Kompletna (e)Faktura

Średnio co piąta faktura w przedsiębiorstwie ginie. Można przypuszczać, że winna jest forma papierowa, której używa 89% polskich firm. Duże nadzieje wiązane są z Rozporządzaniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010, które uchyla szerzej drzwi dla elektronicznej faktury. Pozostaje jednak pytanie, czy samo wprowadzenie faktury elektronicznej rozwiąże ten problem. Trudno bowiem przypuszczać, że jedna forma elektronicznej wymiany zdominuje 1,5 miliarda faktur, jakie są wystawiane rocznie w Polsce.

Mamy zatem kanał tradycyjny, czyli papier, który można skanować oraz co najmniej dwa kanały elektroniczne: EDI oraz email z podpisanym cyfrowo dokumentem (np. PDF). Na rynku funkcjonują dedykowane rozwiązania do każdego z nich - zarówno w zakresie przesyłu, jak i wymaganej ustawowo archiwizacji. Tylko czy łatwo będzie kontrolować faktury posiadając kilka narzędzi/repozytoriów? Z pomocą przychodzi elektroniczne repozytorium, które może przechowywać faktury w dowolnej formie, zapewniając przyjazną dla użytkownika wizualizację oraz ergonomiczne wyszukiwanie. Wyzwaniem jednak zawsze pozostaje integracja. Różne kanały, jedno repozytorium - wciąż pozostaje wielu dostawców. Trudno w takiej sytuacji oczekiwać komfortowego poziomu świadczenia usług (SLA) z gwarantowanymi czasami naprawy dla jednego spójnego rozwiązania.

Warto też pamiętać, że w przypadku np. faktur zakupowych ich archiwizacja to dopiero początek procesu związanego z jej obsługą. Łatwe wyszukiwanie jest wartością, ale jeśli wykorzystywane jest w momencie, kiedy kontrahent dopomina się płatności za przeterminowana fakturę, to biznesowo można powiedzieć, że faktura zaginęła. Z pomocą przychodzą narzędzia workflow, które umożliwiają kontrolę nad wykonywaniem procedury obsługi faktury, przyspieszają jej realizację i zmniejszają pracochłonność. Jeżeli producent elektronicznego archiwum ma wbudowaną obsługę workflow - to dobrze. Jeśli nie - znowu pozostaje kwestia integracji lub nowego dostawcy.

Kompletne obsłużenie faktury wymaga zaadresowania powyższych kwestii z jednoczesną eliminacją takich ryzyk jak:

• Niespójności rozwiązania
• Problemów integracyjnych
• Brak spełnionych wymogów prawnych
• Długiego rozwiązywanie błędów (kilku dostawców, kilka SLA)

Comarch proponuje kompletne podejście do kwestii faktur. Jedno rozwiązanie zapewnia możliwość obsłużenia kilku kanałów komunikacji (scan/OCR, EDI, email). Bezpieczne elektroniczne archiwum zapewnia przechowywanie faktur zgodnie z wymogami prawa. Workflow faktur zakupowych wspiera proces weryfikacji, wstępnej dekretacji i akceptacji poniesienia kosztu. Dzięki integracji z ERP zebrane dane w workflow są wykorzystywane i zmniejszają pracę po stronie księgowości. Integracja z ERP to także archiwizacja wygenerowanych faktur sprzedażowych, która obejmuje również podpisanie dokumentów cyfrowo - dla zapewniania im wiarygodności i autentyczności.  Narzędzie można rozbudować o moduł raportowy umożliwiający na budowanie raportów Business Intelligence (BI) - szczególnie przydatnych w kontroli i optymalizacji procesów workflow. Wszystko to od jednego dostawcy, w jednym rozwiązaniu, z jednym serwisem i z gwarantowanym czasem reakcji i naprawy.