Raport dotyczący ROI z automatyzacji procesów faktur przychodzących

Na stronie AIIM, międzynarodowej organizacji non-profit, od ponad 60 lat badającej wyzwania związane z Enterprise Content Management, ukazał się raport dotyczący ROI z automatyzacji procesów faktur przychodzących (Account Payable). Zdobywające coraz większą popularność wdrożenia EDI (Electronic Data Interchange) nie zaspokajają wszystkich potrzeb biznesu - wybrane dokumenty kosztowe wciąż procesowane są manualnie. Niepełna automatyzacja procesu faktur oznacza wymierne koszty, które zmniejszają szanse uzyskania zakładanego zwrotu z wdrożenia EDI oraz wiele kosztów ukrytych.

Problem procesowania papierowych dokumentów kosztowych dotyka także firmy na dojrzałych rynkach EDI (Electronic Data Interchange): średnio ponad 70% dostawców generuje faktury papierowe. Procesy związane z fakturami są duplikowane - równoległe ścieżki dla dokumentów EDI oraz  papierowych to nie tylko mniejszy zwrot z inwestycji w rozwiązanie EDI (dodatkowe koszty osobowe oraz proceduralne ścieżki manualnej dla dokumentów papierowych).  Manualna praca z dokumentami generuje błędy - najczęstsze dotyczą powiązań między zamówieniami oraz fakturami kosztowymi. Ponieważ proces obsługi takich wyjątków także wykorzystuje papierowe faktury, średni czas poświęcony przez pracowników na każdy dokument rośnie - co przekłada się bezpośrednio na efektywność, a więc i koszty pracy. Jak wykazano na przykładach zrealizowanych wdrożeń rozwiązanie automatyzujące proces obsługi papierowych dokumentów umożliwiało np. wzrost wydajności przetwarzanych wyjątków w procesie faktur o 220%, bez zwiększenia dedykowanego personelu. Rozwiązanie wdrożone w omawianym przypadku wykorzystywało mechanizmy przechwytywania treści (data capture), klasyfikacji dokumentów kosztowych oraz kojarzenia z zamówieniami, jak również workflow akceptacji. Przetworzenie faktury papierowej przy małym wsparciu  IT dla procesu jest średnio 20 razy droższe niż w przypadku zastosowania rozwiązań automatyzujących obsługę papierowych dokumentów. Koszty generowane przez manualny proces akceptacji faktur, dekretacji kosztów czy wyszukiwanie dokumentów w archiwum to tylko niektóre źródła potencjalnych oszczędności.  Skrócenie czasu obsługi faktury pozwala m.in. na wykorzystanie rabatów oferowanych przez dostawców za wcześniejszą płatność.

Wykorzystanie elementów rozwiązania ECM: data capture, mechanizmów raportowania i kontroli oraz workflow do automatycznej obsługi papierowych dokumentów kosztowych przynosi  wymierne korzyści. Według raportu, w przypadku odpowiedniego efektu skali, okres zwrotu z inwestycji może być krótszy niż rok. Dodatkowo, połączenie elastyczności (zdecentralizowane wprowadzanie faktur) z możliwością centralnego zarządzania i raportowania eliminuje wiele kosztów ukrytych, co zwiększa wartość dodaną z wdrożenia.

O skali oszczędności  z automatyzacji AP świadczą wymienione w raporcie case study:

• Dzięki automatyzacji samego przechwytywania danych z faktury, Northeast Utilities (UK, energetyka) skrócił czas oczekiwania faktur kosztowych o 90% (z 22 do 3 dni), co pozwoliło na roczną oszczędność 240000 $.
• Ponad 35% wartości zamówień zaoszczędził Commercial Real Estate Developer (US, nieruchomości) na skróceniu czasu obsługi faktury, dzięki wykorzystaniu rabatów za wcześniejszą płatność po wdrożeniu systemu wpierającego AP. Dodatkowa oszczędność to 100000$ rocznych opłat pocztowych.
• Wdrożenie środowiska kompleksowo wspierającego AP (przechwytywanie, kojarzenie z zamówieniami, workflow) przyniosło firmie Leggett & Platt (US, produkcja) oszczędność ponad 1.6 miliona dolarów rocznie, dzięki zwiększeniu efektywności procesu o 220%.

Pełna treść raportu dostępna pod https://www.aiim.org/pdfdocuments/pitfalls.pdf

Źródło: https://www.aiim.org/