane rozwiązanie może być dostosowane do specyficznych wymagań Twojej firmy?
• Czy system łatwo integruje się z istniejącymi systemami ERP, księgowymi itp.?
• Czy rozwiązanie można łatwo rozbudować w miarę rozwoju firmy?
• Czy oferowane są dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie dokumentacją, analizy danych czy automatyzacja procesów?

3. Wsparcie techniczne i serwis

• Czy dostawca zapewnia całodobowy dostęp do wsparcia technicznego?
• Jak szybko dostawca reaguje na problemy i pytania klientów?

4. Koszty i warunki umowy

• Jakie są dostępne modele licencjonowania (subskrypcja, jednorazowa opłata)?
• Ile kosztuje wdrożenie, konfiguracja i utrzymanie systemu?

5. Bezpieczeństwo danych

• Czy dostawca posiada certyfikaty potwierdzające bezpieczeństwo danych?
• Jakie mechanizmy zabezpieczeń są zastosowane w systemie?

Odpowiadając na powyższe pytania, możesz stworzyć listę potencjalnych dostawców i szczegółowo przeanalizować ich oferty. Pamiętaj, że inwestycja (finansów oraz czasu poświęconego na wybór) w dobry system to inwestycja w przyszłość Twojej firmy.

Wprowadź KSeF w firmie już dziś

Wdrożenie KSeF to złożony proces, który wymaga starannego planowania i przygotowania. Jednak nawet przy odpowiednim przygotowaniu oraz wsparciu doświadczonego partnera IT, taki projekt może potrwać kilka miesięcy.

Aby bezproblemowo wprowadzić system do obsługi KSeF w firmie, śledź dokładnie realizację harmonogramu i wprowadzaj do niego niezbędne korekty. Twoja firma powinna być również gotowa na nieprzewidziane sytuacje. Wsparcie dostawcy oprogramowania do e-fakturowania na każdym etapie wdrożenia usprawni realizację projektu.

Z pomocy specjalistów warto skorzystać już teraz – w miarę zbliżania się terminu obowiązkowego e-fakturowania, dostawcy systemów IT mogą być niedostępni.

Powyższy artykuł jest jedynie punktem wyjścia do przygotowań na KSeF. Aby stworzyć bardziej szczegółowy, dopasowany do Twoich potrzeb harmonogram, skonsultuj się z ekspertem Comarch i umów na niezobowiązującą konsultację.