Integracja z KSeF – przewodnik krok po kroku
Istnieją duże szanse, że już od 1 lipca 2024 roku przedsiębiorstwa w Polsce będą zobligowane do przejścia na elektroniczny proces fakturowania. Jak przygotować się do tej zmiany? Oto, co należy wiedzieć o wymianie faktur za pośrednictwem KSeF.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, która pozwala na wystawianie, otrzymywanie, przechowywanie oraz katalogowanie faktur ustrukturyzowanych, czyli występujących w formacie xml. Obecnie faktury te funkcjonują w obiegu gospodarczym jako jedna z opcjonalnych form dokumentowania transakcji, lecz od 2024 roku będą rozwiązaniem obligatoryjnym. Model e-fakturowania, oprócz korzyści dla organów rządowych polegających na uszczelnieniu systemu podatkowego i większej kontroli transakcji zawieranych przez przedsiębiorców niesie ze sobą wiele walorów biznesowych, takich jak ograniczenie pracy ludzkiej, zminimalizowanie ryzyka błędu, szybki i automatyczny przepływ faktur oraz krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT.
Na czym polega integracja z KSeF?
Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, wszystkie podmioty gospodarcze w Polsce będą musiały przejść przez integrację z KSeF. Oznacza to zespolenie rozwiązań wykorzystywanych wcześniej do fakturowania z nowym modelem do faktur elektronicznych. KSeF będzie dostępny w postaci aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów, w której użytkownicy będą mogli nimi zarządzać.
Integracja z KSeF – krok po kroku
1. Zapoznaj się z przepisami i datami
Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, obowiązkowe korzystanie z KSeF ma wejść w życie 1 lipca 2024 roku – ale nie dla wszystkich. Dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT KSeF będzie obligatoryjny dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Jak w przypadku większości reform, ustawa zawiera bowiem liczne niuanse, których trzeba być świadomym, aby zachować zgodność z nowymi przepisami.
Należy pamiętać również o tym, że KSeF nie dotyczy wyłącznie e-faktur. Ustawa przewiduje także wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa) – poprzez rozbudowę i dostosowanie funkcjonujących już systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC).
2. Przeprowadź audyt aktualnych rozwiązań
Aby przygotować się do wymiany faktur z KSeF, konieczne jest przeprowadzenie analizy obecnej sytuacji związanej z fakturami w firmie. W audycie dobrze uwzględnić ilość, rodzaj i częstotliwość wysyłanych oraz odbieranych faktur. Warto przyjrzeć się także narzędziom i systemom, z których firma korzysta, by wystawiać dokumenty.
3. Stwórz zespół wdrożeniowy KSeF
KSeF dotyczy nie tylko finansów, ale również działu IT czy logistyki. W zależności od rozmiarów firmy, przydatne może okazać się stworzenie specjalnego zespołu wdrożeniowego, który będzie odpowiedzialny za integrację z KSeF i przystosowanie przedsiębiorstwa do korzystania z nowego systemu wystawiania faktur.
4. Rozpocznij testowe wystawianie e-faktur
Jeśli chcesz mieć pewność, że proces przejścia z faktur standardowych na e-faktury nie zaburzy komunikacji i pracy w firmie, dobrym rozwiązaniem będzie wypróbowanie nowego systemu, zanim stanie się on obowiązkowy. W tym celu Twoje przedsiębiorstwo może przystąpić np. do pilotażowego programu KSeF dla podatników z wykorzystaniem środowiska testowego KSeF lub zwyczajnie zacząć wystawiać faktury ustrukturyzowane na własną rękę. To pomoże Wam przygotować się na sytuacje wyjątkowe, takie jak konieczność poprawy faktury, ponownej wysyłki faktury do Ministerstwa Finansów czy wystawienie faktury dla B2C.
5. Rozważ wsparcie firmy zewnętrznej
Wdrożenie KSeF może okazać się procesem długim i skomplikowanym – szczególnie, że nowe przepisy mogą wchodzić w życie stopniowo i być na bieżąco aktualizowane (niedoprecyzowane są jeszcze np. kwestie wystawiania faktur podczas awarii lub w trybie offline). Dlatego zadanie to warto powierzyć specjalistom z firmy zewnętrznej, jak zespół Comarch, który posiada 20 lat doświadczenia we wdrażaniu rozwiązań e-fakturowych dla marek z całego świata. Comarch posiada dedykowaną platformę, dzięki której integracja z KSeF odbędzie się szybko, sprawnie i według obowiązujących przepisów.
Więcej na temat platformy Comarch EDI i jej możliwości przeczytasz tutaj.