Główne wyzwania cyfryzacji placówek medycznych. Jak je pokonać?

Zmieniające się przepisy prawa. Wchodzące w życie nowe regulacje. Coraz większe wymagania ze strony pacjentów. Te i wiele innych czynników powodują, że prowadzenie dokumentacji medycznej staje się coraz większym wyzwaniem. Pomóc mogą w tym kompleksowe systemy informatyczne dedykowane placówkom medycznym. Jednak czy wdrożenie nowoczesnego oprogramowania w szpitalu czy gabinecie lekarskim nie przysporzy wielu problemów? Właśnie to zagadnienie przeanalizujemy w poniższym artykule.              

Dlaczego potrzebujemy systemów HIS?

Na rynku systemów medycznych znajduje się wiele rozwiązań, które mogą zostać wdrożone w placówkach ochrony zdrowia celem usprawnienia i cyfryzacji procesów ściśle związanych z zadaniami terapeutyczno-diagnostycznymi. Systemy medyczne mogą zostać wdrożone zarówno jako:

• systemy centralne, stanowiące niejako informatyczne centrum placówki medycznej – systemy klasy HIS (Hospital Information System)

jak i

• systemy peryferyjne, wspierające pracę personelu laboratorium, pracowni radiologicznej czy centralnej sterylizatorni.

Nadrzędnym zadaniem powyższych rozwiązań jest odciążenie personelu z konieczności ręcznego wypełniania dokumentacji oraz bieżąca weryfikacja braków. Kompleksowo uzupełniona dokumentacja medyczna stanowi klucz do posiadania pełnej, aktualnej i spójnej wiedzy na temat stanu zdrowia poszczególnych pacjentów. Systemy klasy HIS niejednokrotnie oferują funkcjonalności agregujące najważniejsze informacje w jednym miejscu – aby uniknąć konieczności żmudnego przeszukiwania dokumentacji, dokument po dokumencie. W systemie informatycznym zbierane są wszystkie informacje, co usprawnia bieżącą weryfikację danych, ale co najważniejsze pozwala na zwiększenie kontroli, bezpieczeństwa i efektywności leczenia pacjentów.

Wprowadzenie nowej rutyny, czyli walka z przyzwyczajeniem

Niestety, wdrożenie systemu informatycznego to działanie, które możemy w pewnym sensie porównać do broni obosiecznej. Usprawnienie pracy i odciążenie personelu zazwyczaj osiągane jest dopiero po angażującej analizie przedwdrożeniowej, ustabilizowaniu wdrożonego systemu i przeprowadzeniu szeregu szkoleń dla pracowników różnych szczebli. Przyzwyczajenie personelu do wypełniania dokumentacji w wersji papierowej czy używania innego systemu to jedna z wielu trudności, przed którymi staje nie tylko kadra zarządzająca informatyzowaną placówką, ale również zespół IT. To właśnie na nich ciąży obowiązek bieżącego wsparcia kadry medycznej w wyzwaniu, którym jest przerwanie rutyny dawnej pracy. Przyzwyczajenie to druga natura, z którą należy się zmierzyć w procesie modernizacji pracy placówki medycznej.

Przestarzała infrastruktura informatyczna

Kolejnym, niejednokrotnie niespodziewanym wyzwaniem napotykanym podczas ucyfrowienia placówki medycznej jest konieczność zapewnienia wystarczających parametrów sprzętu komputerowego. Zasoby sprzętowe placówki (parametry serwerów i komputerów dostępnych na oddziałach czy w gabinetach) mogą okazać się niewystarczające, a  w skrajnych przypadkach może takich sprzętów w ogóle nie być. Wówczas na etapie planowania informatyzacji niezbędne jest zarezerwowanie budżetu potrzebnego na rozszerzenie czy zakup nowego sprzętu w celu zapewnienia pełnej wydajności i komfortu pracy. Zapewne wszyscy praktycy zgodzą się, że nie ma nic gorszego niż „zawieszony” system, który spowalnia pracę i rodzi frustrację. Jeden z żartów rozpowszechnionych wśród kadry informatycznej brzmi: „Jeśli chcesz poznać temperament osoby, posadź ją przed komputerem z wolnym łączem internetowym” –  i jest w nim sporo prawdy. Chyba każdy choć raz zdenerwował się na niedziałającą drukarkę czy wolny komputer. Jedną z przyczyn takiego zjawiska mogą być właśnie niewystarczające zasoby sprzętowe lub po prostu zbyt wolne łącze internetowe.

Starzejący się personel i kompetencje cyfrowe

Mówiąc o wyzwaniach, z którymi należy się zmierzyć, warto wspomnieć również o średniej wieku kadry medycznej – starzejące się społeczeństwo jest zjawiskiem widocznym nie tylko wśród pacjentów, ale również wśród personelu placówek. Oczywiście z roku na rok przybywa lekarzy, których można zaliczyć do generacji Y czy Z – czyli pokoleń dorastających w świecie cyfrowych technologii. Dla takich osób wdrożenie systemu czy jego wymiana nie stanowi większego problemu. Można nawet śmiało stwierdzić, że są to osoby, które niejednokrotnie wspierają dostawców i mają realny wpływ w rozwój nowych funkcjonalności. Niestety nie wszystkie pokolenia miały szansę dorastać w takich warunkach i większą część personelu wciąż stanowią osoby, które w teczce szkolnej nie nosiły zeszytu do informatyki. Zauważmy, że personel ten posiada nieocenioną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie i stanowi skarb placówki medycznej. Jednak przygotowanie do pracy w nowym systemie informatycznym nie jest dla niego proste i często wymaga więcej uwagi ze strony osób szkolących, a następnie działu IT. Z doświadczenia wiemy, że w wielu przypadkach są to osoby ambitne, które chcą niejako „udowodnić”, że też dają radę, co bezapelacyjnie usprawnia proces szkolenia.

Czas wdrożenia i aktualizacji oprogramowania

Warto zwrócić uwagę, aby wybierany system był dostępny w najnowszej technologii. Zakup systemu informatycznego to niemały wydatek, więc powinien być to zakup na lata i pozwalać na długookresowe aktualizacje do najnowszej wersji. Dobrym rozwiązaniem jest również wybór aplikacji webowej, która przy okazji pokrywa wymagania responsywności. Te dwa elementy pozwalają na:

• korzystanie z systemu HIS na dowolnym systemie operacyjnym,
• uruchomienie aplikacji z dowolnego miejsca poprzez połączenie VPN,
• korzystanie z aplikacji na dowolnym urządzeniu – komputerze stacjonarnym, laptopie osobistym, a nawet telefonie komórkowym,
• skrócenie i usprawnienie procesów instalacji i aktualizacji systemu.

Cyberbezpieczeństwo i prywatność danych wrażliwych 

Nie można również nie wspomnieć o ważnym elemencie, którym należy się kierować na etapie wyboru ostatecznego rozwiązania. Mowa o przetwarzaniu danych wysoce wrażliwych, jakimi są dane medyczne powiązane z danymi personalnymi poszczególnych pacjentów. Takie informacje wymagają szczególnej ochrony, szczególnie w dobie nasilających się cyberataków. Warto podczas spotkań z dostawcami oprogramowania dopytywać o metody, którymi się kierują, aby zapewnić niezbędne bezpieczeństwo oferowanego oprogramowania. Metody te można podzielić się na dwie kategorie zabezpieczeń:

• w kontekście kontroli pracy personelu medycznego,
• w kontekście wycieku danych.

Rozwiązaniem, które pozwoli na zapewnienie bezpieczeństwa w kontekście wycieku danych, jest zapewnienie niezbędnych systemów antywirusowych zarówno na poziomie infrastruktury serwerowej, jak i na komputerach dostępnych dla personelu. Warto również upewnić się, czy firma oferująca rozwiązanie zapewnia bieżące aktualizacje. Dobrą praktyką jest również wykonanie audytu bezpieczeństwa wdrożonego systemu i jego szczegółowa analiza, która pozwoli na wykrycie potencjalnych zagrożeń. Na bezpieczeństwie nie należy oszczędzać ani czasu, ani pieniędzy. Zwróćmy na to szczególną uwagę.

Choć wyzwań, które informatyzacja stawia przed placówką medyczną, jest wiele, to wartości dodane, jakie niosą za sobą, są warte podjęcia tej próby. Wybór systemu, analiza przedwdrożeniowa, inwentaryzacja ścieżek i dokumentacji, wdrożenie oraz szkolenia to złożone i czasochłonne procesy. Wiele przykładów pokazuje jednak, że sprawny system informatyczny i jego dobra znajomość usprawniają codzienną pracę, pozwalają ograniczyć ilość generowanych dokumentów papierowych, a także oszczędzają miejsce, które należy przeznaczyć na archiwum dokumentacji papierowej. Kompletna dokumentacja medyczna pozwala również na uniknięcie niezasadnych roszczeń ze strony pacjentów. Tego typu rozwiązania umożliwiają też bieżącą kontrolę stanu realizacji świadczeń medycznych, weryfikację rozliczeń z płatnikami, a co za tym idzie – bieżącą kontrolę finansową.

Wróćmy jednak do pytania otwierającego artykułu – czy wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego w placówce medycznej nie przysporzy wielu problemów? Z odpowiednim przygotowaniem i partnerem – nie. Do informatyzacji placówki warto dobrze się przygotować zarówno pod kątem finansowym, jak i merytorycznym. Wykonanie odpowiednich kroków niewątpliwie usprawni cały proces i docelowo pozwoli przejść gładko przez poszczególne etapy wdrożenia. A w efekcie zagwarantuje satysfakcję z nowej ery pracy placówki.

....

Autor: Martyna Elsner - Starszy Konsultant ds. Rozwiązań Biznesowych w Comarch. Absolwentka Politechniki Śląskiej wydział Inżynierii Biomedycznej. Od 9 lat związana z tematem informatyki w medycynie. Od 4 lat jest konsultantem rozwiązań biznesowych Comarch dedykowanych branży medycznej. Na co dzień współpracuje z zespołami IT oraz personelem placówek medycznych zapewniając wsparcie w zakresie rozwiązań klasy HIS.