Problemy z KSeF. 7 pytań przedsiębiorców i odpowiedzi Ministerstwa Finansów

Krajowy System e-Faktur już wkrótce stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. To oznacza, że czasu na przygotowania jest coraz mniej, a wiele firm wciąż ma pytania dotyczące nowych wymogów. Podczas konsultacji społecznych Ministerstwo Finansów odpowiadało na wątpliwości przedsiębiorców związane z wdrożeniem KSeF. Przyjrzyjmy się siedmiu kwestiom, które wciąż powodują problemy.

1. Dlaczego KSeF będzie wprowadzony w trakcie roku, a nie 1 stycznia?

Początek roku to czas intensywnych obowiązków sprawozdawczych i rozliczeń podatku dochodowego, dlatego zdecydowano się na wprowadzenie obowiązkowego KSeF w trakcie roku. Termin wdrożenia (1 lutego 2026 r. dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł w 2025 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców) został ustalony także na podstawie rekomendacji zawartych w raporcie z audytu systemu.

2. Czy ktoś inny może w imieniu podatnika wystawiać faktury w KSeF?

Osoba fizyczna wyznaczona przed podatnika może wystawiać za niego faktury ustrukturyzowane i nie musi zakładać konta w KSeF. Wystarczy, że osoba uprawniona uwierzytelni się jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a więc:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
• podpisem zaufanym,
• wygenerowanym w KSeF ciągiem znaków przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.

3. Czy można wykorzystać podpis zaufany we własnej aplikacji, czy trzeba generować token w aplikacji MF?

Niezależnie od tego, czy korzystasz z narzędzi komercyjnych, czy z aplikacji Ministerstwa Finansów, wymagane jest uwierzytelnienie użytkownika. Jednym ze sposobów logowania do Krajowego Systemu e-Faktur jest podpis zaufany.

4. Jak działa dobrowolność wystawiania faktur VAT RR w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. nabywca będzie zobowiązany do wystawiania faktur VAT RR w KSeF tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży w systemie oświadczenie potwierdzające swój status. W momencie, gdy wskaże nabywcę (czynnego podatnika VAT) jako uprawnionego do wystawiania tych faktur w KSeF, stanie się to obowiązkowe. Jeśli jednak rolnik nie zdecyduje się na złożenie takiego oświadczenia, faktura VAT RR może być wystawiona poza systemem. To właśnie rolnik podejmuje decyzję o korzystaniu z KSeF w tym zakresie, co czyni to rozwiązanie dobrowolnym.

5. Jak wykazywać w KSeF transakcje oznaczone jako „np” i ich korekty?

W schemie FA(2) oznaczenie „np” odnosi się wyłącznie do dostaw towarów i usług realizowanych poza terytorium Polski. W praktyce jest ono często stosowane na fakturach dla sprzedaży bonów o różnym przeznaczeniu, kart podarunkowych lub innych transakcji, które nie podlegają ustawie o VAT.

Jeśli dokumentowana jest wyłącznie czynność niepodlegająca VAT, np. sprzedaż bonu różnego przeznaczenia, faktura nie jest wymagana. Zarówno takie transakcje, jak i ich korekty, nie powinny być wykazywane na fakturze jako osobne pozycje oznaczone „np.”. Zamiast tego można je ująć w sekcji dodatkowych informacji na fakturze, korzystając z fakultatywnego węzła „Rozliczenie” – pod warunkiem, że faktura zawiera także inne pozycje objęte ustawą o VAT, a czynności niepodlegające stanowią jedynie uzupełnienie transakcji.

6. Czy system zaakceptuje faktury bez dodatkowych elementów niewymaganych przez ustawę o VAT, ale wynikających ze struktury?

Każda faktura przesyłana do KSeF musi być zgodna z obowiązującą w momencie jej wystawienia strukturą logiczną e-faktury. Jeśli dokument zawiera błędy, np. pominięte obowiązkowe pola wymagane przez strukturę, zostanie odrzucony.

Warto zaznaczyć, że niektóre pola w strukturze stają się obowiązkowe dopiero wtedy, gdy wypełnione zostaną określone węzły lub sekwencje o charakterze fakultatywnym – nawet jeśli odnoszą się do informacji niewymaganych przez ustawę o VAT. W takich przypadkach dobrowolność dotyczy całego węzła lub sekwencji, ale jeśli użytkownik zdecyduje się je uzupełnić, wszystkie powiązane pola obowiązkowe również muszą zostać wypełnione, aby system poprawnie przyjął fakturę.

7. Czy KSeF zostanie rozszerzony o nowe funkcjonalności?

Tak, planowane są usprawnienia, które ułatwią korzystanie z systemu, zwłaszcza dla branż wystawiających faktury o bardziej złożonej strukturze danych. Jedną z nowości będzie możliwość dodawania załączników do faktur przesyłanych do KSeF.

Dodatkowo w okresie dobrowolnego stosowania KSeF przewidziane jest dostosowanie środowiska produkcyjnego. Zmiany te obejmą wdrożenie nowych funkcji „biznesowych” bez wpływu na obowiązki podatników oraz umożliwią wcześniejszą instalację certyfikatów dla kodów QR offline przed pełnym wprowadzeniem obowiązkowego KSeF.

Aktualny harmonogram działań KSeF można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

Problemy z KSeF: co warto wiedzieć przed wdrożeniem

Wraz ze zbliżającym się obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy mają coraz mniej czasu na dostosowanie się do nowych wymogów. Chociaż problemy i pytania związane z KSeF wciąż się pojawiają, wdrożenie e-fakturowania w firmie wcale nie musi być trudne. Z Comarch EDI uprościsz procesy księgowe i zapewnisz firmie pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.

Wybierz system, który bezproblemowo zintegruje się z KSeF i automatycznie zrealizuje wymianę e-faktur z partnerami biznesowymi na całym świecie. Nie czekaj – zacznij korzystać z e-fakturowania już teraz i uniknij błędów, gdy obowiązek wejdzie w życie.