Kary za niestosowanie się do wymagań KSeF i jak im zapobiec

Krajowy System e-Faktur to nowe obowiązki dla przedsiębiorców, a razem z nimi – nowe kary za niedostosowanie się do nowych przepisów. Kary finansowe za błędne lub nieterminowe przesyłanie faktur mogą być dotkliwe, dlatego warto już teraz przygotować się na zmiany i być świadomym potencjalnych konsekwencji.

Jakich kar możesz się spodziewać, jeśli nie wdrożysz KSeF w firmie i jak się przed nimi skutecznie ochronić? Podpowiadamy, jak skutecznie rozpocząć e-fakturowanie i mieć spokój na przyszłość.

Obowiązek korzystania z KSeF

Krajowy System e-Faktur wprowadza szereg zmian w polskim prawie podatkowym, m.in. wymóg stosowania faktur ustrukturyzowanych w transakcjach B2B.

Faktury ustrukturyzowane to elektroniczne dokumenty wystawiane, przesyłane i odbierane przez platformę KSeF. Mają ściśle określoną strukturę oraz zestaw obowiązkowych i dobrowolnych danych.

KSeF wejdzie w życie w dwóch fazach:

• 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł;
• 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Obowiązek integracji z KSeF obejmie przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, a także osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski NIP. Z korzystania z KSeF zwolnieni są zagraniczni kontrahenci.

Rodzaje kar za nieprzestrzeganie KSeF

Jak w przypadku niestosowania się do innych przepisów, naczelnik urzędu skarbowego może obciążyć przedsiębiorstwa karami, których lepiej uniknąć.

W praktyce kary finansowe dla podatników są przewidziane m.in. za:

• brak wystawienia faktury w KSeF,
• wystawienie faktury poza rządowym systemem,
• wystawienie faktury poza wyznaczonym terminem,
• błędy w fakturach przesyłanych do KSeF,
• niestosowanie się do wzoru faktury podczas awarii systemu.

Takie obciążenia mogą sięgnąć aż do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Natomiast jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku, kara ma wynieść do 18,7% całkowitej kwoty należności na fakturze.

Warto pamiętać, że kary pieniężne muszą zostać uregulowane w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.

W listopadzie 2024 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowelizacji Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z tym planuje się obniżenie kar za nieprzestrzeganie przepisów e-fakturowania w początkowym etapie obowiązkowego KSeF. Najpierw kary mają mieć charakter prewencyjny, by zachęcić podatników do szybszego wdrożenia e-fakturowania. Szczegóły zmian nie są obecnie znane.

Jak unikać kar?

Faktury korygujące

E-faktur wystawionych w KSeF nie można anulować. Błędy w takich dokumentach można jednak poprawić.

Dotychczas pomyłki można było skorygować notami korygującymi wystawianymi przez nabywcę. Kiedy KSeF wejdzie w życie za proces korygowania błędów będzie odpowiedzialny dostawca. Co więcej, zamiast not korygujących wprowadzone zostaną faktury korygujące. To jedyny sposób na poprawienie błędów na fakturach ustrukturyzowanych.

Prawidłowe wdrożenie e-fakturowania w firmie

1. Przeprowadź audyt fakturowania

Przed wdrożeniem e-fakturowania warto przeanalizować, jak firma obecnie radzi sobie z wystawianiem i odbieraniem dokumentów finansowych. Sprawdź, czy systemy księgowe i ERP są zgodne z KSeF. Zidentyfikuj obszary, które wymagają zmian, np. integracja z nowymi narzędziami czy aktualizację danych kontrahentów.

2. Wybierz odpowiednie rozwiązanie technologiczne

Firmy mogą korzystać z własnych systemów księgowych, ale w wielu przypadkach warto rozważyć wsparcie dostawców EDI lub innych platform automatyzujących procesy e-fakturowania. Zwróć uwagę na możliwości technologiczne platformy oraz doświadczenie dostawców.

3. Zadbaj o szkolenie pracowników

Nawet najlepsze narzędzia nie pomogą, jeśli Twoi pracownicy nie będą wiedzieli, jak z nich korzystać. Dlatego warto zorganizować szkolenia dla zespołu księgowego, administracyjnego i IT, aby mieli pełną świadomość nowych procedur, możliwych błędów oraz sposobów ich unikania.

4. Testuj i dostosowuj

Przed pełnym wdrożeniem przeprowadź testy, np. wystawiając faktury w KSeF równolegle do dotychczasowego systemu. Pozwoli to wykryć ewentualne problemy i wprowadzić korekty, zanim e-fakturowanie stanie się obowiązkowe.

5. Monitoruj zgodność

Przepisy podatkowe i techniczne wymagania KSeF mogą się zmieniać, dlatego firmy powinny na bieżąco monitorować aktualizacje i dostosowywać swoje systemy. Regularne audyty procesów e-fakturowania pomogą upewnić się, że wszystko działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Wsparcie technologiczne i automatyzacja e-fakturowania

Najskuteczniejszy sposób na uniknięcie kar i problemów z KSeF jest wdrożenie nowoczesnych narzędzi wspomagających e-fakturowanie. Przykładem są systemy EDI takie jak Comarch EDI – usprawniają procesy księgowe działające zarówno w Polsce, jak i na rynkach międzynarodowych. Odpowiednie oprogramowanie umożliwia bezpośrednią wymianę faktur między przedsiębiorstwami a administracją skarbową, eliminując konieczność ręcznego przesyłania dokumentów do KSeF.

Dzięki temu:

• faktury są automatycznie przesyłane do KSeF w wymaganym formacie, co redukuje ryzyko błędów technicznych,
• system EDI wykrywa nieprawidłowości jeszcze przed wysłaniem faktury do KSeF, co pozwala uniknąć sankcji za błędne dokumenty,
• fakturowanie staje się szybsze, a ryzyko opóźnień i potencjalnych kar spada.

Warto pamiętać też, że Comarch EDI integruje się z systemami wewnętrznymi firmy, np. oprogramowaniem ERP czy WMS, usprawniając tym samym fakturowanie, zarządzanie łańcuchem dostaw i inne obszary działania przedsiębiorstwa.

W razie zmiany przepisów podatkowych Comarch EDI dostosowuje się do nich na bieżąco, aby zapewnić użytkownikom ciągłą zgodność i zminimalizować ryzyko kar.

Uniknij kar – następny krok dla Twojej firmy

Krajowy System e-Faktur nadchodzi wielkimi krokami i nie warto odkładać przystosowania do zmian na ostatnią chwilę.

Aby uniknąć błędów, opóźnień, kar finansowych, a przede wszystkim stresu, warto postawić na automatyzację i nowoczesne technologie wspierające procesy fakturowania.

Comarch EDI pozwala na automatyczne przesyłanie faktur, integrację z popularnymi systemami ERP oraz pełną zgodność z wymogami administracji skarbowej. 

Eksperci Comarch na bieżąco śledzą zmiany w regulacjach i chętnie pomogą Ci w dostosowaniu procesów fakturowania do nowych wymagań. Jeśli chcesz sprawnie wdrożyć KSeF, skontaktuj się z naszymi specjalistami – odpowiedzą na wszystkie pytania i przeprowadzą Twoją firmę przez proces integracji.