Rejestracja medyczna: 6 kroków do jej udoskonalenia

Przyczyn niezrealizowanych wizyt, a co za tym idzie obniżonego przychodu placówki medycznej, jest wiele. Jedną z nich nierzadko bywa słabo zorganizowana rejestracja medyczna. To właśnie rejestracja stanowi pierwszy punkt styczności pacjenta z przychodnią, dlatego warto zadbać, by jej praca przebiegała sprawnie i profesjonalnie. 

W obecnych czasach rejestracja medyczna pełni funkcję reprezentatywną, odbierając telefony i umawiając pacjentów na wizyty. Wspiera tym samym również komunikację na linii lekarz-pacjent. Jednak jeśli spojrzymy na pracę prawdziwie nowoczesnej placówki medycznej, rejestracja powinna realizować również funkcje: sprzedażową i informacyjną, czyli zachęcać do zakupu usług oraz dysponować szeroką wiedzą na temat rozliczeń świadczeń.

Co zrobić, by praca rejestracji przebiegała sprawnie?

Planując modernizację lub cyfrowy rozwój placówki medycznej, warto zastanowić się, w jaki sposób najlepiej unowocześnić rejestrację medyczną. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, na co koniecznie zwrócić uwagę.

1.       Merytoryka kluczem do sukcesu

Personel rejestracji medycznej powinien posiadać merytoryczną wiedzę dotyczącą aktualnej oferty, specjalizacji lekarzy przyjmujących w placówce, godzin jej otwarcia, a także być gotowym na udzielenie innych informacji, o które mogą zapytać pacjenci. Postaw więc na systematyczne szkolenia i kształcenie swoich pracowników. Zadbaj, by nowoprzyjęte osoby otrzymały komplet potrzebnej wiedzy. Nie zapomnij, by weryfikować przyswojoną wiedzę, np. podczas oceny kwartalnej.

2.       Nieustraszona kadra

W rejestracji najlepiej sprawdzą się pracownicy, którym niestraszne zmiany. Umiejętność sprawnego dostosowania do zróżnicowanego tempa pracy to tzw. must have. Poranne tempo bywa szaleńcze w porównaniu do z reguły spokojniejszych godzin popołudniowych.

3.       Jasne procedury

Personel rejestracji powinien zawsze posiadać aktualne procedury dotyczące m.in. rejestracji pacjenta (osobistej, telefonicznej lub online) oraz sposobu postępowania w sytuacjach kryzysowych. W pracy rejestratora czy rejestratorki medycznej niezwykle istotne jest przestrzeganie ustalonych zasad i procedur. Zorganizowane działanie nie tylko wprowadza porządek w codziennej pracy, ale wpływa też pozytywnie na wizerunek przychodni.

4.       Dbaj o budowanie pozytywnych relacji

Każda osoba zatrudniona w rejestracji medycznej powinna posiadać wysoko rozwinięte tzw. kompetencje społeczne. Pozwalają one na efektywne tworzenie relacji z innymi ludźmi (zarówno pacjentami, jak i członkami zespołu) oraz ułatwiają rozwiązywanie sytuacji kryzysowych.

5.       Wybierz technologię dopasowaną do Twoich potrzeb

Nowoczesna rejestracja medyczna posiada narzędzia wspierające organizację codziennej pracy. Takimi narzędziami są m.in. sprawnie działający system klasy HIS (Hospital Information System) i inne aplikacje pozwalające na rejestrację na wizytę online.

6.       Teamwork to Twój najlepszy przyjaciel

Pamiętaj, praca w rejestracji to praca zespołowa. Staraj się zapobiegać sytuacjom, w których jedna osoba jest bardziej obciążona obowiązkami, niż pozostali. Kluczowa w tym aspekcie jest komunikacja pomiędzy członkami zespołu i dobór narzędzi, które znacznie ułatwią ten proces. Nasz system klasy HIS Comarch Optimed NXT został wzbogacony o wewnętrzny komunikator – dzięki niemu wymiana informacji między Twoimi pracownikami to bułka z masłem!

Szukasz technologicznego wsparcia dla swojej placówki medycznej? Chcesz dowiedzieć się więcej o Comarch Optimed NXT? Odwiedź stronę internetową produktu lub skontaktuj się z naszym konsultantem za pomocą dedykowanego formularza.

Autorka: Katarzyna Strzebońska, Comarch S.A.