Zarządzanie zmianą jako element procesu cyfryzacji placówki medycznej

W obecnych czasach placówki medyczne coraz bardziej dążą do digitalizacji wielu procesów i usług. Źródła tej wzmożonej chęci można upatrywać, chociażby w pandemii COVID-19, która poniekąd wymusiła na służbie zdrowia wdrożenie cyfrowych, telemedycznych rozwiązań. Jednak wraz z potrzebą wdrożenia zmiany w placówce pojawia się pytanie: jak zrobić to dobrze?

Wdrożenie zmiany w przedsiębiorstwie jest procesem trudnym i wymagającym – nie inaczej jest w przypadku placówek medycznych. Zastanówmy się zatem, co zrobić, by implementacja nowych rozwiązań – często bardzo zaawansowanych technologicznie – przebiegła sprawnie i zakończyła się sukcesem. 

Ostatnio wiele instytucji zostało zmuszonych do przedefiniowania systemów, takich jak system pracy, zatrudnienia, zarządzania kapitałem ludzkim, czy premiowania. Duża ilość dotychczasowych procesów została przeniesiona do wersji online, a niektóre z nich trzeba zbudować zupełnie od nowa. W takiej sytuacji podstawą jest odpowiednie zaplanowanie działań i przygotowanie personelu do funkcjonowania w nowej, zmienionej rzeczywistości. 

Zarządzanie zmianą – odpowiedź na potrzeby placówki

W pierwszej kolejności należy zastanowić się, jakie zmiany są niezbędne w placówce i jaki rezultat chcemy osiągnąć. Być może nadal wahasz się, czy wprowadzić wideokonsultacje lub e-Usługi? Może ułatwieniem w pracy personelu byłby nowy, kompleksowy system klasy HIS (Hospital Information System)? A może pragniesz rozszerzyć ofertę o zdalną opiekę medyczną? Przemyśl, jakie są faktycznie potrzeby Twojej placówki i które z nich warto zaadresować priorytetowo.

Następnie należy opracować plan działania, który pomoże uzyskać oczekiwany efekt, a także ocenić ewentualne zagrożenia, czyhające na drodze ku cyfryzacji procesów. Pomocne będzie również globalne, obiektywne spojrzenie na to, jak wdrożone zmiany przełożą się na realną pracę personelu placówki i jej wyniki. Tutaj konieczne jest określenie, w jaki sposób będziemy koordynować cały plan wdrożenia zmiany i jak możemy reagować na potencjalne zagrożenia.

Czy pracownicy boją się zmian?

Nie, jeśli są do nich prawidłowo przygotowani. Pamiętaj, że nawet najlepiej zaprojektowany proces może okazać się bezwartościowy, jeżeli nie przygotujemy do zmiany najważniejszych osób, których on dotyczy, tj. personelu placówki. Dlatego na tym etapie warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań.

• Czy pracownicy wiedzą o planowanej zmianie i w jaki sposób została im ona zaprezentowana?
• Czy personel posiada informacje niezbędne do wykonywania pracy w trakcie procesu zmiany?
• Czy pracownicy dysponują odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą, by przejść przez zmianę?

Każdy pracownik może stanowić dla placówki pozytywną siłę, która ułatwi wprowadzenie zmiany lub wręcz przeciwnie – stworzy barierę uniemożliwiającą jej adaptację. Najważniejszym elementem jest kierownik oraz jego wsparcie podczas wdrażania zmian. 

W jaki sposób komunikować wdrożenie zmiany?

By odpowiednio przygotować pracowników placówki na nadchodzące zmiany (niezależnie od tego, czego one dotyczą), warto zaplanować spotkanie, na którym omówicie tematy, takie jak:

• obszar zmiany – wskazując na korzyści dla funkcjonowania całej organizacji,
• wizja zmiany, jej cele i planowane efekty – wyjaśniając korzystność sytuacji dla każdej ze stron,
• plan działania z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych elementów, określając odpowiednie tempo i zakres zmian,
• sposób, w jaki kierownik będzie monitorował przebieg zmiany – np. jak często powinien otrzymywać raporty, jakie wskaźniki są dla niego istotne,
• otwartość na korektę wdrożonej zmiany, pytania i sugestie,
• otwarta komunikacja względem pojawiających się bieżących problemów,
• okresowy monitoring po wdrożeniu zmiany realizowany przez np. audyt zewnętrzny.

Teraz już wiesz, w jaki sposób odpowiednio podejść do procesu wdrożenia zmiany na drodze ku cyfryzacji. Jeżeli telemedycyna to zmiana, której potrzebuje Twoja placówka medyczna, zachęcamy do odwiedzenia strony Comarch Healthcare. Znajdziesz tam wiele różnorodnych rozwiązań i produktów dedykowanych placówkom, lekarzom, regionom, a także firmom, czy urzędom. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat naszej oferty, skorzystaj z dedykowanego formularza, który skontaktuje Cię z naszym konsultantem.

Katarzyna Strzebońska, Comarch Healthcare