Krajowy System e-Faktur – czas na przygotowanie!
Przygotowanie do KSeF nie musi być wyzwaniem. Nasze rozwiązania integracyjne są szybkie, bezpieczne i dostosowane do Twoich potrzeb.
Obowiązek korzystania z KSeF to dla większości przedsiębiorstw prawdziwa rewolucja w fakturowaniu, dlatego już teraz oprogramowanie Comarch jest gotowe na wsparcie firm w procesie wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur.
Przygotowanie do KSeF nie musi być wyzwaniem. Nasze rozwiązania integracyjne są szybkie, bezpieczne i dostosowane do Twoich potrzeb.
📣 Ministerstwo Finansów przesunęło termin obowiązkowego wejścia w życie KSeF. Nowe terminy to:
Dlatego przypominamy, że oprogramowanie Comarch już teraz wspiera przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowych przepisów i jest gotowe na wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur poprzez system KSeF.
Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (czyli e-faktur, faktur elektronicznych). W praktyce zatem każda e-faktura wystawiana przez przedsiębiorcę będzie trafiała do odbiorcy poprzez KSeF.
System ujednolica sposób rozliczania się pomiędzy przedsiębiorcami, usprawnia komunikację między podatnikami a administracją podatkową oraz zapobiega oszustwom podatkowym.
Comarch EDI KSeF jest platformą dedykowaną największym firmom, wymagającym indywidualnego podejścia do projektu implementacyjnego. Jest gotowy do integracji z dowolnym systemem ERP, przetwarzania faktur utworzonych w dowolnym formacie natywnym i wykonania konwersji do formatu KSeF XML oraz obsługi walidacji biznesowych.
Systemy finansowo-księgowe Comarch ERP usprawniają kluczowe procesy biznesowe w tysiącach polskich firm.
Oprogramowanie jest zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami, jest więc przygotowane na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i komunikację z KSeF.
Integracja z KSeF jest wbudowana w Twój system Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Comarch ERP Altum i Comarch ERP XT.
Do 30 czerwca 2024 można skorzystać z bezpłatnego okresu testowego komunikacji z KSeF w systemach Comarch ERP lub zakupić gotową aplikację Comarch KSeF.
Przedstawiamy najważniejsze i aktualne informacje o nowym obowiązku dla polskich firm oraz nasze dotychczasowe doświadczenia związane z Krajowym Systemem e-Faktur.
W czasie webinaru 19 grudnia 2023 pokazaliśmy, jak prosta i intuicyjna może być obsługa e-faktur w systemach Comarch ERP, a także jak Comarch EDI odpowiada na wyzwania największych firm w zakresie KSeF. Rozwiązania Comarch zintegrowane są już z KSeF i posiadają szereg funkcjonalności umożliwiających komunikację z systemem, w tym oczywiście uwierzytelnienie oraz wysyłka i odbiór e-faktur.
Faktura elektroniczna to ustrukturyzowany plik w formacie XML, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Struktura zawiera pozycje (pola), które mogły wystąpić na tradycyjnych fakturach w przeszłości oraz inne pola nieobowiązkowe występujące w obrocie gospodarczym.
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba lub podmiot uprawniony, jeden z podmiotów, o których mowa w art. 106c Ustawy, o ile są uprawnieni do wystawiania e-faktur.
Jednym ze sposobów autoryzacji w KSeF jest wykorzystanie tokena uwierzytelniającego, który pozwala na zainicjowanie sesji komunikacyjnej z Krajowym Systemem e-Faktur. Wygenerowanie tokena możliwe jest między innymi przy użyciu komercyjnych rozwiązań zintegrowanych z KSeF.
Chcesz sprawdzić, jak wygląda zarządzanie fakturami w Krajowym Systemie e-Faktur za pomocą rozwiązań od Comarch? Możesz to zrobić niezależnie, czy masz już system od Comarch, czy nie.
KSeF wprowadzony został Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ten teleinformatyczny system służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (nazywanych dalej fakturami), ich otrzymywania i przechowywania aż do 10 lat. Można go także wykorzystać do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez system oraz do weryfikowania zgodności dokumentów z określonym wzorem. W ramach systemu możliwa jest automatyzacja całego procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Chodzi m.in. o skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w cały proces przedsiębiorców.
Tak. System został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne dla każdego przedsiębiorcy. Polska będzie kolejnym krajem europejskim, który go wdroży.
Pierwszym krajem, który wprowadził obowiązek krajowego fakturowania elektronicznego B2B i B2C były Włochy, gdzie obowiązek ten wszedł w życie 1 stycznia 2019 roku. W lipcu 2022 roku obowiązkowe stało się fakturowanie B2B produktów wysokiego ryzyka fiskalnego w Rumunii, w styczniu 2023 roku obowiązkowe fakturowanie elektroniczne B2B wdrożyła Serbia. Ponadto wiele krajów EU wymaga, aby e-faktury były stosowane w przypadku transakcji B2G.
Data wejścia w życie KSeF planowana na lipiec 2024 r. została przesunięta.
Według nowego projektu, obowiązek elektronicznego fakturowania zostanie wprowadzony w dwóch etapach:
Zaktualizowany plan wprowadzenia KSeF zostanie zawarty w kolejnych wersjach projektu ustawy.
Nie, noty obciążeniowe nie są fakturami i nie dokumentują zdarzenia opodatkowanego VAT. W związku z tym nie wysyłamy ich do KSeF.
Do końca 2024 r. – nie. Od 1 stycznia 2025 r. taki paragon nie będzie natomiast fakturą uproszczoną. Konieczne więc będzie wystawienie standardowej faktury i wysłanie jej do KSEF.
Nie będzie można anulować takiej faktury. Jedyną możliwością poprawy będzie wystawienie faktury korygującej.
KSeF nie przewiduje możliwości dodawania załączników do faktury ustrukturyzowanej. Załączniki mogą być zatem przekazywane nabywcy w inny, uzgodniony z nim sposób – np. mailowo, a wraz z załącznikami może być także dodatkowo przesłany obraz faktury KSeF z oznaczeniem kodem QR.
Kluczowy jest moment rozpoczęcia wysyłki w ramach danej sesji. Jeżeli rozpoczęto ją 1 lipca 2024 r. o 23:59, ale numer KSEF i potwierdzenie trafiło 2 lipca o 00:01, to datą wystawienia jest ta pierwsza data.
Datą wystawienia będzie dzień przesłania do KSeF (01.08.). To, do którego miesiąca ta faktura trafi, zależy od powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Jeżeli posiada wyłącznie w Polsce rejestrację do VAT, to nie ma obowiązku korzystania z KSEF.
Krajowy System e-Faktur nie przewiduje takiego mechanizmu. Faktura wystawiona w KSEF jest jednak uznawana automatycznie za odebraną w momencie nadania jej numeru w KSeF.
Na podstawie dotychczasowego wykorzystania Comarch EDI do komunikacji z KSeF można zauważyć, że UPO jest zwracane dostawcy w przedziale od kilku minut do kilku godzin od przekazania faktury z Comarch EDI do Krajowego Systemu e-Faktur
Niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF może wiązać się z karą pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku, kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty na fakturze.
KSeF i Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to dwa odrębne systemy, jednak współdziałają ze sobą. I tak: faktury posiadające KSeF ID mogą być następnie udostępniane przez PEF, natomiast faktury wystawione w PEF, po pozytywnej walidacji, powinny uzyskać numer KSeF/UPO.
Całkowite zastąpienie JPK przez KSeF nie jest na razie możliwe z uwagi na fakt, że JPK zawiera bardziej szczegółowe dane niż e-faktura. W szczególności dane wprowadzane do KSeF nie będą wystarczające do wygenerowania prawidłowego rozliczenia VAT, np. ze względu na brak informacji na temat faktur konsumenckich. KSeF zastąpi natomiast JPK FA, ale to tylko dla tej części faktur, które zostały wystawione przy jego użyciu.
Obowiązek integracji z KSeF obejmie przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, a także osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski NIP.
Główne korzyści dla przedsiębiorców to: ułatwienie w rozliczaniu faktur korygujących, zwolnienie z obowiązku udostępniania ich w formacie JPK, zwrot podatku VAT we wcześniejszym terminie i możliwość przechowywania faktur przez 10 lat. Dzięki KSeF obieg dokumentów może stać się o wiele szybszy i prostszy.
Faktury mogą być przygotowywane przez klientów w systemach finansowo-księgowych, czyli tak jak dotychczas, bądź z wykorzystaniem strony WWW. Więcej o fakturze ustrukturyzowanej.
Zagraniczni partnerzy nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to więc, że przedsiębiorca musi dostarczyć fakturę do kontrahenta we własnym zakresie. Integracja Comarch EDI z KSeF pozwala na dystrybucję faktur z KSeF do zagranicznych podmiotów wskazanych przez przedsiębiorcę.
Nie, ale w ramach integracji Comarch EDI z KSeF załączniki mogą zostać przekazane do kontrahentów wskazanych przez przedsiębiorcę razem z fakturą wystawioną w KSeF.
Faktura jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF. Wówczas KSeF zwraca wystawcy Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).
Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego KSeF ID.