Kompleksowy przewodnik wdrożenia KSeF dla dużych przedsiębiorstw

Nadchodzący w 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga od przedsiębiorców dostosowania procesów finansowo-księgowych w firmie. W praktyce wdrożenie rozwiązania do obsługi e-fakturowania wiąże się z gruntownymi przygotowaniami, konfiguracją systemu i testami, które mogą potrwać nawet kilka miesięcy. Oto, jak wygląda wdrożenie KSeF w dużej firmie, jakie korzyści może przynieść i na co uważać. 

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

• Analiza obecnych procesów – najpierw zbadaj, jak dotychczas firma zarządzała fakturami. Zwróć uwagę na wystawianie, odbieranie i archiwizację faktur. Określ obszary, które mogą wymagać usprawnień i dostosowania do nowych przepisów.
• Ocena systemów IT – sprawdź, czy istniejące systemy ERP, finansowo-księgowe i inne są kompatybilne z KSeF. Określ, czy potrzebne są ich modyfikacje albo inwestycja w nowe oprogramowanie do e-fakturowania.
• Zbudowanie zespołu projektowego – powołaj zespół składający się z przedstawicieli różnych działów, odpowiedzialnych za różne aspekty wdrożenia.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do obsługi KSeF

Wybór oprogramowania do obsługi KSeF jest jednym z kluczowych etapów wdrożenia. Odpowiednio dobrane rozwiązanie powinno nie tylko zapewnić zgodność z wymaganiami KSeF, ale także usprawnić procesy biznesowe i zintegrować się z istniejącymi systemami.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania?

• Integracja – nowy system powinien łatwo zintegrować się z istniejącymi systemami w firmie, takimi jak ERP, księgowość, magazyny. To pozwoli na automatyzację przepływu informacji i ograniczenie ręcznej pracy.
• Skalowalność – rozwiązanie powinno być skalowalne, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb firmy, np. ekspansji na nowe rynki.
• Bezpieczeństwo – system powinien gwarantować wysoki poziom bezpieczeństwa danych i spełniać wszystkie obowiązujące przepisy dot. zarządzania danymi.
• Wsparcie techniczne – dostawca oprogramowania powinien zapewnić profesjonalne wsparcie techniczne i regularne aktualizacje systemu, zwłaszcza przy zmianach w prawie podatkowym.

Funkcjonalności systemów, które przydają się w dużej firmie

Oprócz podstawowych funkcji związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur, warto zwrócić uwagę na dodatkowe możliwości nowego systemu do obsługi KSeF. Rozwiązania dostępne na rynku oferują szereg przydatnych funkcjonalności – oto kilka przykładów opcji idealnych dla dużych przedsiębiorstw:

• Walidacje biznesowe, czyli automatyczne sprawdzanie poprawności danych przed wysłaniem faktury.
• Powiązanie faktur z innymi dokumentami, co ułatwia analizę i audyt.
• Automatyczne generowanie faktur korygujących, ograniczające liczbę błędów.
• Wzbogacanie dokumentów, czyli dodawanie brakujących danych do faktur.
• Zaawansowany routing dokumentów – automatyczne kierowanie faktur do odpowiednich systemów.
• Zarządzanie samofakturowaniem w branżach, gdzie jest to powszechne.
• Obsługa załączników do faktur.
• Wsparcie płatności – śledzenie płatności i generowanie raportów.
• Raportowanie, czyli dostęp do szczegółowych zestawień o wysyłanych i otrzymanych fakturach.

Przykładem funkcjonalności dostosowanej do potrzeb dużych przedsiębiorstw w systemie Comarch EDI jest KSeF Hub – wiele systemów w ramach jednej usługi.

• Centralny punkt dostępowy – jeden interfejs do zarządzania wszystkimi fakturami, niezależnie od liczby systemów i krajów.
• Niezależność od dostawcy ERP – możliwość integracji z różnymi systemami ERP.
• Globalna komunikacja – wymiana dokumentów elektronicznych nie tylko z KSeF, ale również z podobnymi platformami w innych krajach.
• Wymiana innych dokumentów – oprócz faktur, możliwość wymiany innych dokumentów elektronicznych, np. w obszarze transportu i logistyki.

Wdrożenie KSeF w dużej firmie w czterech krokach

1. Konfiguracja istniejących systemów

Wewnętrzne systemy finansowo-księgowe mogą wymagać konfiguracji, by spełniały wymagania KSeF. Proces ten polega na ustawieniu odpowiednich parametrów, takich jak formaty plików, schematy danych czy podpisy elektroniczne.

Jeśli istniejące oprogramowanie nie odpowiada nadchodzącym przepisom dotyczącym obowiązkowego e-fakturownia, należy wdrożyć zupełnie nowe rozwiązania do obsługi KSeF.

Taka weryfikacja i integracja mogą być dość skomplikowane. Specjaliści z Comarch przeprowadzają przedsiębiorców przez cały proces wdrożenia, włącznie z dostosowaniem wewnętrznych systemów. Zewnętrzne wsparcie ma ogromne znaczenie w dużych lub wielospółkowych firmach.

2. Integracja systemów z KSeF

Kiedy nowe rozwiązanie do komunikacji z KSeF jest już wprowadzone, a systemy wewnętrzne skonfigurowane, trzeba zintegrować je z rządową platormą. Wówczas e-fakturowanie będzie odbywało się automatycznie. Dane fakturowe przesyłane między systemami bez udziału pracownika usprawnią procesy, uwolnią pracę księgowych i zminimalizują ryzyko wystąpienia błędów manualnych.

3. Testy systemu i procedur KSeF

Zanim firma rozpocznie wystawianie i odbieranie faktur, warto przeprowadzić testy wszystkich procesów fakturowych, w tym scenariuszy niedostępności KSeF lub awarii. Dokładne testowanie weryfikuje poprawność działania systemu, a w razie problemów, pozwala je zidentyfikować i usunąć, zanim KSeF stanie się obowiązkowy.

4. Informacja dla partnerów biznesowych

Po wyborze oprogramowania, konfiguracji i testów systemu, konieczne jest poinformowanie kontrahentów o nowym sposobie wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W kontakcie z partnerami biznesowymi należy ustalić, kiedy i w jaki sposób poszczególni dostawcy zaczną korzystać z KSeF.

Zanim KSeF wejdzie w życie, polskie firmy mogą korzystać z różnych metod wymiany faktur. Warto jednak pamiętać, że faktury już teraz mogą być przesyłane do KSeF, niezależnie od tego, czy kontrahenci są do niego podłączeni.

Każdy z wyżej opisanych etapów możesz samodzielnie przeprowadzić w firmie. Warto jednak przemyśleć wykorzystanie pomocy specjalistów Comarch. Z profesjonalnym wsparciem zminimalizujesz ryzyko błędów, a wyzwania wdrożeniowe staną się łatwiejsze do pokonania.

Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF

Złożoność systemu i integracja

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w dużej firmie wiąże się z koniecznością obsługi systemu o wielu funkcjonalnościach. To z kolei wymaga od przedsiębiorstw zaangażowania znacznych zasobów zarówno ludzkich, jak i technicznych. Szczególnie istotnym aspektem jest integracja KSeF z istniejącymi systemami informatycznymi. Proces ten może być czasochłonny i wymagać specjalistycznej wiedzy, zwłaszcza w przypadku starszych systemów lub niestandardowych rozwiązań.

Zmiany w procesach biznesowych

Przejście na KSeF oznacza modyfikację dotychczasowych procesów biznesowych związanych z wystawianiem i księgowaniem faktur. Adaptacja do nowych wymagań może spotkać się z oporem części pracowników, szczególnie tych, którzy przywykli do tradycyjnych metod. Zmiany te wymagają odpowiedniego planowania, komunikacji oraz szkoleń, aby zminimalizować ryzyko błędów i opóźnień.

Ciągłe zmiany w przepisach

Dynamicznie zmieniające się przepisy podatkowe stanowią kolejne wyzwanie w kontekście KSeF. Aby zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami, systemy informatyczne muszą być na bieżąco aktualizowane. To z kolei wymaga od przedsiębiorstw elastyczności i gotowości do szybkiego reagowania na nowe wymogi prawne albo nawiązania współpracy z dostawcą oprogramowania, który oferuje dostosowanie do przepisów.

Koszty wdrożenia i utrzymania

Wdrożenie KSeF w dużej firmie wymaga także dużych nakładów finansowych, obejmujących inwestycje w oprogramowanie, sprzęt, a także koszty związane z konsultacjami, szkoleniami oraz adaptacją procesów biznesowych. Dodatkowo, przedsiębiorstwa muszą liczyć się z bieżącym utrzymaniem systemu, w tym aktualizacją oprogramowania i zapewnieniem bezpieczeństwa danych.

Korzyści z wdrożenia KSeF ze wsparciem dostawcy IT

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, wsparte nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi oferowanymi przez firmy takie jak Comarch przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala na znaczące usprawnienie obiegu faktur i automatyzację procesów.

Dzięki temu, że wiele czynności związanych z przetwarzaniem dokumentów jest wykonywanych automatycznie, przedsiębiorstwa mogą znacząco obniżyć koszty obsługi faktur oraz zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów.

Kolejną istotną korzyścią płynącą z wdrożenia KSeF jest zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Rozwiązania technologiczne oferowane przez dostawców KSeF umożliwiają weryfikację poprawności faktur pod kątem wymagań prawnych oraz indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

KSeF dla dużych firm – podsumowanie

Wdrożenie KSeF to nie tylko spełnienie nadchodzących zmian w przepisach, ale również inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa. Choć proces ten może być czasochłonny i wymagający, przynosi firmie wiele korzyści, takich jak weryfikacja obecnych procesów oraz ich usprawnienie. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie, wybór dopasowanego rozwiązania technologicznego oraz zaangażowanie pracowników.

Eksperci Comarch byli zaangażowani w projekt KSeF od pierwszych propozycji zbudowania rządowej platformy, dlatego w pełni zdajemy sobie sprawę ze zmian, jakie wprowadza. System Comarch EDI jest w pełni dostosowany do KSeF, a jego dodatkowe funkcjonalności ułatwiają fakturowanie w dużej firmie. Dowiedz się więcej – zajrzyj na stronę poświęconą integracji z KSeF albo umów się na rozmowę z naszymi specjalistami i przestań odwlekać wdrożenie e-fakturowania w firmie.