Jak zapobiegać nieodwołanym wizytom lekarskim?

Nieodwołane wizyty to poważny problem wielu publicznych i prywatnych placówek medycznych. Mają one negatywny wpływ na pracę całej jednostki zarówno pod kątem finansowym, jak i pomocowym – niewykorzystana wizyta przepada, a mógłby skorzystać z niej ktoś inny. Mimo to nadal zdarzają się pacjenci, którzy bez uprzedzenia nie zjawiają się w umówionym terminie. Jak temu zapobiec? Mamy kilka sprawdzonych sposobów.

Czy wiesz, że pacjent zgodnie z ustawą z dn. 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych ma obowiązek niezwłocznie poinformować świadczeniodawcę o rezygnacji z zaplanowanej wizyty lub badań? Praktyka pokazuje jednak, że wciąż wielu pacjentów zapomina o poinformowaniu placówki o nieobecności lub być może nie wie, że taki obowiązek istnieje.

Nie dajmy się oszukać – nieodwołane wizyty były, są i będą. I o ile nie zdarzają się zbyt często, mogą nawet nie stanowić problemu. Gorzej, jednak jeśli takie przypadki stają się regułą, pozbawiając placówkę zasobów czasowych i finansowych. Całkowita eliminacja nieodwołanych wizyt jest niemożliwa. Zawsze warto jednak podjąć kroki, które pozwolą ograniczyć je do minimum.

5 sposobów na ograniczenie liczby nieodwołanych wizyt

Powodów rezygnacji z wizyty jest mnóstwo – można wręcz pokusić się o stwierdzenie, że ilu pacjentów tyle przyczyn. Niezależnie od powodu, pacjent powinien jednak pamiętać o odwołaniu wizyty. Pomóc mogą w tym odpowiednie podejście personelu przy rejestracji pacjenta oraz intuicyjne technologie i narzędzia.

Potwierdź datę i godzinę

Pamiętaj, by w przypadku rejestracji telefonicznej potwierdzić ustnie datę i godzinę wizyty, a po zakończeniu rozmowy powtórzyć informacje ponownie, tym razem za pomocą wiadomości SMS zawierającej dokładną datą, godziną i adresem placówki. Jeśli pacjent rejestruje się na wizytę osobiście, pamiętaj, by zapisać informacje o wizycie na kartce i dać ją pacjentowi jako potwierdzenie. Poproś też wtedy o odwołanie wizyty, jeśli nastąpi zmiana decyzji po stronie pacjenta. 

Przypomnij telefonicznie lub SMSem

Warto kilka dni lub jeden dzień przed wizytą przypomnieć pacjentowi o wizycie (telefonicznie lub za pomocą wiadomości SMS). Dzięki temu pacjent ma możliwość odwołania wizyty nawet w ostatniej chwili. Przypominanie telefoniczne jest skuteczne, aczkolwiek czaso- i pracochłonne. Lepsza może okazać się forma automatycznych przypominajek SMSowych, którą oferują systemy do zarządzania terminarzem i gabinetem. Potwierdzenie wizyty uzyskujemy wówczas poprzez zwrotny SMS. 

Sprawdź funkcję SMS2WAY dostępną w naszym Portalu Pacjenta: Comarch Concierge a korzyści dla biznesu – bezpłatne case study

Proponuj bliskie terminy

Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, a czasami najbliższy termin to ten za miesiąc czy dwa. Warto jednak mieć na uwadze, że im bardziej odległy w czasie zaproponowany termin, tym większe ryzyko odwołania wizyty. Możesz też zaproponować pacjentowi przesunięcie terminu na bliższy, jeśli takowy akurat się zwolni. Pozwoli to wypełnić luki w kalendarzu i zoptymalizować pracę lekarzy.

Postaw na e-Rejestrację

Udostępnij pacjentom możliwość samodzielnego umawiania na wizyty online. W obecnych czasach każdy szuka sposobu, by szybko i sprawnie umówić się na wizytę lub ją odwołać. Łatwiej zrobić to samemu przez Internet. Dedykowana aplikacja, formularz na stronie www lub Portal Pacjenta mogą pozytywnie wpłynąć na spadek liczby nieodwołanych wizyt. 

Odbieraj telefon

Nie pozwól, by pacjenci, którzy chcą umówić się na wizytę telefonicznie, odbili się od skrzynki głosowej. Jeśli w danej chwili personel rejestracji nie jest w stanie odebrać telefonu, nie zapomnij, by jak najszybciej oddzwonić. Pacjent, który ma doświadczenie z placówką, gdzie obsługa telefoniczna nie jest na zadowalającym poziomie, niechętnie zadzwoni do niej w jakimkolwiek celu (w tym by odwołać wizytę).

Szukasz zaufanego technologicznego wsparcia, które pomoże Ci lepiej zarządzać placówką medyczną oraz zoptymalizuje istotne procesy? Zachęcamy do zapoznania się z portfolio produktowym Comarch i kontaktu z naszym konsultantem za pomocą dedykowanego formularza.

---

Katarzyna Strzebońska