Kompania Węglowa wdrożyła OCR z Comarch ECM
W listopadzie 2012 w ramach centralizacji usług księgowych w Kompanii Węglowej zakończyło się wdrożenie rozwiązania Comarch ECM Capture&OCR do automatyzacji procesów wprowadzania danych finansowo-księgowych. Już po miesiącu działania, główne cele projektu - optymalizacja rejestracji danych z dokumentów oraz redukcja kosztów w tym obszarze, zostały osiągnięte.
Wdrożenie obejmuje m.in. skanowanie, OCR i rejestrację danych finansowych z m.in. faktur zakupu, korekt, rachunków, not księgowych, not odsetkowych, wezwań do zapłaty oraz zajęć komorniczych. Zeskanowane dokumenty poddawane są procesom ekstrakcji danych (OCR), ich kategoryzacji (automatyczne indeksowanie), weryfikacji, a następnie importowane są do systemów wewnętrznych firmy. Planowana jest obsługa ponad 1 mln. dokumentów rocznie.
- Przystępując do projektu i rozpisując przetarg, naszym założeniem był wybór wydajnego narzędzia, który mieliśmy dokonać w oparciu o rzeczywiste porównanie działania różnych rozwiązań dostępnych na rynku polskim na realnych danych naszej firmy. Biorąc pod uwagę nasze cele – czyli automatyzację przy wprowadzaniu danych, redukcję błędów ludzkich, podniesienie jakości danych i usprawnienie procesu, skupiliśmy się na analizie szybkości i skuteczności w rozpoznawaniu treści przez konkurujące systemy. Przeprowadzony konkurs wygrał Comarch i w czerwcu podpisana została umowa na realizację projektu. W połowie listopada z sukcesem zakończyło się wdrożenie system - zgodnie z harmonogramem i w pełnym zakresie funkcjonalnym. Założone cele projektowe zostały osiągnięte, przekładając się na znaczne oszczędności w naszej firmie,a sam przebieg wdrożenia i współpracę z firmą Comarch oceniamy bardzo pozytywnie - mówi Adam Mańka, dyrektor Biura Rachunkowości Kompanii Węglowej.
- Projekt objął zarówno dostarczenie skanerów, jak i oprogramowania Comarch ECM Capture&OCR. Przygotowaliśmy cztery stacje skanujące oraz dwadzieścia stacji weryfikujących. W ciągu jednej minuty skanowane jest ok. 500 dokumentów, z których następnie odczytywane są poszczególne dane finansowe, kategoryzowane i przekazywanie do systemu finansowo - księgowego Kompanii Węglowej. Szybkość i poprawność danych podnoszą dodatkowe weryfikacje danych w oparciu o słowniki pochodzące z innych systemów klienta. Średni czas obsługi faktury - od momentu skanowania do wprowadzenia do systemu F/K - to ok. 2 minut, dla większości ok. 60 sekund – zaznacza Marek Lejman-Gąska, dyrektor Centrum Produkcyjno - Wdrożeniowego Comarch ECM w Katowicach.
- Przetarg w Kompanii Węglowej, realizowany w trybie konkursu ofert, wymagał dobrego przygotowania zarówno produktu jak i zespołu. Wybór rozwiązania oparty był na rywalizacji między dostawcami w siedzibie Kompanii Węglowej. Comarch zaoferował narzędzie, które umożliwia rozpoznanie poszczególnych pól biznesowych i uczenie się w trakcie rzeczywistej pracy na dokumencie, bez konieczności wcześniejszego przygotowania szablonu, co często konieczne jest w przypadku innych rozwiązań na rynku - dodaje Maciej Dudek, Business Solution Manager Comarch ECM.
Comarch ECM to kompleksowy system obsługi dokumentów i procesów biznesowych z nimi związanych. Jeden z modułów rozwiązania – Comarch ECM OCR – odpowiada za sprawną obróbkę OCR zeskanowanych dokumentów i automatyczną indeksację w oparciu o dedykowane mechanizmy uczące. W przeciwieństwie do narzędzi opartych na predefiniowanych szablonach, moduł Comarch ECM OCR w sprawny sposób umożliwia identyfikację poszczególnych pól i uczenie w trakcie rzeczywistej pracy na dokumencie, bez konieczności wcześniejszego przygotowania szablonu dla każdego kontrahenta. Dowiedz się więcej o Comarch ECM na usprawnijprocesy.pl
